Factuur maken als zzp'er: stappenplan en voorbeeld

Wil je als zzp'er een factuur maken, maar weet je niet precies wat erop moet staan? Of ben je net begonnen met ondernemen en wil je zeker weten dat je eerste factuur klopt?

Een factuur maken hoeft niet ingewikkeld te zijn. Je hebt de gegevens van je bedrijf en klant nodig, een omschrijving van je werkzaamheden en de juiste bedragen. Daarnaast moet je rekening houden met de factuureisen van de Belastingdienst.

In deze gids ontdek je:

• Hoe je stap voor stap een factuur opstelt.
• Welke gegevens verplicht op een zzp-factuur staan.
• Hoe een voorbeeldfactuur voor een zzp'er eruitziet.
• Hoe je btw, factuurnummers en betalingstermijnen verwerkt.
• Hoe je gratis een professionele factuur maakt.

Wil je direct beginnen? Met FactuurBaas kun je gratis een factuur maken, zonder account, en deze als PDF downloaden.

Hoe maak je een factuur als zzp'er?

Een factuur maken als zzp'er bestaat uit zes eenvoudige stappen.

1. Verzamel je bedrijfsgegevens en de gegevens van je klant.
2. Maak een uniek factuurnummer aan.
3. Vermeld de factuurdatum en de datum waarop je hebt geleverd.
4. Beschrijf je werkzaamheden, producten of gewerkte uren.
5. Bereken het bedrag exclusief btw, de btw en het totaalbedrag.
6. Voeg je betaalgegevens toe en controleer de factuur.

Daarna kun je de factuur downloaden en naar je klant sturen.

Hieronder leggen we iedere stap uit.

Stap 1: Vul je bedrijfsgegevens en klantgegevens in

Begin met de gegevens van je eigen onderneming.

Vermeld je volledige bedrijfsnaam en adres, je KvK-nummer en je btw-identificatienummer wanneer dat op jouw factuur verplicht is.

Daarna voeg je de gegevens van je klant toe.

Voor een zakelijke klant zijn dit doorgaans:

• Bedrijfsnaam of volledige naam.
• Volledig adres.
• Eventuele aanvullende gegevens die nodig zijn voor de facturatie.

Controleer de gegevens voordat je de factuur verstuurt. Een verkeerd adres of een onjuiste bedrijfsnaam kan ervoor zorgen dat je klant om een aangepaste factuur vraagt.

Stap 2: Kies een uniek factuurnummer

Iedere factuur moet een uniek nummer hebben dat binnen je administratie in een opeenvolgende reeks past.

Je kunt bijvoorbeeld deze nummering gebruiken:

• 2026-001
• 2026-002
• 2026-003

Of:

• F2026-001
• F2026-002
• F2026-003

Het belangrijkste is dat je een logisch systeem kiest en dit consequent gebruikt.

Begin je voor het eerst met factureren? Dan is een nummer zoals 2026-001 een eenvoudige keuze.

Met de gratis factuurnummer-generator kun je een nummer opstellen.

Stap 3: Vermeld de factuurdatum en leverdatum

Een factuur bevat normaal gesproken twee belangrijke datums.

Factuurdatum: de datum waarop je de factuur uitreikt.

Leverdatum: de datum waarop je het product hebt geleverd of de dienst hebt uitgevoerd, of de periode waarop de werkzaamheden betrekking hebben.

Voorbeeld:

• Factuurdatum: 8 oktober 2026
• Leverdatum: 6 oktober 2026

Heb je gedurende een hele maand werkzaamheden uitgevoerd? Dan kun je de betreffende periode duidelijk vermelden, bijvoorbeeld: Werkzaamheden september 2026.

Stap 4: Beschrijf je werkzaamheden of producten

Je klant moet kunnen begrijpen waarvoor hij betaalt.

Gebruik daarom liever geen algemene omschrijving zoals 'Werkzaamheden' wanneer je specifieker kunt zijn.

Een voorbeeld voor een freelance marketeer:

Voor een schilder, timmerman of consultant werkt dit op dezelfde manier.

Je kunt uren, aantallen, vaste projectprijzen of afzonderlijke producten vermelden.

Bekijk ook het voorbeeld voor een factuur op basis van gewerkte uren.

Stap 5: Bereken de btw en het totaalbedrag

Als je btw in rekening moet brengen, vermeld je het toepasselijke btw-tarief en het btw-bedrag op je factuur.

In Nederland komen onder andere de tarieven van 21%, 9% en 0% voor. Welk tarief van toepassing is, hangt af van de geleverde goederen of diensten en de omstandigheden.

Voorbeeld bij 21% btw:

Ben je deelnemer aan de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan breng je doorgaans geen btw in rekening en moet je factuur daarbij passen.

Ook bij vrijgestelde prestaties en bepaalde internationale transacties kunnen andere regels gelden.

Controleer daarom altijd welke btw-behandeling voor jouw situatie geldt.

Stap 6: Voeg je betaalgegevens toe

Maak duidelijk hoe en wanneer de klant moet betalen.

Vermeld bijvoorbeeld:

• Je IBAN.
• De naam van de rekeninghouder.
• De afgesproken betalingstermijn.
• Het factuurnummer als betalingskenmerk.

Een eenvoudige betaalinstructie is:

Gelieve €580,80 binnen 14 dagen over te maken onder vermelding van factuurnummer 2026-001.

Een betalingstermijn van 14 of 30 dagen komt vaak voor, maar de toepasselijke wettelijke regels en gemaakte afspraken bepalen welke termijn geldt.

Controleer ook of de afgesproken termijn overeenkomt met de vervaldatum die je op de factuur vermeldt.

Voorbeeld factuur zzp

Hieronder zie je hoe een eenvoudige factuur voor een zzp'er eruit kan zien.

Dit is een fictief voorbeeld. Gebruik je eigen gegevens en controleer het toepasselijke btw-tarief.

Wil je niet zelf een factuur opmaken? Met FactuurBaas maak je gratis een factuur als PDF.

Wat moet er verplicht op een factuur staan als zzp'er?

Voor een reguliere btw-factuur gelden in Nederland doorgaans de volgende eisen.

Er bestaan uitzonderingen, zoals vereenvoudigde facturen voor bepaalde kleine bedragen en specifieke regels bij btw-verlegging, vrijstellingen en grensoverschrijdende transacties.

Bekijk voor de actuele wettelijke eisen de informatie van de Belastingdienst.

Gratis factuur maken als zzp'er

Je kunt op verschillende manieren een factuur maken. Meer over gratis opties lees je in ons artikel over gratis een ZZP-factuur maken.

Factuur maken in Word

Met Word kun je zelf een factuur ontwerpen en aanpassen.

Het nadeel is dat je bedragen en btw vaak zelf moet berekenen of controleren.

Bekijk de Word-factuurtemplate.

Factuur maken in Excel

Excel is handig als je graag met tabellen en formules werkt.

Je kunt berekeningen automatiseren, maar moet nog steeds zorgen dat je factuur de juiste gegevens bevat.

Bekijk de Excel-factuurtemplate.

Online factuur maken

Met een online factuurmaker hoef je niet zelf een document op te bouwen.

Bij FactuurBaas vul je de gegevens in, voeg je factuurregels toe en laat je de bedragen berekenen.

Daarna download je de factuur als PDF.

Een account is niet verplicht om een losse factuur te maken.

Factuur maken voor een eenmanszaak

Heb je een eenmanszaak? Dan gelden voor jou in beginsel dezelfde factuurregels als voor andere ondernemers.

Zzp'er is geen aparte rechtsvorm. Veel zzp'ers werken als eenmanszaak, maar je kunt ook vanuit een andere rechtsvorm ondernemen.

Vermeld daarom de gegevens van je eigen onderneming en zorg dat de factuur aansluit op je btw-situatie.

Je hoeft niet automatisch een betaald factuurprogramma te gebruiken om aan de factuureisen te voldoen.

Factuur maken als zzp'er in de zorg

Werk je als zelfstandige in de zorg? Dan is het belangrijk om te bepalen of je diensten btw-belast of btw-vrijgesteld zijn.

Niet iedere zorgdienst is automatisch vrijgesteld van btw. Dit hangt onder andere af van de aard en het doel van de werkzaamheden.

Bekijk een factuur voorbeeld voor zzp zorg.

Een zorgfactuur kan bijvoorbeeld de volgende regels bevatten:

De btw-verwerking moet je vervolgens aanpassen aan jouw werkzaamheden en fiscale situatie.

Vermeld bij een vrijgestelde prestatie de juiste vrijstellingsvermelding.

Veelgemaakte fouten bij het opstellen van een factuur

Een factuur hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar kleine fouten kunnen problemen veroorzaken.

1. Een factuurnummer dubbel gebruiken

Iedere factuur moet een uniek nummer hebben.

2. De leverdatum vergeten

Vermeld wanneer de dienst of levering heeft plaatsgevonden als dat afwijkt van de factuurdatum.

3. Het verkeerde btw-tarief toepassen

Controleer welk btw-tarief bij je werkzaamheden hoort.

4. Een onduidelijke omschrijving gebruiken

Beschrijf wat je daadwerkelijk hebt geleverd.

5. Geen duidelijke betaalinstructies geven

Maak het voor je klant eenvoudig om de factuur te betalen.

6. Geen administratie bijhouden

Bewaar je verzonden facturen en andere relevante administratieve gegevens volgens de geldende bewaartermijnen.

Wanneer moet je als zzp'er een factuur sturen?

Voor leveringen en diensten waarvoor de reguliere factureringsplicht geldt, moet je de factuur doorgaans uiterlijk op de vijftiende dag van de maand na de maand van levering of dienstverlening uitreiken.

Heb je bijvoorbeeld op 20 september een dienst geleverd, dan moet de factuur in de reguliere situatie uiterlijk op 15 oktober worden uitgereikt.

Er bestaan uitzonderingen en bijzondere regels, onder meer voor bepaalde internationale transacties.

Voor je cashflow is het vaak verstandig om niet tot de uiterste datum te wachten.

Heb je als zzp'er een boekhoudprogramma nodig?

Niet noodzakelijk.

Als je weinig facturen en zakelijke kosten hebt, kun je mogelijk beginnen met een gratis factuurtool en een eenvoudige eigen administratie.

Naarmate je onderneming groeit, kan boekhoudsoftware handig worden voor banktransacties, uitgaven, btw-overzichten en andere administratieve werkzaamheden.

Twijfel je wat je nodig hebt?

Doe de boekhoudprogramma-check.

Veelgestelde vragen over factuur maken als zzp'er

Hoe maak ik mijn eerste factuur als zzp'er?

Verzamel je bedrijfsgegevens en klantgegevens, kies een uniek factuurnummer, vermeld de datums en werkzaamheden, bereken de juiste bedragen en voeg je betaalgegevens toe. Je kunt hiervoor een gratis online factuurmaker gebruiken.

Kan ik gratis een zzp-factuur maken?

Ja. Met FactuurBaas kun je gratis een factuur maken en als PDF downloaden zonder account.

Hoe ziet een factuur voor een zzp'er eruit?

Een zzp-factuur bevat onder andere bedrijfs- en klantgegevens, een factuurnummer, relevante datums, een omschrijving van de geleverde diensten of producten en de toepasselijke bedragen en btw-gegevens.

Moet ik als zzp'er btw op mijn factuur zetten?

Dat hangt af van je werkzaamheden en btw-situatie. Bij btw-belaste prestaties vermeld je doorgaans het btw-tarief en de verschuldigde btw. Voor de KOR, vrijstellingen en bepaalde andere situaties gelden afwijkende regels.

Wat is een goed factuurnummer voor een zzp'er?

Een nummer zoals 2026-001 is een eenvoudige keuze. Zorg dat ieder nummer uniek is en binnen een opeenvolgende reeks past.

Kan ik een factuur maken zonder boekhoudprogramma?

Ja. Je bent niet verplicht een betaald boekhoudprogramma te gebruiken. Wel moet je een correcte administratie bijhouden en voldoen aan de toepasselijke factuureisen.

Kan ik een factuur maken op mijn telefoon?

Ja. Je kunt FactuurBaas via de browser op je telefoon gebruiken en op ondersteunde apparaten als web-app aan je beginscherm toevoegen.

Mag ik als zzp'er een factuur maken zonder KvK-nummer?

Dat hangt af van je situatie. Als je verplicht bent je onderneming bij de KvK in te schrijven, gelden ook de bijbehorende vermeldingsregels. Er zijn situaties waarin iemand niet KvK-inschrijfplichtig is. Controleer welke regels op jou van toepassing zijn.

Welke betalingstermijn gebruik ik als zzp'er?

Veel ondernemers gebruiken 14 of 30 dagen. Welke termijn toegestaan of van toepassing is, hangt af van de afspraken en wettelijke regels. Vermeld de afgesproken vervaldatum duidelijk.

Maak nu je eerste zzp-factuur

Je weet nu welke gegevens je nodig hebt, hoe je een factuurnummer kiest en hoe je de bedragen berekent.

Met FactuurBaas hoef je geen eigen Word- of Excel-document te ontwerpen.

Maak gratis een professionele factuur, download hem als PDF en stuur hem zelf naar je klant.