Bij FactuurBaas vinden we het belangrijk dat je weet wat er met je persoonsgegevens en bedrijfsgegevens gebeurt. Of je nu facturen maakt, offertes opstelt, klanten beheert, uren registreert, inkomsten en uitgaven bijhoudt of een boekhouder zoekt: wij gaan zorgvuldig om met de gegevens die je aan ons toevertrouwt.

In dit privacybeleid leggen we uit welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, wie toegang kan hebben tot deze gegevens, met welke partijen wij gegevens delen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten je hebt.

Dit privacybeleid is van toepassing op www.factuurbaas.nl en de bijbehorende diensten van FactuurBaas.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

FactuurBaas wordt geëxploiteerd door:

2xGen LLC
1209 Mountain Road Pl NE, STE R
Albuquerque, NM 87110
Verenigde Staten
Registratienummer: 0008045445

Alle dagelijkse bedrijfsactiviteiten, het beheer van het platform en de zakelijke besluitvorming vinden plaats vanuit Praag, Tsjechië.

Europees contactpunt
Matthijs van Reek
Praag, Tsjechië
E-mail: mail@factuurbaas.nl

Voor vragen over privacy, persoonsgegevens, beveiliging of het uitoefenen van je rechten kun je contact opnemen via dit e-mailadres.

2xGen LLC is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die zij voor eigen doeleinden verwerkt. Voor gegevens die zakelijke gebruikers via FactuurBaas over hun eigen klanten en relaties verwerken, kunnen afhankelijk van de betreffende functionaliteit andere verantwoordelijkheden gelden.

2. Welke gegevens verwerken wij?

FactuurBaas biedt verschillende functies waarmee ondernemers hun bedrijfsadministratie kunnen organiseren.

Afhankelijk van welke functies je gebruikt, verwerken wij de volgende gegevens.

2.1 Account- en bedrijfsgegevens

  • Naam en e-mailadres
  • Bedrijfsnaam en handelsnaam
  • Bedrijfsadres en vestigingsplaats
  • KvK-nummer en btw-identificatienummer, indien ingevuld
  • Telefoonnummer, indien ingevuld
  • Accountinstellingen en gebruikersvoorkeuren
  • Authenticatie- en beveiligingsgegevens

2.2 Facturen

Wanneer je facturen maakt, beheert of opslaat, kunnen wij onder andere verwerken:

  • Factuurnummers en factuurdatums
  • Gegevens van je klanten
  • Producten en diensten
  • Omschrijvingen en aantallen
  • Bedragen en btw-tarieven
  • Betaaltermijnen en vervaldatums
  • Betalingsstatussen, zoals openstaand, betaald of te laat
  • Bankrekeninggegevens die je zelf invult
  • Overige gegevens die je op een factuur vermeldt

Deze gegevens worden gebruikt om facturen op te stellen, te bewaren, terug te vinden en te verwerken in de relevante overzichten van FactuurBaas.

2.3 Offertes

Bij het maken en beheren van offertes kunnen wij verwerken:

  • Offertenummers en datums
  • Klantgegevens
  • Omschrijvingen van werkzaamheden, producten en diensten
  • Aantallen, prijzen en btw
  • Geldigheidsdatums en voorwaarden
  • Offertestatussen, zoals concept, verzonden, geaccepteerd of afgewezen

Wanneer een offerte wordt omgezet naar een factuur, gebruiken wij de relevante gegevens om deze factuur aan te maken.

2.4 Klanten

Wanneer je klanten toevoegt aan FactuurBaas, kunnen wij onder andere verwerken:

  • Namen van personen en bedrijven
  • Adresgegevens
  • E-mailadressen
  • Telefoonnummers
  • KvK- en btw-gegevens, indien ingevuld
  • Factuur- en offertegeschiedenis
  • Overige gegevens die je zelf aan een klantprofiel toevoegt

Deze gegevens worden gebruikt om je klantenadministratie te beheren en het maken van facturen en offertes eenvoudiger te maken.

2.5 Urenregistratie

Wanneer je uren registreert, kunnen wij verwerken:

  • Datum en tijdsduur van werkzaamheden
  • Omschrijvingen van werkzaamheden
  • Gekoppelde klanten of opdrachten
  • Uurtarieven en berekende bedragen
  • Status van geregistreerde of gefactureerde uren

Deze gegevens helpen je om je gewerkte uren bij te houden en waar mogelijk te gebruiken bij het maken van facturen.

2.6 Inkomsten

FactuurBaas biedt de mogelijkheid om inkomsten te registreren, ook wanneer deze niet rechtstreeks voortkomen uit een factuur.

Hierbij kunnen wij verwerken:

  • Omschrijving van de inkomsten
  • Datum van ontvangst
  • Bedrag
  • Toegepast btw-tarief en btw-bedrag
  • Betaalmethode, zoals pin, contant of overboeking
  • Eventuele aanvullende informatie die je invoert

Deze gegevens worden gebruikt om je inkomstenoverzicht en financiële dashboard bij te werken.

2.7 Uitgaven

Wanneer je zakelijke uitgaven registreert, kunnen wij verwerken:

  • Omschrijving van de uitgave
  • Datum
  • Bedrag
  • Btw-tarief en btw-bedrag
  • Categorie of soort uitgave
  • Eventuele leverancier of zakelijke relatie
  • Aanvullende gegevens die je zelf invoert

Deze informatie wordt gebruikt om je uitgaven inzichtelijk te maken en je financiële overzichten samen te stellen.

2.8 Dashboard en financiële overzichten

FactuurBaas gebruikt gegevens uit je account om een persoonlijk financieel dashboard samen te stellen.

Dit dashboard kan onder andere inzicht geven in:

  • Je totale inkomsten
  • Je geregistreerde uitgaven
  • Het verschil tussen inkomsten en uitgaven
  • Openstaande en achterstallige facturen
  • Bedragen die je mogelijk voor btw moet reserveren
  • Maandelijkse inkomsten en uitgaven
  • Vergelijkingen met eerdere maanden
  • Gemiddelde inkomsten en uitgaven
  • Je ingestelde omzetdoel
  • De voortgang richting je omzetdoel
  • Het bedrag dat je volgens de berekening nog moet verdienen om je doel te bereiken
  • Recente facturen en offertes
  • Andere overzichten op basis van de door jou ingevoerde gegevens

Deze informatie wordt berekend op basis van de gegevens die je zelf invoert of via de beschikbare functies vastlegt.

De getoonde bedragen en berekeningen zijn bedoeld om je inzicht te geven in je onderneming. Zij vormen niet automatisch een volledige boekhouding, officiële winstberekening, belastingaangifte of persoonlijk financieel advies.

2.9 Gratis tools en calculators

FactuurBaas biedt daarnaast gratis tools, zoals calculators en generators voor facturen, btw, offertes, uurtarieven en andere zakelijke berekeningen.

Afhankelijk van de tool kunnen gegevens tijdelijk worden verwerkt om een berekening of document te genereren.

Wanneer een tool gegevens opslaat in je account, worden deze gebruikt voor de betreffende functionaliteit.

3. Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij verwerken gegevens om onze diensten aan te bieden en de functionaliteiten van FactuurBaas te laten werken.

Dit omvat onder andere:

  • Het aanmaken en beheren van gebruikersaccounts.
  • Het opstellen, opslaan en beheren van facturen.
  • Het opstellen en beheren van offertes.
  • Het beheren van klantgegevens.
  • Het registreren van gewerkte uren.
  • Het registreren van inkomsten en uitgaven.
  • Het berekenen van btw-bedragen en financiële totalen.
  • Het samenstellen van persoonlijke dashboards.
  • Het tonen van omzetdoelen en voortgang.
  • Het tonen van openstaande facturen en betalingsstatussen.
  • Het verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid en betrouwbaarheid van onze diensten.
  • Het verwerken van aanvragen en contactverzoeken.
  • Het beveiligen van onze systemen.
  • Het voldoen aan toepasselijke wettelijke verplichtingen.

Wij gebruiken de door jou ingevoerde gegevens om de functies van FactuurBaas beschikbaar te maken en je een zo relevant en overzichtelijk mogelijke gebruikerservaring te bieden.

Wij gebruiken je individuele financiële gegevens niet voor het verkopen van persoonlijke financiële profielen aan derden.

4. Wie kan je gegevens bekijken?

De gegevens die je in FactuurBaas invoert, worden opgeslagen in onze technische systemen en databases.

Hoewel je financiële dashboard en administratie in de eerste plaats voor jou als gebruiker bedoeld zijn, is het technisch mogelijk dat bevoegde beheerders van FactuurBaas toegang hebben tot gegevens die in onze database zijn opgeslagen.

Dit kan onder andere betrekking hebben op:

  • Facturen en offertes
  • Klantgegevens
  • Urenregistraties
  • Inkomsten en uitgaven
  • Financiële totalen en overzichten
  • Account- en bedrijfsgegevens

Wij bekijken de inhoud van individuele administraties niet routinematig.

Toegang tot gegevens kan noodzakelijk zijn voor:

  • Het oplossen van technische problemen.
  • Het onderzoeken van fouten in de dienstverlening.
  • Het beveiligen van onze systemen.
  • Het onderzoeken van vermoedelijk misbruik.
  • Het uitvoeren van noodzakelijk onderhoud.
  • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
  • Het behandelen van een ondersteuningsverzoek waarvoor inzage noodzakelijk is.

Bevoegde medewerkers

Toegang tot persoonsgegevens en administratieve gegevens is beperkt tot de eigenaar en andere personen die uitdrukkelijk door FactuurBaas zijn gemachtigd en voor hun werkzaamheden toegang nodig hebben.

Personen die namens FactuurBaas toegang krijgen tot deze gegevens, moeten gebonden zijn aan passende geheimhoudingsverplichtingen, waaronder waar van toepassing een geheimhoudingsovereenkomst (NDA).

Toegang tot gegevens is niet bedoeld voor persoonlijk gebruik, commerciële inzage in individuele administraties of andere doeleinden die niet noodzakelijk zijn voor het beheer en de dienstverlening van FactuurBaas.

Wij streven ernaar toegang te beperken tot wat noodzakelijk is voor de betreffende werkzaamheden.

5. Worden je financiële gegevens gedeeld met derden?

Wij delen je facturen, offertes, klantgegevens, urenregistraties, inkomsten en uitgaven niet met externe commerciële partijen uitsluitend omdat je deze gegevens in FactuurBaas hebt ingevoerd.

Wij gebruiken deze gegevens niet om individuele financiële profielen aan derden te verkopen.

Wel kunnen technische dienstverleners toegang hebben tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor hosting, opslag, beveiliging of andere technische dienstverlening.

Wanneer je zelf gegevens deelt, bijvoorbeeld door een factuur of offerte naar een klant te versturen, vindt die verwerking plaats in het kader van de door jou gebruikte functionaliteit.

6. Boekhouder vinden en samenwerking met WRKD B.V.

FactuurBaas biedt ondernemers de mogelijkheid om gratis en vrijblijvend een aanvraag in te dienen voor hulp bij het vinden van een boekhouder.

Voor deze dienst werken wij samen met:

WRKD B.V.
Vogt 21
6422 RK Heerlen
Nederland

Welke gegevens verzamelen wij?

Wanneer je via het formulier Boekhouder vinden een aanvraag indient, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

  • Je naam
  • Je bedrijfsnaam
  • Je vestigingsplaats
  • Je bedrijfsvorm, zoals eenmanszaak, VOF, stichting of BV
  • Je e-mailadres
  • Je telefoonnummer
  • Bevestiging van je KvK-inschrijving
  • Eventuele aanvullende informatie die je zelf verstrekt
  • Registratiegegevens waarmee wij je toestemming kunnen aantonen

Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

Wij gebruiken deze gegevens om je aanvraag te ontvangen, te verwerken en door te sturen naar WRKD B.V.

WRKD B.V. ontvangt je gegevens om contact met je op te nemen over je aanvraag en mogelijke boekhoudkundige dienstverlening.

WRKD B.V. verwerkt de ontvangen persoonsgegevens vervolgens als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

Toestemming

Voordat je een aanvraag verstuurt, vragen wij je uitdrukkelijke toestemming om je gegevens met WRKD B.V. te delen.

Deze toestemming wordt niet vooraf aangevinkt en is specifiek bedoeld voor het doorsturen en opvolgen van je boekhouderaanvraag.

Je kunt je toestemming op ieder moment intrekken door een e-mail te sturen naar mail@factuurbaas.nl.

Wanneer je toestemming intrekt, heeft dit geen invloed op de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.

Als je gegevens al zijn doorgestuurd, kun je voor de verdere verwerking ook rechtstreeks contact opnemen met WRKD B.V.

Vergoeding

FactuurBaas kan een vergoeding ontvangen voor het aanleveren van zakelijke aanvragen aan WRKD B.V.

Het indienen van een aanvraag via FactuurBaas is gratis en vrijblijvend. De eventuele vergoeding die FactuurBaas ontvangt, brengt voor jou geen kosten met zich mee.

Geen boekhoudkantoor

FactuurBaas is zelf geen boekhoudkantoor en voert via deze dienst geen boekhoudkundige werkzaamheden uit.

Wij bieden de mogelijkheid om een aanvraag in te dienen en in contact te komen met een partij die je verder kan helpen.

7. Welke technische dienstverleners gebruiken wij?

Wij gebruiken externe dienstverleners om FactuurBaas technisch mogelijk te maken.

Supabase

Wij gebruiken Supabase voor databasefunctionaliteiten en gegevensopslag.

Onze primaire database bevindt zich in Zweden, binnen de Europese Unie.

Resend

Wij gebruiken Resend voor het verzenden van e-mails.

Voor onze e-maildienst is een Europese regio in Ierland ingesteld.

Vercel

Wij gebruiken Vercel voor het hosten en beschikbaar stellen van de website en bijbehorende technische functionaliteiten.

Afhankelijk van de technische configuratie kunnen daarbij gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van de website.

Met technische dienstverleners maken wij waar vereist afspraken over de verwerking en bescherming van persoonsgegevens.

8. Waar worden gegevens verwerkt?

FactuurBaas wordt geëxploiteerd door 2xGen LLC, een in de Verenigde Staten geregistreerde onderneming.

Het dagelijkse beheer en de administratieve toegang vinden plaats vanuit Praag, Tsjechië.

Onze primaire database wordt gehost in Zweden. Voor e-mailverzending is een Europese regio in Ierland ingesteld.

Gegevens worden niet standaard vanuit de Verenigde Staten door ons beheerd.

Wanneer dienstverleners of hun subverwerkers persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of daartoe toegang hebben, beoordelen wij welke doorgifteregels en waarborgen van toepassing zijn.

9. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting of andere geldige reden verdere bewaring vereist.

Accountgegevens

Wij bewaren accountgegevens zolang je account actief is en zolang deze nodig zijn voor de werking van onze diensten.

Facturen, offertes, klanten, uren, inkomsten en uitgaven

Deze gegevens bewaren wij zolang je ze binnen je account gebruikt en zolang opslag noodzakelijk is voor de dienstverlening.

Wanneer je je account verwijdert, worden deze gegevens verwijderd of geanonimiseerd volgens de toepasselijke verwijderprocedure, tenzij een wettelijke verplichting of andere geldige reden verdere bewaring vereist.

Je blijft als ondernemer zelf verantwoordelijk voor het bewaren van je eigen administratie overeenkomstig de wettelijke bewaarplichten die voor jou gelden.

Boekhouderaanvragen

Persoonsgegevens die via het formulier Boekhouder vinden worden verzameld, bewaren wij maximaal 12 maanden na ontvangst, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is vanwege een wettelijke verplichting of een concreet geschil.

Toestemmingsregistraties

Gegevens die nodig zijn om aan te tonen dat toestemming is verleend, kunnen afzonderlijk worden bewaard zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor verantwoording en eventuele juridische aanspraken.

Technische gegevens

Technische loggegevens bewaren wij niet langer dan noodzakelijk voor beveiliging, foutopsporing en het goed functioneren van onze diensten.

Financiële administratie van FactuurBaas

Gegevens die onderdeel zijn van onze eigen financiële administratie bewaren wij overeenkomstig de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.

10. Hoe beveiligen wij je gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang.

Deze maatregelen kunnen onder andere bestaan uit:

  • Beveiligde verbindingen via HTTPS.
  • Authenticatie voor gebruikers en beheerders.
  • Beperkte toegang tot databases en beheersystemen.
  • Toegangsrechten op basis van de werkzaamheden van bevoegde personen.
  • Geheimhoudingsverplichtingen voor personen met toegang tot vertrouwelijke gegevens.
  • Beveiligingsmaatregelen van onze hosting- en databaseproviders.
  • Technische controles en onderhoud om de betrouwbaarheid van onze diensten te verbeteren.

Geen enkele online dienst kan absolute beveiliging garanderen. Wij streven ernaar passende maatregelen te treffen die aansluiten bij de aard van de verwerkte gegevens.

11. Rechtsgronden voor verwerking

Afhankelijk van de verwerking baseren wij ons op:

  • Uitvoering van een overeenkomst: om de functies van FactuurBaas te leveren.
  • Toestemming: bijvoorbeeld voor het doorsturen van een boekhouderaanvraag aan WRKD B.V.
  • Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor beveiliging en noodzakelijke technische ondersteuning, na afweging van de betrokken belangen.
  • Wettelijke verplichting: wanneer wij gegevens moeten verwerken of bewaren op grond van toepasselijke wetgeving.

Wanneer wij optreden als verwerker namens een zakelijke gebruiker, verwerken wij persoonsgegevens binnen de toepasselijke afspraken en instructies van die gebruiker.

12. Jouw privacyrechten

Voor zover de AVG van toepassing is, kun je onder de daarvoor geldende voorwaarden verzoeken om:

  • Inzage in je persoonsgegevens.
  • Correctie van onjuiste gegevens.
  • Verwijdering van gegevens.
  • Beperking van de verwerking.
  • Overdracht van je gegevens.
  • Bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.
  • Intrekking van eerder gegeven toestemming.

Voor privacyverzoeken kun je contact opnemen via mail@factuurbaas.nl.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op een verzoek. Wanneer een wettelijke verlenging van deze termijn mogelijk en noodzakelijk is, informeren wij je hierover.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij een bevoegde privacytoezichthouder, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland.

13. Persoonsgegevens van jouw klanten

Wanneer je FactuurBaas gebruikt om gegevens van je klanten vast te leggen, ben je zelf verantwoordelijk voor het rechtmatig verzamelen en gebruiken van die gegevens.

Dit geldt bijvoorbeeld voor persoonsgegevens die je invoert in:

  • Facturen
  • Offertes
  • Klantprofielen
  • Urenregistraties
  • Omschrijvingen van werkzaamheden
  • Andere administratieve onderdelen

Afhankelijk van de betreffende functionaliteit kan FactuurBaas deze gegevens namens jou verwerken.

Waar nodig worden de verantwoordelijkheden en verplichtingen van beide partijen vastgelegd in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.

14. Cookies en websiteanalyse

FactuurBaas kan functionele cookies en vergelijkbare technieken gebruiken om de website en gebruikersaccounts goed te laten functioneren.

Daarnaast kunnen wij websiteanalyse gebruiken om de prestaties en gebruiksvriendelijkheid van onze diensten te verbeteren.

Wanneer voor bepaalde cookies of technieken voorafgaande toestemming vereist is, vragen wij deze toestemming voordat ze worden gebruikt.

15. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid wijzigen wanneer onze dienstverlening verandert, nieuwe functies worden toegevoegd of wet- en regelgeving daarom vraagt.

De meest recente versie is beschikbaar via:

https://factuurbaas.nl/privacybeleid

Bij belangrijke wijzigingen informeren wij gebruikers wanneer dit wettelijk vereist is.

16. Contact

FactuurBaas
Onderdeel van 2xGen LLC

1209 Mountain Road Pl NE, STE R
Albuquerque, NM 87110
Verenigde Staten

Registratienummer: 0008045445

Europees contactpunt:
Matthijs van Reek
Praag, Tsjechië

E-mail: mail@factuurbaas.nl

Website: https://factuurbaas.nl