Voorbeeld factuur zzp zorg
Het voorbeeld hierboven laat zien hoe je als zelfstandig zorgverlener een factuur kunt opstellen voor een zorginstelling. De factuur bevat 32 uur verpleegkundige zorg tegen €45 per uur en 8 uur avonddienst tegen €50 per uur. Het totaalbedrag is €1.840.
De uren en tarieven zijn apart vermeld, zodat de opdrachtgever eenvoudig kan controleren welke werkzaamheden in rekening worden gebracht.
In dit voorbeeld is uitgegaan van zorgwerkzaamheden die voldoen aan de voorwaarden voor de btw-vrijstelling. Niet iedere zzp’er in de zorg mag automatisch zonder btw factureren.
Fictief factuurvoorbeeld. De btw-vrijstelling is uitsluitend van toepassing als de werkzaamheden en overeenkomst aan de voorwaarden voldoen.
Wat moet er op een factuur van een zzp’er in de zorg staan?
Wanneer je als zzp’er in de zorg een factuur opstelt, is het belangrijk dat de opdrachtgever kan zien wie de werkzaamheden heeft uitgevoerd, over welke periode je factureert en hoe het totaalbedrag is berekend.
Vermeld bij voorkeur:
- je bedrijfsnaam en adresgegevens
- de naam en adresgegevens van je opdrachtgever
- je KvK-nummer en, indien van toepassing, je btw-identificatienummer
- een uniek, opeenvolgend factuurnummer
- de factuurdatum
- de periode waarin je zorg hebt verleend
- een duidelijke omschrijving van de werkzaamheden
- het aantal gewerkte uren en het afgesproken uurtarief
- eventuele toeslagen voor avond-, nacht- of weekenddiensten
- het toepasselijke btw-tarief of de btw-vrijstelling
- het totaalbedrag
- de afgesproken betaaltermijn en je betaalgegevens
Welke gegevens wettelijk verplicht zijn, hangt mede af van de btw-behandeling. Bij vrijgestelde zorgprestaties gelden afwijkende factureringsregels. Een overzichtelijke factuur blijft ook dan verstandig.
Uren en diensten vermelden op een zorgfactuur
Als zelfstandig zorgverlener factureer je vaak op basis van gewerkte uren. Het is verstandig om per soort dienst aan te geven hoeveel uur je hebt gewerkt en welk tarief daarbij hoort.
Voorbeeld van een duidelijke omschrijving
In plaats van alleen “Zorgwerkzaamheden – €1.840” kun je vermelden: “Verpleegkundige zorg september 2026 – 32 uur à €45 – €1.440.”
Heb je verschillende tarieven afgesproken? Zet deze dan op afzonderlijke factuurregels.
Denk bijvoorbeeld aan:
- reguliere dagdiensten
- avonddiensten
- nachtdiensten
- weekenddiensten
- feestdagentoeslagen
- afgesproken reis- of andere bijkomende kosten
Vermeld toeslagen en kosten alleen wanneer deze met je opdrachtgever zijn afgesproken. Controleer ook of voor eventuele afzonderlijke prestaties dezelfde btw-behandeling geldt.
Factuur maken zzp zorg: met of zonder btw?
Een belangrijke vraag bij factureren in de zorg is of je btw moet rekenen.
Veel medische en verpleegkundige zorgdiensten kunnen zijn vrijgesteld van btw. De vrijstelling geldt onder voorwaarden voor werkzaamheden die gericht zijn op de persoonlijke gezondheidskundige verzorging van mensen.
Maar het feit dat je als zzp’er in de zorg werkt, betekent niet automatisch dat al je facturen btw-vrij zijn.
Of de vrijstelling geldt, hangt onder meer af van:
- de aard en het doel van de werkzaamheden
- je beroepskwalificaties, waar relevant
- de overeenkomst met de opdrachtgever
- of je zelfstandig zorg verleent of personeel ter beschikking stelt
- de specifieke wettelijke voorwaarden voor de zorgdienst
Voorbeeld van een factuur zonder btw
Voldoe je aan de voorwaarden voor de zorgvrijstelling? Dan kun je op je factuur vermelden: “Btw vrijgesteld – gezondheidskundige verzorging.”
Je berekent dan geen btw over de vrijgestelde prestatie.
Wanneer moet een zzp’er in de zorg wel btw rekenen?
Bijvoorbeeld bij bepaalde advieswerkzaamheden, niet-medische diensten of het ter beschikking stellen van personeel kan btw verschuldigd zijn.
Ook als je via een bemiddelaar of rechtstreeks voor een zorginstelling werkt, moet je kijken naar de feitelijke werkzaamheden en contractuele afspraken.
Controleer daarom per opdracht of je de vrijstelling mag toepassen. Raadpleeg bij twijfel de Belastingdienst of een belastingadviseur.
Factuur voor een zorginstelling of opdrachtgever
Veel zzp’ers in de zorg werken voor verpleeghuizen, thuiszorgorganisaties, zorginstellingen of andere zorgaanbieders.
Je kunt de factuur rechtstreeks aan de opdrachtgever sturen. Zorg dat de factuur aansluit op de afspraken in je overeenkomst.
Sommige opdrachtgevers vragen om aanvullende gegevens, zoals:
- een opdrachtnummer of referentie
- de betreffende afdeling of locatie
- de gewerkte periode
- een urenregistratie of goedgekeurde urenstaat
- een specifieke omschrijving of kostenplaats
Dit zijn niet allemaal wettelijke factuureisen, maar ze kunnen wel nodig zijn voor een snelle administratieve verwerking.
Vermeld geen onnodige medische persoonsgegevens van cliënten op de factuur. Gebruik waar mogelijk een algemene omschrijving van de geleverde zorg.
Factuur maken als zzp-verpleegkundige of verzorgende
Het voorbeeld is geschikt als basis voor verschillende zelfstandige zorgverleners, waaronder verpleegkundigen en verzorgenden.
Werk je als zzp-verpleegkundige? Dan kun je bijvoorbeeld je verpleegkundige diensten per week of maand factureren.
Werk je als zelfstandig verzorgende? Dan kun je je afgesproken verzorgingsdiensten en uren vermelden.
Ook voor andere zorgberoepen kun je dezelfde factuuropbouw gebruiken. Pas de omschrijving en btw-behandeling altijd aan jouw situatie aan.
Welke betaaltermijn gebruik je voor een zorgfactuur?
Veel opdrachtgevers werken met een betaaltermijn van 14 of 30 dagen. Welke termijn geldt, hangt af van de gemaakte afspraken en de toepasselijke wettelijke regels.
Spreek bij voorkeur vooraf af wanneer je factureert en wanneer de betaling uiterlijk moet zijn ontvangen.
Bijvoorbeeld: “Betaling binnen 30 dagen na factuurdatum, onder vermelding van het factuurnummer.”
Een vaste factuurdatum en duidelijke betaaltermijn helpen om je administratie overzichtelijk te houden.
Hoe zorg je dat facturen sneller betaald worden?
Als zzp’er in de zorg wil je niet onnodig lang wachten op betaling voor diensten die je al hebt uitgevoerd.
Een paar praktische maatregelen kunnen helpen:
- Dien je uren op tijd in. Wacht niet onnodig lang met het laten goedkeuren van je urenregistratie.
- Controleer de factuurgegevens. Een verkeerd referentienummer of ontbrekende urenstaat kan verwerking vertragen.
- Factureer regelmatig. Spreek bijvoorbeeld af dat je iedere week of maand factureert.
- Vermeld een duidelijke betaaltermijn. Zo weet de opdrachtgever wanneer de betaling verwacht wordt.
- Stuur tijdig een betalingsherinnering. Is de vervaldatum verstreken? Neem contact op met de administratie van je opdrachtgever.
Wordt een factuur niet betaald? Controleer eerst of er een administratieve reden is en volg daarna je gebruikelijke herinneringsprocedure.
Heb je een boekhoudprogramma nodig als zzp’er in de zorg?
Je hebt niet per se een betaald boekhoudprogramma nodig om een factuur te maken.
Als je weinig opdrachtgevers hebt, kun je beginnen met een gratis factuurmaker en je facturen en betalingen overzichtelijk bijhouden.
Bij meer opdrachten kan boekhoudsoftware handig zijn voor het registreren van inkomsten, uitgaven, openstaande facturen en belastinggegevens.
Let bij het kiezen van een boekhoudprogramma op de mogelijkheid om btw-vrijgestelde en btw-belaste prestaties correct te verwerken, als je beide soorten werkzaamheden uitvoert.
Maak gratis je eigen factuur voor de zorg
Met FactuurBaas kun je eenvoudig een factuur maken voor je werkzaamheden als zzp’er in de zorg. Je hoeft geen account aan te maken.
- Vul je bedrijfsgegevens in.
- Voeg de gegevens van de zorginstelling of opdrachtgever toe.
- Vermeld de gewerkte uren en uurtarieven.
- Kies de juiste btw-behandeling.
- Controleer de betaaltermijn en bedragen.
- Download je factuur als PDF.