Factuur als PDF maken en gratis downloaden

Wil je een factuur als PDF maken en direct downloaden? Dat kan eenvoudig online, zonder Word, Excel of een betaald factuurprogramma.

Met FactuurBaas vul je je bedrijfsgegevens, klantgegevens en werkzaamheden in. De bedragen worden automatisch berekend en je kunt de factuur vervolgens als PDF downloaden.

Gratis, zonder account en geschikt voor zzp'ers en kleine ondernemers.

Hoe maak je een factuur als PDF?

Een PDF-factuur maken bestaat uit vier eenvoudige stappen.

Stap 1: Vul je bedrijfsgegevens in

Begin met de gegevens van je onderneming:

• Bedrijfsnaam en adres.
• KvK-nummer, indien van toepassing.
• Btw-identificatienummer, indien vereist.
• Je betaalgegevens.

Vul daarna de naam en het adres van je klant in.

Stap 2: Voeg je werkzaamheden of producten toe

Beschrijf wat je hebt geleverd en vermeld het aantal en de prijs.

Bijvoorbeeld:

Kies vervolgens het toepasselijke btw-tarief. FactuurBaas berekent de btw op basis van de ingevulde bedragen en tarieven.

Stap 3: Controleer je factuur

Bekijk de factuur voordat je deze downloadt.

Controleer vooral:

• Factuurnummer en factuurdatum.
• Bedrijfsgegevens en klantgegevens.
• Omschrijving van de werkzaamheden.
• Btw-tarief en totaalbedrag.
• IBAN en betalingstermijn.

Een PDF kan er professioneel uitzien en toch onjuiste gegevens bevatten. Controleer daarom altijd de inhoud.

Stap 4: Download de factuur als PDF

Zijn alle gegevens correct?

Klik dan op Download PDF.

Je browser downloadt het bestand, waarna je het kunt bewaren, printen of als bijlage naar je klant kunt sturen.

Je hebt hiervoor geen account nodig.

Voorbeeld factuur PDF

Wil je eerst zien hoe een factuur eruitziet?

Hieronder staat een vereenvoudigd voorbeeld van de bedragen op een PDF-factuur.

FACTUUR

Jansen Marketing
Voorbeeldstraat 12
1012 AB Amsterdam

Aan: De Vries Webshops
Factuurnummer: 2026-018
Factuurdatum: 8 oktober 2026

Betalingstermijn: 14 dagen

Dit is een vereenvoudigd voorbeeld. Een echte factuur moet alle toepasselijke verplichte gegevens bevatten, waaronder de leverdatum en relevante btw-gegevens.

Met FactuurBaas kun je een volledige factuur opstellen en als PDF downloaden.

Bekijk ook het complete factuurvoorbeeld.

Waarom een factuur als PDF versturen?

PDF is een veelgebruikt bestandsformaat voor facturen.

Het heeft verschillende praktische voordelen.

De opmaak blijft behouden

Een PDF behoudt doorgaans dezelfde indeling op verschillende computers en telefoons.

Dat is handig wanneer je wilt dat de ontvanger je factuur ziet zoals jij hem hebt opgesteld.

Eenvoudig als bijlage versturen

Je kunt een PDF toevoegen aan een e-mail of delen via een berichtendienst.

De ontvanger heeft geen speciaal tekstverwerkingsprogramma nodig om het bestand te openen.

Geschikt om te printen

Een PDF is eenvoudig af te drukken op A4-formaat.

Gemakkelijk bewaren

Je kunt PDF-facturen opslaan in je administratie en terugvinden op basis van factuurnummer of klantnaam.

Let op: een PDF is niet automatisch beveiligd tegen wijzigingen. Ook PDF-bestanden kunnen worden bewerkt.

Factuur PDF of Word en Excel?

Je kunt een factuur maken in verschillende programma's.

Word en Excel zijn hulpmiddelen om een factuur op te stellen. PDF is vooral een bestandsformaat waarin je de uiteindelijke factuur kunt bewaren en versturen.

Met FactuurBaas maak je de factuur online en download je direct de PDF.

Factuur als PDF versturen per e-mail

Heb je je factuur gedownload? Dan kun je deze als bijlage naar je klant sturen.

Gebruik een duidelijk onderwerp, bijvoorbeeld:

Factuur 2026-018 – Jansen Marketing

Je kunt de volgende e-mailtekst gebruiken:

Beste [naam],

Bijgevoegd vind je factuur 2026-018 voor de uitgevoerde werkzaamheden.

Het totaalbedrag is €399,30 en de vervaldatum is 22 oktober 2026.

Alvast bedankt voor de betaling.

Met vriendelijke groet,

[Je naam]

Voeg de PDF toe als bijlage en controleer het e-mailadres voordat je de factuur verstuurt.

Factuur PDF printen

Wil je een factuur op papier bewaren of per post versturen?

Dat kan eenvoudig.

1. Open de gedownloade PDF.
2. Kies Afdrukken of gebruik Ctrl+P op Windows of Cmd+P op Mac.
3. Selecteer je printer.
4. Controleer de papierinstellingen.
5. Print de factuur.

Bewaar daarnaast een digitale kopie voor je administratie.

Factuur als PDF maken op je telefoon

Je hebt niet per se een computer nodig om een factuur te maken.

Met FactuurBaas kun je ook op je telefoon:

• De factuurmaker openen.
• Je gegevens invullen.
• Producten of werkzaamheden toevoegen.
• De bedragen controleren.
• Je factuur als PDF downloaden.

Daarna kun je het bestand vanuit je telefoon delen of toevoegen aan een e-mail.

FactuurBaas is ook als web-app aan je beginscherm toe te voegen.

Is een PDF-factuur rechtsgeldig?

Ja. Een factuur in PDF-formaat kan een geldige factuur zijn, zolang deze voldoet aan de toepasselijke wettelijke eisen.

Het bestandsformaat alleen bepaalt niet of een factuur geldig is.

Belangrijk zijn onder andere de vereiste factuurgegevens, de leesbaarheid en het waarborgen van de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud.

Een gewone PDF-factuur is bovendien niet hetzelfde als een gestructureerde elektronische factuur, zoals een UBL- of Peppol-factuur.

Voor sommige afnemers, waaronder bepaalde overheidsorganisaties, kunnen specifieke eisen aan elektronische facturatie gelden.

Veelgemaakte fouten bij PDF-facturen

Ook bij een PDF-factuur kunnen fouten ontstaan.

Een verkeerd factuurnummer gebruiken. Controleer dat ieder nummer uniek is.

Het verkeerde btw-tarief selecteren. Een automatische berekening helpt niet wanneer het gekozen tarief onjuist is.

De verkeerde klantgegevens invullen. Controleer de naam en het adres.

Een oude versie versturen. Download en verstuur altijd de definitieve versie.

De factuur niet bewaren. Zorg dat je een kopie beschikbaar houdt voor je administratie.

Bekijk de 7 veelgemaakte fouten op facturen.

Veelgestelde vragen over PDF-facturen

Hoe kan ik gratis een factuur als PDF maken?

Open FactuurBaas, vul de factuurgegevens in, controleer de bedragen en klik op Download PDF. Je hebt geen account nodig.

Kan ik een factuur downloaden zonder account?

Ja. Met FactuurBaas kun je gratis een factuur maken en downloaden zonder registratie.

Kan ik een PDF-factuur aanpassen?

Ja, PDF-bestanden kunnen met geschikte software worden bewerkt. Wanneer een factuur al is uitgereikt, moet je eventuele correcties wel op een administratief juiste manier verwerken.

Kan ik een factuur als PDF printen?

Ja. Open de PDF en kies Afdrukken. Je kunt de factuur vervolgens op papier bewaren of versturen.

Kan ik een PDF-factuur via e-mail sturen?

Ja. Download de PDF en voeg deze als bijlage toe aan een e-mail aan je klant.

Is een PDF-factuur hetzelfde als een e-factuur?

Niet altijd. Een gewone PDF is een digitaal document, terwijl een gestructureerde e-factuur gegevens bevat die automatisch door boekhoudsystemen kunnen worden verwerkt.

Kan ik een factuur als PDF maken op mijn telefoon?

Ja. FactuurBaas werkt via je mobiele browser, zodat je een factuur kunt invullen en downloaden.

Moet ik betalen om een factuur als PDF te downloaden?

Nee. FactuurBaas biedt gratis PDF-downloads zonder verplicht account of abonnement.

Maak en download je gratis PDF-factuur

Je hoeft geen Word-template of Excel-bestand te gebruiken om een professionele factuur te maken.

Met FactuurBaas vul je je gegevens in, laat je de bedragen berekenen en download je de factuur als PDF.

Gratis factuur maken. Direct PDF downloaden. Geen account nodig.