7 veelgemaakte fouten op facturen en hoe je ze voorkomt

Een verkeerd factuurnummer, een onjuist btw-bedrag of een vergeten betalingstermijn. Kleine fouten op een factuur kunnen zorgen voor vertraging, extra administratie en discussies met klanten.

Vooral wanneer je facturen handmatig maakt in Word of Excel, is het gemakkelijk om iets over het hoofd te zien.

Gelukkig zijn de meeste factuurfouten eenvoudig te voorkomen.

In dit artikel bespreken we 7 veelgemaakte fouten op facturen, hoe je ze herkent en wat je kunt doen als je al een verkeerde factuur hebt verstuurd.

Wil je direct een factuur maken? Met FactuurBaas maak je gratis een factuur als PDF, zonder account.

Wat gaat er meestal fout op facturen?

De meest voorkomende fouten zijn:

1. Een verkeerd of dubbel factuurnummer.
2. Een verkeerd btw-tarief of een onjuiste berekening.
3. Ontbrekende bedrijfs- of klantgegevens.
4. Een onduidelijke omschrijving van werkzaamheden.
5. Een verkeerde betalingstermijn of ontbrekende betaalgegevens.
6. Dubbele facturatie of fouten bij het overnemen van gegevens.
7. Een onjuiste of verouderde versie van de factuur versturen.

Deze fouten komen zowel bij startende zzp'ers als bij ervaren ondernemers voor.

Hieronder leggen we uit hoe je ze voorkomt.

1. Een verkeerd of dubbel factuurnummer

Iedere factuur moet een uniek factuurnummer hebben dat binnen een opeenvolgende nummerreeks past.

Bijvoorbeeld:

• 2026-001
• 2026-002
• 2026-003

Een veelgemaakte fout is dat ondernemers een oude factuur kopiëren en vergeten het factuurnummer aan te passen.

Hierdoor kunnen twee verschillende facturen hetzelfde nummer krijgen.

Dat maakt je administratie onduidelijk en kan problemen veroorzaken bij controles.

Hoe voorkom je deze fout?

Gebruik één vaste nummerreeks en controleer bij iedere nieuwe factuur welk nummer als laatste is gebruikt.

Maak je regelmatig facturen? Dan is het verstandig om een overzicht bij te houden van alle gebruikte factuurnummers.

Met de gratis factuurnummer-generator kun je eenvoudig een nummer opstellen.

2. Een verkeerd btw-tarief of btw-bedrag

Een andere veelgemaakte fout is het toepassen van een verkeerd btw-tarief.

In Nederland zijn onder andere de volgende tarieven van toepassing:

• 21%: het algemene btw-tarief.
• 9%: voor bepaalde goederen en diensten.
• 0%: voor specifieke situaties.

Daarnaast bestaan btw-vrijstellingen en bijzondere regelingen, zoals de kleineondernemersregeling (KOR).

Niet iedere ondernemer hoeft daarom automatisch 21% btw op een factuur te zetten.

Voorbeeld van een btw-fout

Stel dat je een dienst levert voor €500 exclusief btw.

Bij 21% btw is de berekening:

Wanneer je per ongeluk €100 btw berekent, klopt het totaalbedrag niet.

Hoe voorkom je deze fout?

Controleer eerst welk btw-tarief bij je werkzaamheden hoort.

Gebruik daarna een factuurtool die de btw automatisch berekent op basis van het geselecteerde tarief.

Let op: een automatische berekening voorkomt rekenfouten, maar controleert niet automatisch of je het juiste btw-tarief hebt gekozen.

Lees ook welke btw je als zzp'er moet rekenen.

3. Verplichte gegevens vergeten

Een factuur moet aan bepaalde wettelijke eisen voldoen.

Toch vergeten ondernemers regelmatig belangrijke gegevens, zoals:

• De volledige bedrijfsnaam of het adres.
• Het btw-identificatienummer.
• Het KvK-nummer, indien van toepassing.
• De naam en het adres van de klant.
• Het factuurnummer.
• De factuurdatum.
• De leverdatum of datum van de dienst.
• De omschrijving en omvang van de levering.
• De vereiste btw-gegevens.

Welke gegevens precies verplicht zijn, hangt ook af van het type factuur en de btw-situatie.

Hoe voorkom je deze fout?

Gebruik een vaste factuuropmaak met alle benodigde velden.

Controleer je bedrijfsgegevens voordat je de eerste factuur verstuurt en pas ze aan wanneer er iets verandert.

Met een gratis FactuurBaas-account kun je je bedrijfsgegevens bewaren, zodat je deze niet telkens opnieuw hoeft in te voeren.

Bekijk hoe je een correcte zzp-factuur maakt.

4. Een onduidelijke omschrijving van werkzaamheden

Een klant moet kunnen begrijpen waarvoor hij betaalt.

Een omschrijving zoals 'Werkzaamheden' of 'Consultancy' is vaak te algemeen.

Dat kan leiden tot vragen zoals:

• Welke werkzaamheden zijn uitgevoerd?
• Hoeveel uren zijn er gewerkt?
• Welk tarief is afgesproken?
• Op welke periode heeft de factuur betrekking?

Voorbeeld

Onduidelijk:

Consultancy – €600

Duidelijk:

Zo ziet je klant direct hoe het bedrag is opgebouwd.

Hoe voorkom je discussies over factuurgegevens?

Leg vooraf vast welke werkzaamheden je uitvoert en welk tarief daarvoor geldt.

Gebruik vervolgens dezelfde omschrijvingen en afspraken op je factuur.

Bij opdrachten op uurbasis helpt het om gewerkte uren gedurende de opdracht bij te houden in plaats van ze achteraf te reconstrueren.

Bekijk een voorbeeld van een urenfactuur.

5. Een verkeerde betalingstermijn of ontbrekende betaalgegevens

Je factuur kan inhoudelijk helemaal correct zijn, maar alsnog vertraging opleveren wanneer niet duidelijk is hoe of wanneer de klant moet betalen.

Veel ondernemers vergeten bijvoorbeeld hun IBAN of vermelden een vervaldatum die niet overeenkomt met de afgesproken betalingstermijn.

Voorbeeld

Factuurdatum: 8 oktober 2026

Betalingstermijn: 14 dagen

Vervaldatum: 22 oktober 2026

Een duidelijke betaalinstructie is:

Gelieve het factuurbedrag uiterlijk 22 oktober 2026 over te maken onder vermelding van factuurnummer 2026-015.

Hoe voorkom je deze fout?

Controleer bij iedere factuur:

• Of je IBAN en tenaamstelling kloppen.
• Welke betalingstermijn is afgesproken.
• Of de vervaldatum correct is berekend.
• Of de klant het factuurnummer als betalingskenmerk kan gebruiken.

Houd rekening met de toepasselijke wettelijke regels voor betalingstermijnen.

Met de betaaltermijn-calculator kun je eenvoudig een vervaldatum berekenen.

6. Dubbele facturatie en dubbele invoer

Dubbele facturatie betekent dat dezelfde levering of dienst per ongeluk twee keer in rekening wordt gebracht.

Dat kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer:

• Je vergeet dat een opdracht al is gefactureerd.
• Je dezelfde uren in twee facturen verwerkt.
• Twee medewerkers onafhankelijk dezelfde factuur aanmaken.
• Je gegevens uit verschillende bestanden overneemt.
• Je een oude factuur kopieert zonder alle gegevens aan te passen.

Dubbele facturatie kan leiden tot onterechte betalingsverzoeken en extra administratief werk.

Hoe voorkom je dubbele facturatie?

Houd per opdracht bij of deze al is gefactureerd.

Gebruik bijvoorbeeld een eenvoudig overzicht:

Werk bij voorkeur vanuit één overzicht, zodat je niet meerdere losse lijsten hoeft bij te houden.

Een uniek factuurnummer helpt bij het terugvinden van facturen, maar voorkomt op zichzelf niet dat je dezelfde werkzaamheden twee keer factureert.

7. Een verkeerde versie van de factuur versturen

Veel ondernemers maken hun facturen in Word of Excel.

Dat kan prima werken, maar brengt een praktisch risico met zich mee: je kunt per ongeluk een oude of onvolledige versie versturen.

Bijvoorbeeld:

• Je hebt het bedrag aangepast, maar de oude PDF verstuurd.
• De klantgegevens zijn nog van een vorige factuur.
• Je hebt een fout gecorrigeerd, maar niet het juiste bestand opgeslagen.
• Je hebt meerdere versies met bijna dezelfde bestandsnaam.

Is een PDF-factuur foutgevoelig?

Een PDF heeft als voordeel dat de opmaak meestal behouden blijft wanneer de ontvanger het document opent.

Maar een PDF is niet automatisch foutloos of beveiligd tegen aanpassingen.

Ook PDF-bestanden kunnen worden bewerkt.

De belangrijkste bescherming tegen factuurfouten is daarom niet alleen het bestandsformaat, maar vooral de controle van de gegevens voordat je de factuur verstuurt.

Hoe voorkom je fouten met PDF-facturen?

Controleer de definitieve versie op:

• Factuurnummer.
• Klantgegevens.
• Omschrijving en aantallen.
• Btw en totaalbedrag.
• Betaalgegevens.
• Factuurdatum en vervaldatum.

Download daarna de definitieve PDF en bewaar een kopie voor je administratie.

Met FactuurBaas kun je een factuur maken en als PDF downloaden zonder zelf een Word- of Excel-document op te maken.

Wat doe je als je een verkeerde factuur hebt verstuurd?

Ontdek je een fout nadat de factuur al is verstuurd?

Pas dan niet zomaar de oorspronkelijke factuur aan zonder vast te leggen wat er is gewijzigd.

Welke correctie nodig is, hangt af van de fout en of de factuur al is verwerkt of betaald.

Stap 1: Controleer de fout

Gaat het om een typefout, een verkeerd bedrag, een onjuist btw-tarief of een dubbele factuur?

Bepaal eerst wat er precies moet worden gecorrigeerd.

Stap 2: Informeer de klant

Laat je klant weten dat er een fout in de factuur staat en hoe je deze gaat oplossen.

Dat voorkomt dat de klant het verkeerde bedrag betaalt of twee verschillende versies verwerkt.

Stap 3: Maak indien nodig een correctie of creditfactuur

Bij een foutief gefactureerd bedrag kan een creditfactuur en eventueel een nieuwe, correcte factuur nodig zijn.

Zorg dat de correctie duidelijk verwijst naar de oorspronkelijke factuur.

Stap 4: Bewaar de administratie

Bewaar de oorspronkelijke factuur en de bijbehorende correctie, zodat duidelijk blijft wat er is gebeurd.

Controleer bij btw-fouten ook of een correctie in je btw-administratie of aangifte nodig is.

Factuurfouten voorkomen met een vaste checklist

Voordat je een factuur verstuurt, kun je deze checklist gebruiken.

• Mijn bedrijfsgegevens zijn correct.
• De klantgegevens zijn correct.
• Het factuurnummer is uniek.
• De factuurdatum en leverdatum kloppen.
• De werkzaamheden zijn duidelijk omschreven.
• De aantallen en tarieven zijn correct.
• Het juiste btw-tarief is toegepast.
• Het totaalbedrag klopt.
• Mijn betaalgegevens en vervaldatum zijn correct.
• De definitieve PDF is gecontroleerd.

Met een vaste controle voorkom je veel fouten zonder dat je een uitgebreid boekhoudprogramma nodig hebt.

Factuur maken in Word, Excel of een online factuurtool?

Je kunt op verschillende manieren facturen maken.

Voor ondernemers die regelmatig facturen maken, kan een online factuurtool helpen om handmatige fouten te verminderen.

FactuurBaas berekent bedragen en btw op basis van je invoer en laat je de factuur als PDF downloaden.

Je hoeft daarvoor geen betaald abonnement af te sluiten.

Veelgestelde vragen over fouten op facturen

Wat staat er meestal fout op facturen?

Veelvoorkomende fouten zijn verkeerde factuurnummers, onjuiste btw-bedragen, ontbrekende klantgegevens, onduidelijke omschrijvingen en verkeerde betalingstermijnen.

Hoe voorkom ik fouten bij het maken van facturen?

Gebruik een vaste factuuropmaak, controleer de verplichte gegevens, houd je factuurnummers bij en controleer de definitieve factuur voordat je deze verstuurt.

Hoe voorkom ik dubbele facturatie?

Houd bij welke opdrachten al zijn gefactureerd en gebruik één duidelijk overzicht. Controleer ook of dezelfde werkzaamheden niet op meerdere facturen voorkomen.

Zijn PDF-facturen veiliger dan Word-facturen?

PDF-bestanden behouden doorgaans beter hun opmaak, maar zijn niet automatisch beveiligd tegen bewerken. Een PDF kan dus nog steeds fouten bevatten of worden aangepast.

Mag ik een verkeerde factuur aanpassen?

Dat hangt af van de situatie. Als de factuur al is uitgereikt of verwerkt, kan een correctiedocument of creditfactuur nodig zijn. Bewaar altijd een duidelijk administratief spoor.

Hoe voorkom ik fouten bij het factureren van uren?

Registreer je uren tijdens de werkzaamheden, controleer het afgesproken uurtarief en vergelijk de urenregistratie met de factuur voordat je deze verstuurt.

Kan ik gratis facturen maken zonder Word of Excel?

Ja. Met FactuurBaas kun je online een factuur opstellen, bedragen laten berekenen en de factuur als PDF downloaden.

Maak een factuur met minder handmatig werk

De meeste factuurfouten ontstaan door verkeerd overgenomen gegevens, rekenfouten of onvoldoende controle.

Met een vaste werkwijze en een duidelijke factuuropmaak kun je veel van deze problemen voorkomen.

Wil je geen facturen meer handmatig opmaken in Word of Excel?

Met FactuurBaas maak je gratis een factuur, laat je de bedragen berekenen en download je direct een PDF.