Facturatie is foutgevoelig als je handmatig werkt: verkeerde nummers, btw-fouten, vergeten gegevens of documenten die per ongeluk worden aangepast. Veel zzp'ers zoeken een facturatie foutgevoelig oplossing of willen voorkomen van dubbele facturatie en foutgevoelige pdf facturen. Hier zijn de 7 meest voorkomende fouten op facturen en hoe je ze voorkomt — met praktische oplossingen en een slimme tool.
De 7 veelgemaakte fouten (en de oplossing)
1. Verkeerd of niet-opeenvolgend factuurnummer
De Belastingdienst eist unieke, opeenvolgende factuurnummers. Handmatig in Excel is vragen om problemen en vergroot het risico op dubbele nummers. De oplossing: Een factuurprogramma nummert automatisch door. Zo voorkom je ook voorkomen van dubbele facturatie door verwarring met nummers.
2. Btw-fouten
Verkeerd tarief, verkeerde berekening of btw vergeten. De oplossing: Gebruik een tool die de btw automatisch berekent op basis van bedrag en tarief (21%, 9% of 0%).
3. Essentiële gegevens vergeten
KVK-nummer, adres of factuurdatum vergeten. De oplossing: FactuurBaas vult je bedrijfsgegevens automatisch in op elke factuur. Minder foutgevoelige facturatie.
4. Vage omschrijvingen
"Consultancy" of "Geleverde werkzaamheden" — je klant weet niet waarvoor hij betaalt. De oplossing: Wees specifiek: taak, uren of product. Duidelijkheid versnelt de betaling.
5. Onprofessionele uitstraling
Word of Excel met wisselende opmaak straalt geen professionaliteit uit. De oplossing: Een strak template. Met FactuurBaas ziet elke factuur er hetzelfde en correct uit.
6. Geen duidelijke betalingstermijn
Zonder termijn kan een klant eindeloos wachten met betalen. De oplossing: Vermeld altijd een concrete termijn, bijvoorbeeld "Betalen binnen 14 dagen".
7. De factuur niet als PDF versturen (foutgevoelige pdf facturen)
Word- of Excel-facturen kunnen door de ontvanger worden aangepast — dat is niet rechtsgeldig en maakt facturatie foutgevoelig. De oplossing: Verstuur altijd een PDF. Een PDF is een "dicht" document. FactuurBaas genereert automatisch een veilige PDF, zodat je geen foutgevoelige pdf facturen meer verstuurt.
Voorkomen van dubbele facturatie
Dubbele facturatie ontstaat als je per ongeluk twee keer dezelfde levering factureert of twee facturen met hetzelfde nummer gebruikt. Om voorkomen van dubbele facturatie te garanderen: gebruik strikt opeenvolgende factuurnummers, noteer welke opdrachten je al gefactureerd hebt, en werk bij voorkeur met één systeem (bijv. FactuurBaas) zodat je overzicht houdt. Lees ook hoe je een correcte factuur maakt.
Facturatie foutgevoelig? Zo maak je het robuuster
Een facturatie foutgevoelig oplossing begint met vaste stappen: template met alle verplichte velden, automatische nummering en btw, en altijd PDF. Zo verminder je fouten en voorkom je dubbele facturatie en discussie over aangepaste documenten.
Veelgestelde vragen
Waarom is facturatie foutgevoelig?
Door handmatig invullen, rekenen en verschillende bestandsformaten. Automatische velden, btw-berekening en PDF als standaard vormen de oplossing.
Hoe voorkom ik dubbele facturatie?
Opeenvolgende factuurnummers, overzicht van wat je al gefactureerd hebt, en bij voorkeur één tool voor alle facturen.
Waarom altijd PDF en geen Word?
PDF kan niet worden aangepast door de ontvanger; Word wel. Daarmee voorkom je foutgevoelige of ongeldige facturen.
