Een foutje op een factuur is snel gemaakt, maar kan leiden tot vertraagde betalingen, vragen van klanten, of zelfs problemen met de Belastingdienst. Hier zijn de 7 meest voorkomende fouten en hoe je ze met een slimme tool als FactuurBaas eenvoudig voorkomt.
1. Verkeerd of niet-opeenvolgend factuurnummer
De Belastingdienst eist dat je factuurnummers uniek en opeenvolgend zijn. Handmatig bijhouden in Excel is vragen om problemen. De oplossing: Een goed factuurprogramma nummert je facturen automatisch door. Geen gepuzzel meer.
2. Btw-fouten
Het verkeerde btw-tarief toepassen, de btw verkeerd berekenen of vergeten te vermelden. De oplossing: Gebruik een tool die de btw automatisch voor je berekent op basis van het bedrag en het geselecteerde tarief (21%, 9% of 0%).
3. Essentiële gegevens vergeten
Het KVK-nummer, je adres of de factuurdatum. Het is zo gebeurd dat je iets vergeet. De oplossing: FactuurBaas slaat jouw bedrijfsgegevens op en vult ze automatisch in op elke nieuwe factuur. Zo vergeet je nooit meer iets.
4. Vage omschrijvingen
"Consultancy" of "Geleverde werkzaamheden". Je klant weet niet waarvoor hij betaalt, wat tot vragen en uitstel leidt. De oplossing: Wees specifiek. Omschrijf de taak, het aantal uren, of het product. Duidelijkheid versnelt de betaling.
5. Onprofessionele uitstraling
Een factuur in een Word-document met rare lettertypes en verspringende logo's straalt geen professionaliteit uit. De oplossing: Kies een strak, modern template. Met FactuurBaas ziet je factuur er altijd tiptop uit, zonder enige moeite.
6. Geen duidelijke betalingstermijn
Als je niet aangeeft wanneer je betaald wilt worden, kan een klant de betaling eindeloos uitstellen. De oplossing: Vermeld altijd een concrete termijn, zoals "Betalen binnen 14 dagen".
7. De factuur niet als PDF versturen
Een Word- of Excel-factuur kan door de ontvanger (per ongeluk) worden aangepast. Dit is niet rechtsgeldig. De oplossing: Verstuur je factuur altijd als PDF. Dit is een 'dicht' document. FactuurBaas genereert automatisch een veilige PDF voor je.