Wat moet er op een offerte staan?

Wat moet er op een offerte staan als zzp'er of ondernemer? Een offerte moet vooral duidelijk maken wat je gaat leveren, wat het kost en onder welke voorwaarden je de opdracht uitvoert.

Anders dan bij een factuur is er in Nederland geen algemene wettelijke checklist met gegevens die op iedere offerte moeten staan. Toch zijn er verschillende onderdelen die je vrijwel altijd wilt opnemen om afspraken duidelijk vast te leggen en misverstanden te voorkomen.

Welke onderdelen moet een offerte bevatten?

Een goede offerte bevat meestal:

1. je bedrijfsgegevens
2. de gegevens van je klant
3. een offertenummer
4. de datum
5. een duidelijke omschrijving van de werkzaamheden of producten
6. de prijs en eventuele btw
7. de geldigheidsduur
8. betalings- en andere voorwaarden
9. eventuele algemene voorwaarden
10. een duidelijke manier om akkoord te geven

Niet elk onderdeel is in iedere situatie wettelijk verplicht. Zie de lijst daarom vooral als een praktische checklist voor een professionele offerte.

1. Bedrijfsgegevens

Vermeld duidelijk wie de offerte uitbrengt.

Bijvoorbeeld:

Studio Jansen
Jansen Webdesign
Straatnaam 12
1234 AB Amsterdam
KvK: 12345678
E-mail: info@voorbeeld.nl
Telefoon: 06-12345678

Je kunt daarnaast bijvoorbeeld je website en btw-nummer vermelden wanneer dat relevant is.

2. Gegevens van de klant

Maak duidelijk voor wie de offerte bedoeld is.

Bij een zakelijke klant kun je bijvoorbeeld vermelden:

Klant BV
T.a.v. Jan de Vries
Klantstraat 45
5678 CD Utrecht
jan@klant.nl

Bij een particuliere klant vermeld je de naam en contactgegevens die nodig zijn om duidelijk vast te leggen voor wie de offerte bestemd is.

3. Offertenummer

Geef iedere offerte een herkenbaar nummer.

Bijvoorbeeld:

Offertenummer: OFF-2026-001

Een nummer maakt het makkelijker om een offerte terug te vinden en er later naar te verwijzen.

Je kunt bijvoorbeeld werken met:

• OFF-2026-001
• OFF-2026-002
• OFF-2026-003

Gebruik een systeem dat voor jou logisch en overzichtelijk is.

4. Datum van de offerte

Vermeld de datum waarop je de offerte hebt opgesteld.

Bijvoorbeeld:

Offertedatum: 4 september 2026

De datum is ook handig wanneer je een geldigheidsduur aan de offerte koppelt.

5. Omschrijving van de werkzaamheden

Dit is één van de belangrijkste onderdelen van je offerte.

Beschrijf zo duidelijk mogelijk wat je gaat leveren.

Te algemeen:

Website maken — €2.500

Duidelijker:

Ontwerp en ontwikkeling van een bedrijfswebsite met 5 pagina's, responsive ontwerp, contactformulier en basis technische SEO — €2.500

Een duidelijke omschrijving helpt om later discussie te voorkomen over wat wel en niet binnen de opdracht valt.

Je kunt ook aangeven:

• welke werkzaamheden je uitvoert;
• welke producten je levert;
• hoeveel uren zijn inbegrepen;
• welke materialen worden gebruikt;
• wat buiten de opdracht valt;
• wanneer de werkzaamheden worden uitgevoerd.

6. Prijs en btw

Vermeld duidelijk wat de klant betaalt.

Bij een offerte met meerdere onderdelen kun je bijvoorbeeld dit gebruiken:

Als je btw rekent, is het verstandig om duidelijk te maken of genoemde prijzen inclusief of exclusief btw zijn.

Heb je een bijzondere btw-situatie, bijvoorbeeld de KOR, een vrijstelling of btw verlegd? Zorg dan dat de offerte daarbij aansluit.

7. Geldigheidsduur

Geef aan hoe lang de offerte geldig is.

Bijvoorbeeld:

Deze offerte is geldig tot en met 18 september 2026.

Je kunt zelf een passende termijn kiezen, bijvoorbeeld 14 of 30 dagen.

Een geldigheidsduur voorkomt dat een klant maanden later nog aanspraak denkt te kunnen maken op dezelfde prijs terwijl omstandigheden inmiddels zijn veranderd.

8. Planning en levertijd

Niet voor iedere offerte is een uitgebreide planning nodig, maar bij projecten is het vaak nuttig.

Je kunt bijvoorbeeld aangeven:

Start: binnen 2 weken na akkoord
Verwachte oplevering: 4 weken na start

Bij grotere projecten kun je de belangrijkste fases opnemen.

Bijvoorbeeld:

1. intake
2. ontwerp
3. uitvoering
4. feedback
5. oplevering

9. Betalingsvoorwaarden

Leg vast wanneer en hoe je betaling verwacht.

Bijvoorbeeld:

Betaling binnen 14 dagen na factuurdatum.

Of:

50% bij aanvang van de opdracht en 50% na oplevering.

Een offerte is normaal gesproken geen factuur en geen betalingsverzoek. De daadwerkelijke betaling wordt doorgaans via een factuur in rekening gebracht, tenzij je voor een bepaalde constructie iets anders hebt afgesproken.

10. Algemene voorwaarden

Gebruik je algemene voorwaarden? Verwijs daar dan duidelijk naar en zorg ervoor dat je klant deze voorwaarden op de juiste manier kan bekijken voordat de overeenkomst tot stand komt.

Je kunt bijvoorbeeld op de offerte vermelden:

Op deze offerte zijn onze algemene voorwaarden van toepassing.

Zet algemene voorwaarden niet alleen achteraf ergens op je website als de klant ze niet vooraf kan bekijken. Als je je voorwaarden onderdeel wilt maken van de overeenkomst, is het belangrijk dat je ze op de juiste manier ter beschikking stelt.

11. Akkoord

Maak duidelijk hoe de klant akkoord kan gaan.

Bijvoorbeeld:

Door deze offerte te ondertekenen verklaart de klant akkoord te gaan met de omschrijving, prijs en voorwaarden.

Je kunt ook werken met een schriftelijk akkoord per e-mail of een andere manier die duidelijk vastlegt dat de klant de offerte accepteert.

Een offerte hoeft dus niet per se een fysieke handtekening te hebben om tot een overeenkomst te kunnen leiden.

Wat is wettelijk verplicht op een offerte?

Dit is een belangrijk verschil met een factuur.

Voor een offerte bestaat geen algemene wettelijke lijst met verplichte factuurachtige gegevens die in iedere situatie hetzelfde is.

Daarom is het beter om onderscheid te maken tussen:

Wettelijk of juridisch relevant

Afhankelijk van de situatie kunnen bijvoorbeeld afspraken over prijs, prestatie, voorwaarden en andere contractuele informatie belangrijk zijn.

Praktisch belangrijk

Voor vrijwel iedere professionele offerte zijn deze gegevens verstandig:

• jouw bedrijfsgegevens;
• klantgegevens;
• datum;
• offertenummer;
• omschrijving;
• prijs;
• btw-behandeling;
• geldigheidsduur;
• betalingsvoorwaarden;
• planning indien relevant;
• algemene voorwaarden indien van toepassing;
• manier van akkoord.

Een offerte hoeft dus niet automatisch aan dezelfde formele eisen te voldoen als een factuur.

Is een offerte altijd vrijblijvend?

Nee, je kunt niet simpelweg zeggen dat iedere offerte altijd vrijblijvend is.

Of een offerte bindend is, hangt onder andere af van de inhoud van het aanbod, eventuele voorwaarden en de omstandigheden waarin het is gedaan.

Je kunt in je offerte daarom duidelijk opnemen:

Deze offerte is geldig tot en met [datum].

Of, wanneer je dat daadwerkelijk bedoelt:

Deze offerte is vrijblijvend en kan door ons worden ingetrokken zolang deze niet is aanvaard.

Gebruik een dergelijke formulering alleen als deze past bij jouw afspraken en voorwaarden.

Wil je weten hoe een offerte na akkoord verdergaat? Bekijk dan ook offerte omzetten naar factuur.

Hoe ziet een goede offerte eruit?

Een goede offerte is vooral duidelijk en concreet.

De klant moet na het lezen snel kunnen beantwoorden:

• Wat krijg ik?
• Wat kost het?
• Wanneer wordt het geleverd?
• Wat is wel en niet inbegrepen?
• Hoe lang is de prijs geldig?
• Wanneer moet ik betalen?
• Hoe geef ik akkoord?

Een professionele offerte hoeft daarom niet tientallen pagina's lang te zijn. Voor een eenvoudige opdracht kan één overzichtelijke pagina voldoende zijn.

Voorbeeld van een offerte

Stel dat je als webdesigner een website voor een klant gaat maken.

OFFERTE

Offertenummer: OFF-2026-014
Datum: 4 september 2026
Geldig tot: 18 september 2026

Van
Studio Jansen
Jansen Webdesign
Amsterdam
KvK 12345678

Aan
Klant BV
T.a.v. Jan de Vries
Utrecht

Planning: start binnen 2 weken na akkoord.
Betaling: binnen 14 dagen na factuurdatum.
Geldigheid: deze offerte is geldig tot 18 september 2026.

Akkoord:
Naam: __________________
Datum: __________________

Dit is slechts een voorbeeld. De inhoud van een offerte moet aansluiten bij de opdracht en de afspraken met je klant.

Bekijk ook ons offerte voorbeeld voor dienstverlening.

Offerte maken als zzp'er

Als zzp'er kun je een offerte eenvoudig zelf opstellen, bijvoorbeeld in Word of Excel. Een online offerte maker kan handig zijn als je snel een vaste structuur en professionele opmaak wilt gebruiken.

Met de gratis offerte maker van FactuurBaas kun je:

• je bedrijfsgegevens invullen;
• klantgegevens toevoegen;
• werkzaamheden en prijzen invoeren;
• btw laten berekenen;
• je offerte als PDF downloaden.

Lees ook hoe je een offerte maakt als zzp'er.

Offerte en factuur: wat is het verschil?

Een offerte is een voorstel voor een opdracht. Je beschrijft wat je wilt leveren en tegen welke prijs en voorwaarden.

Een factuur is een betalingsdocument waarmee je betaling vraagt voor geleverde goederen of diensten, of voor een afgesproken voorschot of termijn.

Een offerte kan na akkoord de basis vormen voor de uiteindelijke facturatie.

Checklist: wat moet er op een offerte staan?

Gebruik deze checklist voordat je een offerte verstuurt:

• Bedrijfsgegevens ingevuld
• Klantgegevens ingevuld
• Offertenummer toegevoegd
• Datum toegevoegd
• Werkzaamheden duidelijk omschreven
• Prijzen gecontroleerd
• Btw-behandeling gecontroleerd
• Geldigheidsduur vermeld
• Planning vermeld indien relevant
• Betalingsvoorwaarden vermeld
• Algemene voorwaarden toegevoegd of beschikbaar gesteld indien van toepassing
• Akkoordmethode duidelijk

Veelgestelde vragen

Wat moet er minimaal op een offerte staan?

Er is geen algemene wettelijke checklist die voor iedere offerte geldt. Zorg in ieder geval dat duidelijk is wie de offerte uitbrengt, voor wie deze bedoeld is, wat je levert, wat het kost en onder welke voorwaarden.

Welke onderdelen moet een offerte bevatten?

Een professionele offerte bevat meestal bedrijfs- en klantgegevens, een offertenummer, datum, omschrijving, prijs, btw-informatie, geldigheidsduur, voorwaarden en een manier om akkoord te geven.

Moet een offerte een offertenummer hebben?

Een offertenummer is vooral belangrijk voor je administratie en communicatie. Het maakt het eenvoudig om naar een specifieke offerte te verwijzen.

Moet een offerte btw bevatten?

Als je btw rekent, is het verstandig om duidelijk te vermelden of bedragen inclusief of exclusief btw zijn en welk btw-tarief van toepassing is.

Is een offerte altijd vrijblijvend?

Nee. Of een offerte vrijblijvend of bindend is, hangt af van de inhoud van het aanbod, eventuele voorwaarden en de omstandigheden. Als je wilt dat een offerte vrijblijvend is, leg dat duidelijk vast.

Hoe lang moet een offerte geldig zijn?

Je kunt zelf een geldigheidsduur bepalen. Veel ondernemers kiezen bijvoorbeeld voor 14 of 30 dagen, afhankelijk van het soort opdracht.

Moet een offerte ondertekend worden?

Een handtekening is niet in iedere situatie noodzakelijk om een overeenkomst tot stand te laten komen. Zorg vooral voor een duidelijke manier waarop de klant de offerte kan accepteren en leg het akkoord goed vast.

Kan ik een offerte later omzetten naar een factuur?

Ja. Na akkoord kun je de gegevens en afspraken uit de offerte gebruiken als basis voor de factuur.

Maak direct een professionele offerte

Maak je eigen offerte met je bedrijfsgegevens, werkzaamheden, prijzen en voorwaarden.

Met FactuurBaas maak je gratis een offerte en download je deze direct als PDF.