Een goede offerte maakt vooraf duidelijk wat je gaat leveren, wat het kost en welke afspraken gelden. Daarmee weet je klant precies waar hij aan toe is en verklein je de kans op misverstanden.
Een offerte maken hoeft niet ingewikkeld te zijn. In dit stappenplan lees je welke onderdelen je nodig hebt, hoe je de prijs en btw vermeldt en hoe je een professionele offerte opstelt.
Met de gratis offerte maker van FactuurBaas maak je online een offerte, bereken je automatisch de btw en download je de offerte als PDF.
Hoe maak je een offerte?
Een goede offerte bevat in ieder geval duidelijke informatie over jou, je klant, de werkzaamheden, de prijs en de voorwaarden.
Je kunt deze 7 stappen volgen:
- Vul je eigen bedrijfsgegevens in
- Voeg de gegevens van je klant toe
- Geef de offerte een nummer en datum
- Beschrijf wat je gaat leveren
- Vermeld de prijs en btw
- Geef de geldigheidsduur aan
- Voeg belangrijke voorwaarden en afspraken toe
Hieronder leggen we iedere stap uit.
1. Vul je bedrijfsgegevens in
Begin met de gegevens van je eigen onderneming. Denk bijvoorbeeld aan:
- bedrijfsnaam
- adres
- KvK-nummer
- btw-nummer, als dat van toepassing is
- e-mailadres
- telefoonnummer
Zo kan je klant gemakkelijk zien van wie de offerte afkomstig is en hoe hij contact met je kan opnemen.
2. Voeg de gegevens van je klant toe
Vermeld vervolgens voor wie de offerte bedoeld is.
Bij een zakelijke klant kun je bijvoorbeeld de volgende gegevens opnemen:
- bedrijfsnaam
- naam van de contactpersoon
- adres
- e-mailadres
Controleer de gegevens voordat je de offerte verstuurt. Zeker bij zakelijke opdrachten is het handig om de offerte op naam van de juiste onderneming te zetten.
3. Geef de offerte een nummer en datum
Geef iedere offerte een herkenbaar offertenummer, bijvoorbeeld: OFF-2026-001. Vermeld daarnaast de datum waarop je de offerte uitbrengt.
Een vaste nummering maakt je administratie overzichtelijk en maakt het later eenvoudiger om een goedgekeurde offerte aan een opdracht of factuur te koppelen.
4. Beschrijf duidelijk wat je gaat leveren
Dit is een van de belangrijkste onderdelen van een offerte.
Vermijd vage omschrijvingen zoals:
Website werkzaamheden
Maak liever concreet wat de klant krijgt:
Ontwerp en ontwikkeling van een bedrijfswebsite met vijf pagina's, responsive ontwerp en basis SEO-instellingen.
Bij een dienst kun je eventueel ook aangeven:
- welke werkzaamheden je uitvoert
- hoeveel uren of dagen je verwacht nodig te hebben
- welke producten of materialen inbegrepen zijn
- wat wel en niet binnen de opdracht valt
- wanneer je de werkzaamheden uitvoert
Hoe duidelijker de omschrijving, hoe kleiner de kans op discussie achteraf.
5. Vermeld de prijs en btw
Laat duidelijk zien hoeveel de verschillende onderdelen kosten en of de bedragen inclusief of exclusief btw zijn.
Een eenvoudige offerte kan bijvoorbeeld zo worden opgebouwd:
| Omschrijving | Bedrag |
|---|---|
| Website ontwerp | €2.000,00 |
| BTW 21% | €420,00 |
| Totaal | €2.420,00 |
Werk je met meerdere diensten of producten? Dan kun je ieder onderdeel afzonderlijk vermelden.
Bij een uurtarief kun je bijvoorbeeld aangeven: 10 uur × €75 = €750. Vermeld vervolgens het btw-bedrag en het totaalbedrag.
6. Geef aan hoe lang de offerte geldig is
Een offerte hoeft niet onbeperkt geldig te blijven. Je kunt daarom een geldigheidsduur opnemen, bijvoorbeeld: Deze offerte is geldig tot en met 24 juli 2026.
Een termijn van 14 of 30 dagen komt bijvoorbeeld vaak voor, maar je bepaalt zelf welke termijn bij jouw situatie past.
Een geldigheidsduur is vooral handig wanneer prijzen, beschikbaarheid of andere omstandigheden kunnen veranderen.
7. Voeg belangrijke voorwaarden en afspraken toe
Bij een grotere opdracht is het verstandig om ook de belangrijkste afspraken in de offerte te zetten.
Denk bijvoorbeeld aan:
- betalingstermijn
- verwachte startdatum
- planning of levertijd
- aantal inbegrepen revisies
- afspraken over meerwerk
- annulering
- geldigheid van de offerte
- toepasselijke algemene voorwaarden
Je kunt bijvoorbeeld opnemen:
Betaling dient binnen 14 dagen na factuurdatum te worden voldaan.
Als je algemene voorwaarden gebruikt, kun je in de offerte aangeven dat deze van toepassing zijn en hoe de klant ze kan bekijken.
Wat moet er op een offerte staan?
Er is niet één algemene wettelijke checklist met precies dezelfde verplichte gegevens voor iedere offerte. Een offerte is vooral een voorstel met duidelijke afspraken over een opdracht.
Voor een professionele offerte zijn in ieder geval deze onderdelen verstandig:
- offertenummer
- datum
- jouw bedrijfsgegevens
- klantgegevens
- omschrijving van de werkzaamheden of producten
- prijs
- btw en totaalbedrag, indien van toepassing
- geldigheidsduur
- betalingsafspraken
- relevante voorwaarden
Wil je specifiek weten welke onderdelen je op een offerte kunt zetten? Bekijk dan ook wat moet er op een offerte staan.
Offerte voorbeeld
Een eenvoudige offerte voor een zakelijke dienst kan er bijvoorbeeld zo uitzien:
OFF-2026-001 Datum: 10 juli 2026 Van: Studio Jansen Voorbeeldstraat 10 1234 AB Amsterdam KvK: 12345678 BTW: NL123456789B01 Aan: Klant BV Voorbeeldlaan 20 1234 CD Utrecht Website ontwerp en ontwikkeling 10 uur × €75,00 €750,00 BTW 21% €157,50 Totaal €907,50 Deze offerte is geldig tot en met 24 juli 2026. Betaling: binnen 14 dagen na factuurdatum.
Het exacte ontwerp kan natuurlijk verschillen. Het belangrijkste is dat de klant snel kan zien wat je aanbiedt, wat het kost en onder welke voorwaarden.
Offerte maken voor een zzp-opdracht
Als zzp'er maak je bijvoorbeeld een offerte voor:
- een website
- marketingwerkzaamheden
- advies
- fotografie
- tekstschrijven
- ontwerpwerk
- bouw- of schilderwerk
- coaching
- een ander freelance project
Bij een opdracht met een vaste prijs is het handig om vooraf precies te omschrijven wat binnen die prijs valt.
Werk je op uurbasis? Dan kun je je uurtarief, het verwachte aantal uren en eventueel een inschatting van de totale kosten vermelden.
Bijvoorbeeld: 20 uur × €75 = €1.500 exclusief btw
Als het uiteindelijke aantal uren kan afwijken, maak dan duidelijk dat het om een inschatting gaat en spreek af hoe je met extra uren omgaat.
Offerte maken in Word of Excel
Je kunt een offerte natuurlijk zelf opmaken in Word of Excel. Dat werkt prima als je maar af en toe een offerte maakt.
Je moet dan wel zelf zorgen voor:
- de juiste bedrijfs- en klantgegevens
- een nette opmaak
- correcte berekening van btw
- een offertenummer
- de geldigheidsduur
- een PDF-versie die je naar de klant kunt sturen
Maak je regelmatig offertes? Dan kan een online offerte maker handiger zijn. Je vult de gegevens in, voegt je producten of diensten toe en kunt de offerte vervolgens als PDF downloaden.
Wat gebeurt er nadat de klant akkoord gaat?
Een offerte is een voorstel. Zodra je klant akkoord gaat, kunnen de afspraken uit de offerte onderdeel worden van de overeenkomst tussen jou en je klant.
Daarna kun je met de opdracht beginnen volgens de afgesproken planning en voorwaarden.
Na het uitvoeren van de werkzaamheden stuur je meestal een factuur.
Met FactuurBaas kun je een goedgekeurde offerte later als basis voor een factuur gebruiken, zodat je gegevens niet opnieuw hoeft in te voeren.
Lees ook: wat is het verschil tussen een offerte en een factuur?
Gratis een offerte maken
Wil je niet zelf een offerte in Word of Excel opmaken? Met de gratis offerte maker van FactuurBaas maak je online een professionele offerte.
Je kunt:
- gratis een offerte maken
- je eigen gegevens en klantgegevens toevoegen
- producten of diensten toevoegen
- btw automatisch laten berekenen
- de offerte als PDF downloaden
- een goedgekeurde offerte later gebruiken als basis voor een factuur
Je hebt geen account nodig om een offerte te maken.
Veelgestelde vragen over offertes maken
Hoe maak ik een professionele offerte?
Begin met je bedrijfs- en klantgegevens en beschrijf vervolgens zo concreet mogelijk wat je gaat leveren. Voeg de prijs, btw, geldigheidsduur en belangrijkste voorwaarden toe. Zorg tot slot voor een duidelijke en professionele opmaak.
Wat moet er in een offerte staan?
Een goede offerte bevat onder andere een offertenummer, datum, bedrijfsgegevens, klantgegevens, omschrijving van de opdracht, prijzen, btw, geldigheidsduur en relevante betalings- en leveringsvoorwaarden.
Is een offerte verplicht?
Nee, voor veel opdrachten ben je niet verplicht om vooraf een offerte te maken. Het kan wel verstandig zijn om vooraf duidelijke afspraken over de opdracht en prijs vast te leggen.
Hoe lang moet een offerte geldig zijn?
Dat bepaal je zelf. Een geldigheidsduur van bijvoorbeeld 14 of 30 dagen is gebruikelijk, maar je kunt een andere termijn kiezen die bij je opdracht past.
Kan een klant een offerte weigeren?
Ja. Een offerte is een voorstel aan de klant. De klant kan ermee akkoord gaan, de offerte afwijzen of eventueel vragen om aanpassingen.
Kan ik na een offerte een factuur maken?
Ja. Nadat de klant akkoord is gegaan en je de opdracht hebt uitgevoerd, kun je een factuur sturen. Bij FactuurBaas kun je een goedgekeurde offerte als basis gebruiken voor een factuur.
Kan ik gratis een offerte maken?
Ja. Met de gratis offerte maker van FactuurBaas kun je online een offerte maken en als PDF downloaden, zonder account.
