Is je klant akkoord met je offerte? Dan is de volgende stap vaak: offerte omzetten naar factuur. Zo hoef je gegevens niet opnieuw in te voeren en stuur je een correct betalingsverzoek naar je klant.
In deze gids lees je wanneer je factureert, wat er overgaat van offerte naar factuur en hoe je dit gratis doet met de offerte maker van FactuurBaas.
Wat is het verschil tussen offerte en factuur?
| Offerte | Voorstel vóór de opdracht — klant geeft akkoord |
| Factuur | Betalingsverzoek na (deel van) levering |
| Moment | Offerte eerst, factuur daarna |
| Doel | Afspraken maken → betaling ontvangen |
Meer uitleg vind je in verschil tussen offerte en factuur.
Wanneer zet je een offerte om naar een factuur?
Je factureert meestal niet direct bij akkoord op de offerte, maar volgens de afspraken die je hebt gemaakt:
- Na oplevering — het meest voorkomend bij zzp'ers
- Voorschot — bijvoorbeeld 50% bij start, 50% na oplevering
- In termijnen — per milestone of per maand bij langere projecten
- Na akkoord — alleen als dat expliciet op de offerte staat
Lees ook offerte accepteren: wat gebeurt er daarna voor het volledige stappenplan na acceptatie.
Wat gaat er over van offerte naar factuur?
Bij het omzetten van een offerte naar een factuur komen meestal deze gegevens mee:
- jouw bedrijfsgegevens
- klantgegevens
- omschrijving van werkzaamheden of producten
- aantal, prijzen en regels
- btw-tarief en btw-bedrag
- subtotaal en totaalbedrag
Wat wél verandert op de factuur:
- documenttype: van offerte naar factuur
- factuurnummer in plaats van offertenummer
- factuurdatum (en vaak leveringsdatum)
- betaaltermijn en betaalgegevens
Controleer altijd of bedragen en omschrijvingen nog kloppen voordat je de factuur verstuurt — vooral bij langere projecten of gewijzigde scope.
Offerte omzetten naar factuur in FactuurBaas
Met FactuurBaas zet je een offerte in een paar stappen om naar een factuur:
- Open de offerte maker en maak je offerte (of open een bestaande).
- Wacht op akkoord van je klant.
- Klik op Maak factuur van deze offerte in de sidebar.
- Je wordt doorgestuurd naar de factuurmaker met ingevulde gegevens.
- Controleer factuurnummer, datum en betaaltermijn.
- Download de factuur als PDF en verstuur naar je klant.
Gratis, zonder account — en je hoeft geen gegevens dubbel in te voeren.
Handmatig omzetten (Word of Excel)
Gebruik je Word of Excel voor je offerte? Dan moet je handmatig overstappen:
- Open je geaccepteerde offerte.
- Kopieer bedrijfsgegevens, klantgegevens en regels naar een factuurtemplate.
- Vervang het offertenummer door een nieuw factuurnummer.
- Voeg factuurdatum, leveringsdatum en betaaltermijn toe.
- Controleer btw-berekening opnieuw.
- Sla op als PDF en verstuur.
Dit kost meer tijd en vergroot de kans op fouten. Een online tool met offerte-naar-factuur functie is meestal sneller en betrouwbaarder. Lees ook offerte maken in PDF en factuur PDF downloaden.
Checklist vóór je factureert
- klant heeft akkoord gegeven op de offerte
- werk is geleverd volgens afspraak (of voorschot is verschuldigd)
- bedragen en omschrijvingen kloppen nog
- nieuw, uniek factuurnummer
- factuurdatum en betaaltermijn ingevuld
- btw en totaalbedrag gecontroleerd
- factuur verstuurd als PDF
Welke gegevens op een factuur verplicht zijn, lees je in factuur maken als zzp'er.
Veelgemaakte fouten
Te vroeg factureren
Een offerte is geen factuur. Stuur pas een factuur wanneer de betalingsafspraak dat toelaat — meestal na levering.
Hetzelfde nummer gebruiken
Een offerte heeft een offertenummer (bijv. OFF-2026-001). Een factuur krijgt een apart factuurnummer (bijv. 2026-042).
Extra werk niet apart factureren
Werk buiten de offerte valt niet automatisch op dezelfde factuur. Maak een aanvullende offerte of aparte factuurregels.
Gegevens niet controleren
Bij langere projecten kunnen prijzen of scope zijn gewijzigd. Controleer altijd vóór je de factuur verstuurt.
Deelfactuur na een offerte
Bij grote projecten factureer je soms in delen. De eerste factuur kan bijvoorbeeld 40% van het offertebedrag zijn, de tweede 60% na oplevering. Gebruik de offerte als basis, maar pas het bedrag aan per factuur en vermeld duidelijk welk deel je factureert.
Veelgestelde vragen
Kan ik een offerte direct omzetten naar een factuur?
Technisch wel in FactuurBaas, maar factureer pas wanneer dat volgens je afspraken mag — meestal na levering of bij een afgesproken voorschot.
Moet het factuurbedrag gelijk zijn aan de offerte?
In principe wel, tenzij er extra werk of wijzigingen zijn afgesproken. Extra werk factureer je apart.
Wat als de klant nog niet akkoord is?
Wacht op acceptatie voordat je start met grote werkzaamheden of factureert. Lees wanneer is een offerte bindend.
Kan ik meerdere facturen maken van één offerte?
Ja, bij termijnbetalingen of deelopleveringen. Elke factuur krijgt een eigen factuurnummer.
Start met een offerte, sluit af met een factuur
Maak je offerte in FactuurBaas, ontvang akkoord en zet de gegevens met één klik om naar een factuur. Gratis, zonder account en direct als PDF.
Nog geen offerte gemaakt? Begin met hoe maak je een offerte of bekijk een offerte voorbeeld.
