Offerte omzetten naar factuur: zo doe je dat

Is je klant akkoord met je offerte? Dan volgt vaak de volgende stap: van offerte naar factuur.

Je gebruikt de offerte als basis voor je factuur, maar een factuur is een ander document. Het factuurnummer, de factuurdatum en de betalingsafspraken moeten bijvoorbeeld correct worden verwerkt.

In deze gids lees je wanneer je een offerte omzet naar een factuur, welke gegevens je overneemt en hoe je omgaat met voorschotten, deelfacturen en extra werk.

Van offerte naar factuur: hoe werkt het?

De meest gebruikelijke volgorde is:

Offerte → akkoord → uitvoering → factuur

Maar bij grotere opdrachten kan het ook zo gaan:

Offerte → akkoord → voorschotfactuur → werkzaamheden → deelfacturen → eindfactuur

Welke route je gebruikt, hangt af van de afspraken met je klant.

Een offerte is een voorstel voor een opdracht. Een factuur gebruik je om een bedrag in rekening te brengen.

Wat is het verschil tussen een offerte en een factuur?

Meer uitleg vind je in het verschil tussen een offerte en een factuur.

Wanneer zet je een offerte om naar een factuur?

Je maakt een factuur wanneer daar volgens de gemaakte afspraken aanleiding voor is.

Dat kan bijvoorbeeld zijn:

• na volledige oplevering
• na levering van een product of dienst
• bij een afgesproken voorschot
• bij een afgesproken termijnbetaling
• na een bepaalde mijlpaal in een project

Een akkoord op de offerte betekent dus niet automatisch dat je het volledige offertebedrag direct moet factureren.

Staat in je offerte bijvoorbeeld:

50% bij aanvang en 50% na oplevering

dan kun je na akkoord een voorschotfactuur voor de eerste 50% sturen. De overige 50% factureer je volgens de afgesproken voorwaarden.

Wat neem je over van de offerte?

De offerte vormt de basis voor de factuur. Veel gegevens kun je daarom opnieuw gebruiken.

Denk aan:

• bedrijfsgegevens
• klantgegevens
• omschrijving van de werkzaamheden
• producten of diensten
• aantallen
• prijzen
• btw-tarieven
• eventuele afgesproken kosten

Controleer deze gegevens wel voordat je de factuur verstuurt. Een offerte kan bijvoorbeeld maanden eerder zijn gemaakt of tijdens het project zijn gewijzigd.

Wat verandert er?

Een aantal gegevens hoort specifiek bij de factuur:

• offertenummer → factuurnummer
• offertedatum → factuurdatum
• eventuele leverings- of uitvoeringsdatum
• betaaltermijn
• betaalgegevens
• het bedrag dat daadwerkelijk wordt gefactureerd

Ook kan het factuurbedrag verschillen van het oorspronkelijke offertebedrag wanneer er bijvoorbeeld meerwerk of andere wijzigingen zijn afgesproken.

Offerte omzetten naar factuur in FactuurBaas

In FactuurBaas kun je een offerte als basis gebruiken voor een factuur.

De werkwijze:

1. Maak je offerte met de offerte maker.
2. Laat je klant de offerte beoordelen en akkoord geven.
3. Maak wanneer het betalingsmoment is aangebroken een factuur van de offerte.
4. Controleer het factuurnummer, de datum en de bedragen.
5. Controleer de btw en betaaltermijn.
6. Download de factuur als PDF.
7. Stuur de factuur naar je klant.

Zo hoef je gegevens die al in je offerte staan niet opnieuw over te typen.

Voorschotfactuur na een offerte

Een voorschotfactuur is een factuur waarmee je een afgesproken bedrag vooraf in rekening brengt.

Bijvoorbeeld:

Totale opdracht volgens offerte: €4.000 exclusief btw
Voorschot: 50%
Voorschotfactuur: €2.000 exclusief btw

Je factureert hiermee dus niet automatisch de volledige opdracht.

Zorg dat op de factuur duidelijk staat dat het om een voorschot gaat en op welke opdracht of offerte het voorschot betrekking heeft.

Hoe maak je een voorschotfactuur?

Controleer eerst wat je in de offerte hebt afgesproken. Staat er bijvoorbeeld dat 50% vooraf wordt betaald, dan kun je die eerste termijn factureren nadat de opdracht tot stand is gekomen.

Vermeld bijvoorbeeld:

Voorschot – 50% van opdracht volgens offerte OFF-2026-024

Daarna factureer je het resterende bedrag volgens de gemaakte afspraken.

Deelfactuur maken van een offerte

Bij grotere projecten kun je één offerte gebruiken als basis voor meerdere facturen.

Bijvoorbeeld:

Elke factuur krijgt een eigen factuurnummer.

Vermeld duidelijk welke termijn of welk deel van de opdracht je factureert. Zo voorkom je dat jij of je klant later niet meer weet welk bedrag al is gefactureerd.

Kun je meerdere facturen van één offerte maken?

Ja. Dat kan bijvoorbeeld bij:

• termijnbetalingen
• voorschotten
• grote projecten
• maandelijkse werkzaamheden
• verschillende oplevermomenten

Gebruik de oorspronkelijke offerte als referentie, maar factureer per factuur alleen het bedrag dat volgens de afspraken op dat moment verschuldigd is.

Wat doe je met meerwerk?

Extra werkzaamheden vallen niet automatisch onder het oorspronkelijke offertebedrag.

Stel dat je een website bouwt voor €3.000 en de klant later vraagt om extra functionaliteit van €500. Leg dan eerst duidelijk vast wat het extra werk kost en vraag waar nodig akkoord voordat je het uitvoert.

Het extra bedrag kun je vervolgens volgens de gemaakte afspraken factureren.

Je kunt het meerwerk bijvoorbeeld als aparte regel op dezelfde factuur zetten:

Meerwerk – extra functionaliteit volgens akkoord 12 september – €500

Of je kunt voor het meerwerk een aanvullende offerte gebruiken.

Het belangrijkste is dat de klant weet wat het extra werk kost en waarmee hij akkoord gaat.

Offertenummer en factuurnummer

Een offerte en een factuur hebben een eigen nummering.

Bijvoorbeeld:

Offerte: OFF-2026-024
Factuur: 2026-042

Gebruik niet hetzelfde nummer voor beide documenten.

Een offertenummer helpt je om de oorspronkelijke afspraak terug te vinden. Het factuurnummer hoort bij de uiteindelijke factuur.

Bekijk ook onze uitleg over offertenummers bepalen en factuurnummers maken.

Offerte en factuur online maken

Gebruik je Word of Excel, dan moet je gegevens vaak handmatig van je offerte naar je factuur kopiëren.

Dat betekent dat je opnieuw moet controleren:

• klantgegevens
• omschrijvingen
• aantallen
• bedragen
• btw
• nummering
• betaaltermijn

Met een online tool kun je dit proces eenvoudiger maken doordat je met dezelfde gegevens kunt werken.

Checklist voordat je de factuur verstuurt

Controleer:

• klant heeft akkoord gegeven op de offerte
• het juiste betalingsmoment is aangebroken
• juiste klantgegevens
• nieuw en uniek factuurnummer
• juiste factuurdatum
• juiste omschrijving
• alleen het afgesproken deel gefactureerd
• meerwerk is afgesproken en duidelijk vermeld
• btw correct berekend
• betaaltermijn ingevuld
• betaalgegevens gecontroleerd
• PDF gecontroleerd voordat je deze verstuurt

Veelgemaakte fouten bij offerte en factuur

Het volledige offertebedrag direct factureren

Een klant kan akkoord zijn met een offerte zonder dat het volledige bedrag meteen verschuldigd is.

Controleer daarom eerst de afgesproken betalingsmomenten.

Hetzelfde nummer gebruiken

Gebruik een apart offertenummer en factuurnummer. Bijvoorbeeld OFF-2026-024 voor de offerte en 2026-042 voor de factuur.

Een voorschot als volledige factuur behandelen

Een voorschot is slechts een deel van de afgesproken opdracht. Vermeld duidelijk dat het om een voorschot gaat.

Een deelfactuur niet duidelijk omschrijven

Zet bijvoorbeeld “Termijn 2 – werkzaamheden fase 2” op de factuur, zodat duidelijk is welk deel van de opdracht je factureert.

Meerwerk zonder akkoord factureren

Extra werkzaamheden kunnen tot discussie leiden wanneer vooraf niet duidelijk is afgesproken wat ze kosten. Leg meerwerk daarom vooraf vast.

De offerte niet bewaren

Bewaar de offerte, eventuele wijzigingen en het akkoord samen met de facturen. Zo kun je later aantonen welke afspraken aan de factuur ten grondslag lagen.

Veelgestelde vragen

Kan ik een offerte direct omzetten naar een factuur?

Ja, een offerte kan de basis vormen voor een factuur. Controleer wel eerst of volgens de gemaakte afspraken het moment is aangebroken om te factureren.

Moet een factuur altijd hetzelfde bedrag hebben als de offerte?

Niet altijd. Bij een voorschot of deelfactuur factureer je slechts een deel. Ook afgesproken meerwerk kan het uiteindelijke bedrag veranderen.

Hoe maak ik een voorschotfactuur?

Maak een factuur voor het afgesproken voorschotbedrag en vermeld duidelijk dat het om een voorschot gaat en op welke opdracht of offerte het betrekking heeft.

Hoe maak ik een deelfactuur?

Gebruik de oorspronkelijke offerte als basis en factureer het afgesproken deel van de opdracht. Vermeld duidelijk welke termijn, fase of werkzaamheden je factureert.

Kan ik meerdere facturen maken van één offerte?

Ja. Bij termijnbetalingen, voorschotten en grotere projecten kunnen meerdere facturen bij één offerte horen. Iedere factuur krijgt een eigen factuurnummer.

Wat gebeurt er als er meerwerk is?

Leg het extra werk en de prijs eerst duidelijk vast. Na akkoord kun je het meerwerk volgens de gemaakte afspraken factureren.

Wat is het verschil tussen een voorschotfactuur en een deelfactuur?

Bij een voorschot betaal je een afgesproken bedrag vooraf. Een deelfactuur brengt een afgesproken deel van de opdracht in rekening, bijvoorbeeld na het behalen van een bepaalde projectfase.

Kan ik een offerte en factuur online maken?

Ja. Met een online tool kun je offertes en facturen maken zonder zelf Word- of Excel-bestanden te onderhouden.

Van offerte naar factuur met FactuurBaas

Een offerte is het begin van de opdracht. Daarna volgen, afhankelijk van je afspraken, een voorschot, één of meerdere termijnfacturen en uiteindelijk de eindfactuur.

Met FactuurBaas kun je je offerte maken en deze als basis gebruiken voor je factuur. Zo hoef je gegevens niet steeds opnieuw in te voeren.