Offerte en factuur: twee termen die vaak door elkaar worden gehaald, maar fundamenteel verschillen. Weten wanneer je welke moet gebruiken is cruciaal voor een soepel bedrijfsproces. We leggen het je uit.
De Offerte: Een Vrijblijvend Voorstel
Een offerte maak je vóórdat je aan een opdracht begint. Het is een prijsvoorstel voor de diensten of producten die je gaat leveren. Een offerte is juridisch gezien een aanbod. Pas als de klant akkoord gaat, is er een overeenkomst.
Wanneer gebruik je een offerte?
- Bij grotere projecten met variabele kosten.
- Als een potentiële klant om een prijsopgave vraagt.
- Om afspraken en de omvang van het werk formeel vast te leggen.
Belangrijk: Een offerte is meestal vrijblijvend, tenzij anders vermeld. Zet er altijd een geldigheidsduur op (bijv. "Deze offerte is 30 dagen geldig").
De Factuur: Een Betaalverzoek
Een factuur stuur je nadat je de werkzaamheden hebt afgerond of de producten hebt geleverd. Het is een officieel betaalverzoek voor het geleverde werk. In tegenstelling tot een offerte, is een factuur een juridisch document met wettelijke verplichtingen.
Wanneer gebruik je een factuur?
- Om betaald te worden voor geleverde diensten of producten.
- Voor je btw-administratie en boekhouding.
De Slimme Combinatie
In de praktijk werken offertes en facturen hand in hand:
- Je stuurt een offerte naar een potentiële klant.
- De klant gaat akkoord (schriftelijk of per e-mail).
- Je voert de werkzaamheden uit zoals afgesproken.
- Je stuurt een factuur die verwijst naar de goedgekeurde offerte (bijv. "Volgens offerte 2024-A01").
Hoewel FactuurBaas zich momenteel richt op vlijmscherpe facturatie, is het goed om dit proces te begrijpen. Een duidelijke offerte voorkomt discussies achteraf en legt de basis voor de factuur die je later met FactuurBaas in een handomdraai maakt.