Heb je een eenmanszaak en vraag je je af welk boekhoudprogramma je nodig hebt? Dan is er geen standaardantwoord.
Een eenmanszaak kan namelijk een heel eenvoudige administratie hebben, maar ook honderden transacties, veel zakelijke kosten en een uitgebreide btw-administratie.
Voor de ene ondernemer is een eenvoudige factuurtool en eigen administratie voldoende. Een andere ondernemer heeft meer aan een boekhoudprogramma met automatische verwerking en een bankkoppeling.
In dit artikel lees je wat je voor je boekhouding als eenmanszaak moet bijhouden, wanneer een boekhoudprogramma handig wordt en wanneer gratis boekhouden mogelijk voldoende is.
Twijfel je welke oplossing bij jouw situatie past?
Heb je als eenmanszaak een boekhoudprogramma nodig?
Nee, je bent niet verplicht om een specifiek boekhoudprogramma te gebruiken.
Je moet wel een goede administratie bijhouden. Hoe je dat organiseert, bepaal je in principe zelf.
Een kleine eenmanszaak met een paar klanten en weinig zakelijke kosten kan de administratie bijvoorbeeld eenvoudig houden. Je kunt inkomsten, kosten en andere belangrijke gegevens zelf bijhouden en je facturen met een aparte factuurtool maken.
Wordt je administratie groter, dan kan boekhoudsoftware veel handmatig werk besparen.
Het gaat daarom minder om de vraag:
“Heb ik een eenmanszaak, dus welk programma moet ik nemen?”
en meer om:
“Hoe uitgebreid is mijn administratie en hoeveel wil ik zelf doen?”
Wat moet je bijhouden voor je eenmanszaak?
Je administratie kan onder andere bestaan uit:
- verkoopfacturen;
- inkoopfacturen;
- zakelijke bonnetjes;
- banktransacties;
- inkomsten en kosten;
- btw-gegevens;
- gegevens voor je inkomstenbelasting;
- contracten en andere zakelijke documenten;
- en eventueel een urenadministratie.
Hoeveel werk dit oplevert, verschilt sterk per onderneming.
Een freelance designer met vijf klanten en weinig kosten heeft bijvoorbeeld een andere administratie dan een aannemer met veel inkopen, zakelijke voertuigen en tientallen transacties per maand.
Meer over wat je moet bijhouden lees je in onze gids boekhouding voor zzp'ers.
Wanneer is een eenvoudig systeem genoeg?
Een uitgebreid boekhoudpakket is niet automatisch nodig omdat je een eenmanszaak hebt.
Een eenvoudige administratie kan prima werken als je bijvoorbeeld:
- weinig facturen verstuurt;
- weinig zakelijke kosten hebt;
- weinig banktransacties hebt;
- zelf je administratie wilt doen;
- en je administratie overzichtelijk kunt bijhouden.
Je kunt je facturen bijvoorbeeld met een gratis factuurprogramma maken en je inkomsten en kosten daarnaast zelf bijhouden.
FactuurBaas voor je verkoopfacturen
Met FactuurBaas kun je gratis een professionele factuur maken zonder account.
Je vult je klant- en factuurgegevens in, maakt de factuur en downloadt deze als PDF. Je verstuurt de PDF vervolgens zelf naar je klant.
Dat is vooral handig als je nog geen uitgebreide boekhouding nodig hebt, maar wel snel nette facturen wilt maken.
Wanneer is een boekhoudprogramma voor je eenmanszaak handig?
Een boekhoudprogramma wordt interessanter zodra je administratie meer werk begint te worden.
Denk bijvoorbeeld aan:
- veel verkoopfacturen;
- veel zakelijke kosten;
- veel bonnetjes;
- veel banktransacties;
- meerdere zakelijke rekeningen;
- behoefte aan een bankkoppeling;
- automatisch verwerken van transacties;
- overzicht van omzet en kosten;
- of regelmatig btw- en financiële overzichten nodig hebben.
Het grote voordeel van boekhoudsoftware is niet dat je een eenmanszaak hebt.
Het voordeel is dat je minder handmatig hoeft te doen.
Welk boekhoudprogramma past bij een eenmanszaak?
Er bestaat niet één boekhoudprogramma dat voor iedere eenmanszaak het beste is.
Een zzp'er met een eenvoudige administratie kan iets heel anders nodig hebben dan een ondernemer met veel transacties.
Je kunt grofweg naar deze situaties kijken:
| Situatie | Mogelijke oplossing |
|---|---|
| Weinig facturen en kosten | Factuurtool + eigen administratie |
| Regelmatige inkomsten en kosten | Eenvoudig boekhoudprogramma |
| Veel transacties en administratie | Uitgebreider boekhoudprogramma |
| Weinig tijd of complexe administratie | Boekhoudprogramma + boekhouder |
Ook binnen een eenmanszaak kan de behoefte dus behoorlijk verschillen.
Gratis boekhoudprogramma voor een eenmanszaak
Zoek je een gratis boekhoudprogramma voor je eenmanszaak, let dan goed op wat er daadwerkelijk gratis is.
“Gratis” kan namelijk verschillende dingen betekenen.
Een programma kan bijvoorbeeld:
- volledig gratis zijn;
- alleen een gratis factuurfunctie hebben;
- tijdelijk gratis zijn;
- een gratis pakket met beperkingen hebben;
- of alleen een gratis proefperiode aanbieden.
Een gratis factuurtool is bovendien iets anders dan een volledig boekhoudprogramma.
Met een factuurtool maak je vooral verkoopfacturen. Een boekhoudprogramma is gericht op een bredere administratie, zoals inkomsten, kosten, banktransacties en btw.
Wil je weten wanneer een gratis oplossing voldoende kan zijn?
Lees meer over gratis boekhoudprogramma's voor zzp'ers →
Boekhouding voor een eenmanszaak: zelf doen of uitbesteden?
Ook bij een eenmanszaak kun je ervoor kiezen om je administratie zelf te doen.
Dat is vaak interessant wanneer je administratie overzichtelijk is en je er regelmatig tijd voor wilt maken. Lees meer in zelf boekhouden als zzp'er.
Je kunt ook een boekhouder inschakelen.
Bijvoorbeeld:
Zelf doen
→ facturen, kosten en administratie zelf bijhouden.
Software gebruiken
→ zelf verantwoordelijk blijven, maar veel handelingen automatiseren.
Boekhouder inschakelen
→ een groot deel van de administratie uitbesteden.
Combinatie
→ dagelijkse administratie zelf doen en een boekhouder gebruiken voor controle of bepaalde aangiftes.
Er is dus geen noodzaak om alles zelf te doen of juist alles uit te besteden.
Hoe kies je een boekhoudpakket voor je eenmanszaak?
Kijk niet alleen naar de prijs.
Let vooral op wat je daadwerkelijk nodig hebt.
1. Hoeveel facturen verstuur je?
Een ondernemer met vijf facturen per maand heeft andere behoeften dan iemand met honderd facturen.
2. Hoeveel kosten heb je?
Veel zakelijke uitgaven betekenen ook meer administratie.
3. Hoeveel banktransacties heb je?
Bij veel transacties kan automatisering een groot verschil maken.
4. Wil je een bankkoppeling?
Een bankkoppeling kan helpen om transacties automatisch in je administratie te verwerken.
5. Hoeveel wil je zelf doen?
Vind je administratie prima om zelf te doen? Dan heb je mogelijk minder automatisering nodig.
Wil je zo weinig mogelijk tijd aan administratie besteden? Dan kan uitgebreidere software interessanter zijn.
6. Heb je een boekhouder?
Als je al met een boekhouder werkt, kunnen de eisen aan je software anders zijn dan wanneer je alles zelf doet.
Wat kost een boekhoudprogramma voor een eenmanszaak?
De prijs varieert sterk.
Er zijn eenvoudige oplossingen die weinig kosten en uitgebreidere pakketten die tientallen euro's per maand kosten.
Je kunt daarom grofweg denken aan:
- €0: eigen administratie of bepaalde gratis tools;
- ongeveer €5–€10 per maand: eenvoudige boekhoudsoftware;
- ongeveer €10–€20 per maand: uitgebreidere pakketten;
- €20–€40+ per maand: uitgebreidere automatisering en functies;
- boekhouder: extra kosten afhankelijk van de werkzaamheden.
De goedkoopste optie is niet automatisch de beste.
Als een iets duurder programma je iedere maand meerdere uren administratie bespaart, kan dat uiteindelijk juist goedkoper zijn.
Lees wat een boekhoudprogramma voor zzp'ers kost →
Eenmanszaak of zzp'er: is dat hetzelfde?
Niet helemaal.
Eenmanszaak is een rechtsvorm. ZZP'er is geen rechtsvorm, maar een manier waarop iemand zelfstandig werkt.
Veel zzp'ers hebben een eenmanszaak, maar niet iedere eenmanszaak hoeft op dezelfde manier te werken.
Daarom is het logisch dat twee ondernemers met een eenmanszaak verschillende boekhoudprogramma's nodig kunnen hebben.
De omvang en complexiteit van je administratie zijn belangrijker dan alleen de rechtsvorm.
Welk boekhoudprogramma heb ik nodig?
Als je vooral wilt weten welk programma bij jouw situatie past, kun je beter naar je eigen administratie kijken.
Denk aan:
- hoeveel facturen je verstuurt;
- hoeveel zakelijke kosten je hebt;
- hoeveel transacties je verwerkt;
- of je btw rekent;
- hoeveel automatisering je wilt;
- en hoeveel van je administratie je zelf wilt doen.
Daarom hebben we bij FactuurBaas een korte boekhoudprogramma-check gemaakt.
Je krijgt op basis van je antwoorden een indicatie van welke oplossing waarschijnlijk bij jouw situatie past en waarom.
Veelgestelde vragen
Heb ik voor een eenmanszaak een boekhoudprogramma nodig?
Nee. Je bent niet verplicht om een specifiek boekhoudprogramma te gebruiken. Je moet wel een goede administratie bijhouden. Of software handig is, hangt af van de omvang en complexiteit van je administratie.
Wat is het beste boekhoudprogramma voor een eenmanszaak?
Dat hangt af van je situatie. Een kleine eenmanszaak met weinig transacties heeft andere behoeften dan een onderneming met veel kosten en transacties.
Bekijk de beste boekhoudprogramma's voor zzp'ers →
Is er een gratis boekhoudprogramma voor een eenmanszaak?
Er bestaan gratis oplossingen en programma's met gratis pakketten of periodes. Let wel op de beperkingen en het verschil tussen een gratis factuurprogramma en volledige boekhoudsoftware.
Kan ik mijn boekhouding van mijn eenmanszaak zelf doen?
Ja. Je kunt je administratie zelf bijhouden. Je moet er wel voor zorgen dat je administratie compleet en goed onderbouwd is.
Kan ik Excel gebruiken voor mijn eenmanszaak?
Voor een eenvoudige administratie kan een spreadsheet praktisch zijn. Naarmate je meer facturen, kosten en transacties krijgt, kan boekhoudsoftware handiger worden.
Is een factuurprogramma hetzelfde als een boekhoudprogramma?
Nee. Een factuurprogramma is vooral gericht op het maken van verkoopfacturen. Een boekhoudprogramma ondersteunt een bredere financiële administratie.
Wanneer moet ik overstappen naar boekhoudsoftware?
Er is geen vast moment. Een goed moment kan zijn wanneer je administratie veel tijd kost, je veel transacties hebt of je meer automatisering en financieel overzicht wilt.
Conclusie
Een boekhoudprogramma voor een eenmanszaak hoeft niet ingewikkeld te zijn.
Heb je weinig facturen, weinig kosten en een overzichtelijke administratie? Dan kan een eenvoudige oplossing voldoende zijn.
Heb je veel transacties, zakelijke kosten of behoefte aan automatisering? Dan kan een boekhoudprogramma je veel handmatig werk besparen.
De juiste keuze hangt dus niet alleen af van het feit dat je een eenmanszaak hebt, maar vooral van hoe je onderneming en administratie eruitzien.
Wil je snel ontdekken welke oplossing waarschijnlijk bij jou past?
