Zelf boekhouden als zzp'er: zo pak je het aan

Kun je als zzp'er zelf je boekhouding doen? Ja. Voor veel zzp'ers is het prima mogelijk om de administratie zelf bij te houden.

Je hoeft niet automatisch een boekhouder in te huren en je hoeft ook niet direct een uitgebreid boekhoudprogramma te nemen. Wel moet je weten wat je moet bijhouden, welke gegevens je moet bewaren en wanneer je aangifte moet doen.

In dit artikel lees je stap voor stap hoe je je boekhouding als zzp'er zelf kunt doen, wat je nodig hebt en wanneer het verstandig kan zijn om software of een boekhouder in te schakelen.

Kun je als zzp'er zelf je boekhouding doen?

Ja. Je mag als zzp'er zelf je administratie bijhouden.

Dat betekent niet dat je administratie vrijblijvend is. Je moet je zakelijke administratie goed bijhouden en kunnen onderbouwen met bijvoorbeeld facturen, bonnetjes en andere bewijsstukken.

Wat je precies moet bijhouden en hoe uitgebreid je administratie is, hangt onder andere af van je onderneming, je inkomsten, je kosten en je btw-situatie.

Voor een zzp'er met een paar klanten en weinig kosten kan de administratie relatief eenvoudig zijn. Heb je veel klanten, kosten en transacties, dan wordt het al snel uitgebreider.

Wat moet je als zzp'er bijhouden?

Een goede basisadministratie bestaat onder andere uit:

• verkoopfacturen die je naar klanten stuurt;
• inkoopfacturen en bonnetjes van zakelijke kosten;
• banktransacties;
• je btw-administratie, als je btw in rekening brengt;
• gegevens die nodig zijn voor je inkomstenbelasting;
• afspraken en andere zakelijke documenten die onderdeel zijn van je administratie.

Het doel is dat je achteraf kunt zien waar je omzet vandaan komt, welke zakelijke kosten je hebt gemaakt en hoe je onderneming ervoor staat.

1. Houd je verkoopfacturen bij

Iedere keer dat je een klant factureert, moet je een administratie van die factuur hebben.

Bewaar daarom bijvoorbeeld:

• factuurnummer;
• factuurdatum;
• klantgegevens;
• omschrijving van je werkzaamheden of producten;
• bedragen;
• btw;
• betaalstatus;
• en de uiteindelijke betaling.

Gebruik bij voorkeur een consequente nummering voor je facturen. Zo houd je makkelijk overzicht over welke facturen je hebt gemaakt.

Met FactuurBaas kun je gratis online een professionele factuur maken. Je hebt daarvoor geen account nodig. Je downloadt de factuur als PDF en verstuurt deze zelf naar je klant.

2. Bewaar je zakelijke kosten

Niet alleen je inkomsten zijn belangrijk. Ook zakelijke uitgaven horen bij je administratie.

Denk bijvoorbeeld aan:

• softwareabonnementen;
• telefoon en internet;
• kantoorbenodigdheden;
• zakelijke reiskosten;
• apparatuur;
• opleidingen;
• zakelijke diensten;
• en andere kosten die met je onderneming te maken hebben.

Bewaar de bijbehorende facturen en bonnetjes.

Het is handig om zakelijke en privé-uitgaven zoveel mogelijk gescheiden te houden. Een aparte zakelijke bankrekening kan daarbij helpen, ook als je situatie dat niet per se verplicht stelt.

3. Houd je banktransacties bij

Je bankrekening vormt een belangrijk onderdeel van je administratie.

Je moet kunnen verklaren welke bedragen je ontvangt en betaalt.

Bijvoorbeeld:

€1.210 ontvangen van klant → betaling van factuur

of:

€121 betaald aan softwareleverancier → zakelijke kosten

Bij een kleine administratie kun je dit zelf overzichtelijk bijhouden. Heb je iedere maand tientallen of honderden transacties, dan wordt handmatig verwerken steeds minder aantrekkelijk.

Daar kan een boekhoudprogramma met een bankkoppeling veel werk besparen.

4. Houd je btw bij

Ben je btw-plichtig, dan moet je je btw-administratie bijhouden.

Bij je verkoopfacturen registreer je bijvoorbeeld hoeveel btw je aan klanten in rekening hebt gebracht. Bij zakelijke kosten kan er onder voorwaarden sprake zijn van aftrekbare voorbelasting.

Je administratie moet uiteindelijk aansluiten op je btw-aangifte.

Hoe vaak je btw-aangifte moet doen, hangt af van je situatie. Veel ondernemers doen dit per kwartaal.

Let op: de regels rondom btw en aftrek kunnen afhankelijk zijn van het soort kosten, de klant, het land en je situatie. Controleer bij twijfel de actuele informatie van de Belastingdienst of vraag advies aan een deskundige.

5. Houd rekening met je inkomstenbelasting

Naast je btw-administratie krijg je als zzp'er te maken met de aangifte inkomstenbelasting.

Daarbij zijn niet alleen je facturen belangrijk. Ook je zakelijke kosten en andere gegevens uit je administratie kunnen van belang zijn.

Een eenvoudige administratie waarin je omzet en kosten goed zijn bijgehouden, maakt het aan het einde van het jaar een stuk makkelijker om je aangifte voor te bereiden.

Een boekhouder kan je hierbij helpen als je niet zeker weet welke gegevens voor jouw situatie van toepassing zijn.

6. Bewaar je administratie goed

Je administratie bestaat uit meer dan alleen je boekhoudprogramma.

Denk ook aan:

• facturen;
• bonnetjes;
• bankgegevens;
• contracten;
• urenregistratie als die relevant is;
• zakelijke correspondentie;
• en andere documenten die bij je onderneming horen.

Bewaar je administratie op een manier waarop je gegevens later makkelijk kunt terugvinden.

De Belastingdienst hanteert bewaartermijnen voor administratieve gegevens. Voor veel basisgegevens geldt een bewaartermijn van zeven jaar, maar voor bepaalde gegevens kunnen andere regels gelden.

Hoe doe je zelf je boekhouding?

Je kunt je administratie op verschillende manieren organiseren.

Optie 1: Excel of spreadsheet

Bij een kleine onderneming kun je inkomsten en kosten bijvoorbeeld in een spreadsheet bijhouden.

Voordelen:

• goedkoop;
• flexibel;
• je bepaalt zelf de indeling;
• geschikt voor een eenvoudige administratie.

Nadelen:

• veel moet je zelf invoeren;
• meer kans op handmatige fouten;
• minder automatisering;
• btw en rapportages moet je zelf goed organiseren;
• het kan snel onoverzichtelijk worden als je onderneming groeit.

Excel kan dus prima werken voor een eenvoudige administratie, maar is niet automatisch de beste oplossing zodra je veel transacties krijgt.

Optie 2: Factuurtool + eigen administratie

Je kunt je facturen met een eenvoudige factuurtool maken en je overige administratie zelf bijhouden.

Dit kan interessant zijn als je vooral professionele facturen nodig hebt en verder weinig administratie hebt.

Bijvoorbeeld:

FactuurBaas → verkoopfacturen

Excel/eigen administratie → inkomsten en kosten

Dit kan voor een startende zzp'er een eenvoudige manier zijn om te beginnen.

Optie 3: Boekhoudprogramma

Een boekhoudprogramma brengt meer van je administratie bij elkaar.

Afhankelijk van het programma kun je bijvoorbeeld werken met:

• verkoopfacturen;
• inkoopfacturen;
• kosten;
• banktransacties;
• btw;
• financiële overzichten;
• en automatische verwerking.

Het voordeel is vooral dat je minder handmatig hoeft te doen.

Wil je weten of je voor jouw situatie eigenlijk een boekhoudprogramma nodig hebt?

Wat is de beste manier om zelf te boekhouden?

Er is geen methode die voor iedere zzp'er het beste is.

Een eenvoudige manier kan bijvoorbeeld zijn:

Facturen maken → facturen bewaren → inkomsten en kosten bijhouden → btw bijhouden → administratie controleren → aangiftes doen

Het belangrijkste is dat je administratie consequent wordt bijgehouden.

Wacht niet tot het einde van het jaar om alles bij elkaar te zoeken. Een paar minuten of een uurtje administratie per week of maand kan veel werk achteraf voorkomen.

Een eenvoudige maandelijkse routine

Een praktische routine kan er bijvoorbeeld zo uitzien:

Iedere keer dat je factureert

Maak de factuur en bewaar een kopie.

Iedere keer dat je iets zakelijks koopt

Bewaar de factuur of bon en noteer de kosten in je administratie.

Een keer per week of maand

Controleer je banktransacties en werk je administratie bij.

Voor je btw-aangifte

Controleer je verkoopfacturen, zakelijke kosten en btw-bedragen.

Aan het einde van het jaar

Controleer of je administratie compleet is en verzamel de gegevens die je nodig hebt voor je inkomstenbelasting.

Hoe vaak je bepaalde handelingen moet uitvoeren, hangt af van je situatie. Het belangrijkste is dat je administratie gedurende het jaar bijgehouden wordt.

Wat zijn de voordelen van zelf boekhouden?

Zelf je boekhouding doen heeft een aantal duidelijke voordelen.

Je bespaart geld

Je hoeft niet voor iedere administratieve handeling een boekhouder te betalen.

Je weet wat er in je bedrijf gebeurt

Omdat je zelf je inkomsten en uitgaven verwerkt, krijg je directer inzicht in je financiële situatie.

Je houdt controle

Je weet waar je administratie staat en kunt zelf je cijfers controleren.

Je kunt software gebruiken zonder alles uit te besteden

Je hoeft niet te kiezen tussen volledig zelf doen en alles aan een boekhouder geven. Je kunt software gebruiken om het werk eenvoudiger te maken en alleen bepaalde onderdelen uitbesteden.

Wat zijn de nadelen van zelf boekhouden?

Er zijn ook nadelen.

Het kost tijd

Administratie hoort nu eenmaal bij ondernemen. Iedere factuur, kostenpost en banktransactie moet worden verwerkt.

Je moet weten wat je doet

Een fout in je administratie kan gevolgen hebben voor bijvoorbeeld je btw-aangifte of inkomstenbelasting.

Je moet het blijven bijhouden

Een administratie die maanden blijft liggen, wordt snel een vervelend en tijdrovend project.

Je mist mogelijk fiscale kennis

Een boekhouder kan niet alleen cijfers verwerken, maar ook meedenken over fiscale en financiële vraagstukken.

Daarom is zelf boekhouden vooral aantrekkelijk als je administratie overzichtelijk is en je bereid bent om er tijd in te steken.

Wanneer is een boekhoudprogramma handig?

Je hoeft niet automatisch een boekhoudprogramma te gebruiken omdat je zzp'er bent.

Het wordt vooral interessant wanneer je administratie groeit.

Bijvoorbeeld wanneer:

• je steeds meer facturen verstuurt;
• je veel zakelijke kosten hebt;
• je veel bonnetjes moet verwerken;
• je tientallen of honderden banktransacties hebt;
• je een bankkoppeling wilt;
• je btw-overzicht wilt automatiseren;
• je inzicht wilt in omzet, kosten en resultaat;
• of je steeds meer tijd kwijt bent aan administratie.

Een belangrijk verschil is dus:

Zelf boekhouden betekent niet noodzakelijk alles handmatig doen.

Je kunt prima zelf verantwoordelijk zijn voor je administratie en ondertussen software gebruiken om het werk te automatiseren.

Wanneer is een boekhouder verstandig?

Een boekhouder is niet alleen voor grote bedrijven.

Ook als zzp'er kan het handig zijn om een boekhouder in te schakelen wanneer je:

• weinig tijd hebt;
• boekhouden lastig vindt;
• een complexere administratie hebt;
• veel fiscale vragen hebt;
• internationale klanten of transacties hebt;
• of gewoon zekerheid wilt dat je administratie goed wordt verwerkt.

Je kunt ook voor een tussenweg kiezen.

Bijvoorbeeld:

Zelf de dagelijkse administratie doen + boekhouder voor controle

Of:

Zelf facturen en kosten verwerken + boekhouder voor bepaalde aangiftes

Zo houd je een deel van de kosten laag terwijl je wel professionele hulp hebt waar dat nodig is.

Zelf boekhouden of uitbesteden?

Voor een eenvoudige onderneming kan zelf boekhouden een prima keuze zijn.

Wordt je administratie complexer of kost het je steeds meer tijd? Dan kan uitbesteden aantrekkelijker worden.

Wanneer moet je overstappen?

Er is geen vast moment waarop iedere zzp'er van Excel naar een boekhoudprogramma moet overstappen.

Een goede reden om over te stappen is wanneer je merkt dat:

je meer tijd besteedt aan het bijhouden van je administratie dan je zou willen.

Ook veel transacties, meerdere soorten inkomsten, veel zakelijke kosten of behoefte aan automatisering zijn duidelijke signalen.

Wil je weten welke oplossing bij jouw situatie past?

De check kijkt onder andere naar je aantal facturen, zakelijke kosten, banktransacties, behoefte aan automatisering en hoeveel van je administratie je zelf wilt doen.

Veelgestelde vragen

Kan ik als zzp'er zelf mijn boekhouding doen?

Ja. Je kunt je administratie zelf bijhouden. Je bent niet verplicht om een boekhouder in te schakelen. Wel moet je ervoor zorgen dat je administratie goed wordt bijgehouden en dat je aan je fiscale verplichtingen voldoet.

Is boekhouden moeilijk als zzp'er?

Dat hangt af van je situatie. Een zzp'er met weinig klanten en weinig kosten heeft meestal een veel eenvoudigere administratie dan iemand met veel transacties en verschillende soorten kosten.

Kan ik mijn boekhouding in Excel doen?

Dat kan bij een eenvoudige administratie een praktische oplossing zijn. Naarmate je administratie groeit, kan een boekhoudprogramma handiger worden vanwege automatisering en overzicht.

Heb ik als zzp'er een boekhoudprogramma nodig?

Niet per se. Een boekhoudprogramma is een hulpmiddel. Als je administratie klein en overzichtelijk is, kun je deze ook op een andere manier bijhouden.

Lees wanneer een boekhoudprogramma interessant wordt →

Is een factuurprogramma hetzelfde als een boekhoudprogramma?

Nee. Een factuurprogramma richt zich vooral op het maken van verkoopfacturen. Een boekhoudprogramma is bedoeld voor een bredere administratie, zoals inkomsten, kosten, banktransacties en btw.

Bekijk het verschil tussen een factuurprogramma en boekhoudprogramma →

Wanneer moet ik een boekhouder nemen?

Dat is afhankelijk van je administratie en hoeveel je zelf wilt doen. Een boekhouder kan interessant zijn als je weinig tijd of kennis hebt, je administratie complex wordt of je professionele controle wilt.

Hoeveel kost een boekhouder voor een zzp'er?

De kosten verschillen sterk per boekhouder en per hoeveelheid werk. Vraag daarom offertes op basis van jouw administratie in plaats van uit te gaan van één vast bedrag.

Conclusie

Zelf boekhouden als zzp'er kan prima, vooral wanneer je administratie overzichtelijk is en je bereid bent om er regelmatig tijd aan te besteden.

Zorg in ieder geval dat je je facturen, zakelijke kosten, banktransacties, btw-administratie en gegevens voor je inkomstenbelasting goed bijhoudt en bewaart.

Je kunt klein beginnen met een eenvoudige administratie. Wordt je onderneming groter, dan kun je altijd overstappen naar boekhoudsoftware of een deel van je administratie uitbesteden.

Twijfel je over wat je nodig hebt?

Of begin eenvoudig met je facturen: