Wanneer heb je boekhoudsoftware nodig als zzp'er? Niet elke starter hoeft meteen een boekhoudprogramma te nemen. Soms is alleen goed factureren genoeg; soms loont het om je boekhouding (deels) uit te besteden. In dit artikel leggen we uit wanneer je boekhoudsoftware nodig hebt, wat het verschil is met alleen factureren, en hoe je kiest tussen zelf doen en uitbesteden.
Wat hoort er bij de boekhouding van een zzp'er?
Om te bepalen wanneer je boekhoudsoftware nodig hebt, is het goed om te weten wat er bij een zzp-boekhouding komt kijken. De basis bestaat uit:
- Uitgaande facturen: maken, bewaren en versturen (bijv. met een factuurtool).
- Inkomende facturen: ontvangen, verwerken en bewaren.
- Btw-aangifte: periodiek indienen bij de Belastingdienst.
- Bank: zakelijke transacties verwerken en kunnen koppelen.
- Inkomstenbelasting: jaarlijkse aangifte (eventueel met hulp van een boekhouder).
Hoe complex dit is, hangt af van je omzet, aantal facturen en of je inkoop hebt. Daaruit volgt of je genoeg hebt aan factureren alleen of dat je boekhoudsoftware voor zzp'ers nodig hebt.
Wanneer heb je boekhoudsoftware nodig?
Je hebt boekhoudsoftware nodig als zzp'er zodra je meer wilt dan alleen facturen maken en versturen. Concreet:
- Je wilt inkoopfacturen inboeken en bijhouden.
- Je wilt je bank koppelen zodat inkomsten en uitgaven automatisch in je administratie komen.
- Je wilt de btw-aangifte (deels) via software doen.
- Je wilt overzichten en rapportages (winst/verlies, liquiditeit).
Start je net met weinig klanten en weinig inkoop? Dan is een eenvoudige manier om facturen te maken vaak voldoende. Zodra je groeit, wordt een boekhoudprogramma voor zzp'ers zinvol. Meer hierover in beste boekhoudprogramma zzp.
Zelf boekhouden of boekhouding uitbesteden?
De vraag "wanneer heb je boekhoudsoftware nodig als zzp'er?" hangt samen met een andere: doe je de boekhouding zelf of besteed je die uit?
Zelf boekhouden als zzp'er: voor- en nadelen
Zelf boekhouden zzp kan als je wat tijd en basiskennis hebt. Voordelen: je bent volledig betrokken bij je cijfers, je ziet direct hoe je ervoor staat en je bespaart de kosten van een boekhouder. Nadelen: het kost tijd (vaak in avonden of weekenden), en zonder ervaring is de kans op fouten groter. Met goed boekhoudsoftware voor zzp wordt zelf boekhouden wel een stuk eenvoudiger.
Boekhouding uitbesteden: wanneer verstandig?
Boekhouding uitbesteden is slim als je weinig tijd wilt besteden aan administratie of geen zin hebt in fiscale details. Je kunt alles aan een boekhouder geven of kiezen voor een totaaloplossing van een software-aanbieder (zij doen de boekhouding voor je). Nadeel: het kost geld. Voor veel zzp'ers is een tussenweg ideaal: zelf de dagelijkse administratie in software doen, en een boekhouder alleen voor controle of aangifte inkomstenbelasting. Zie ook factuurbeheer en overzicht.
Van alleen factureren naar boekhoudsoftware
Veel starters beginnen met alleen facturen maken — bijvoorbeeld met een gratis tool zoals FactuurBaas. Dat is prima. Wanneer boekhoudsoftware nodig wordt, is per ondernemer anders. Signalen om over te stappen:
- Je verstuurt regelmatig veel facturen en wilt ze centraal beheren.
- Je hebt inkoopfacturen die je moet inboeken.
- Je wilt geen handmatig werk voor de btw-aangifte.
- Je wilt inzicht in winst, verlies en cashflow.
Je hoeft factureren en boekhouden niet per se in één pakket te doen. Veel zzp'ers maken hun facturen in een eenvoudige tool en gebruiken daarnaast boekhoudsoftware voor de rest van de administratie.
Soorten boekhoudsoftware: van basic tot totaaloplossing
Er zijn grofweg drie niveaus als het gaat om wanneer je boekhoudsoftware nodig hebt en welke soort.
Basic: facturen en inkoop
Met een basic pakket kun je verkoopfacturen maken en inkoopfacturen inboeken. Handig als je net iets meer wilt dan alleen factureren, maar nog geen bankkoppeling of geavanceerde rapportages nodig hebt.
Met bankkoppeling en btw-aangifte
Veel zzp'ers kiezen voor een abonnement met bankkoppeling en ondersteuning voor de btw-aangifte. Transacties worden automatisch verwerkt; je bespaart tijd en verkleint fouten. Dit is vaak het juiste moment om "echte" boekhoudsoftware zzp te nemen.
Totaaloplossing: alles uit handen
Bij een totaaloplossing neemt de aanbieder (of een partner-boekhouder) je hele boekhouding over. Jij levert bonnetjes en gegevens aan; zij verwerken alles en doen vaak ook de aangiftes. Duurder, maar je hebt er geen omkijken naar. Geschikt als je tijd belangrijker vindt dan de extra kosten.
Wanneer is alleen factureren genoeg?
Alleen factureren is genoeg als je weinig facturen verstuurt, nauwelijks inkoop hebt en de btw-aangifte (bijv. jaarlijks) zelf nog kunt doen of door een boekhouder laat doen. In dat geval heb je nog geen volwaardig boekhoudprogramma zzp nodig. Een gratis of goedkope factuurtool volstaat. Je kunt later altijd overstappen. Met FactuurBaas maak je nu al professionele facturen; wanneer je meer wilt, combineer je met boekhoudsoftware.
Conclusie: wanneer kies je wat?
Wanneer heb je boekhoudsoftware nodig als zzp'er? Zodra je meer doet dan alleen facturen versturen: inkoop verwerken, bank koppelen, btw-aangifte doen of overzichten willen. Start je net? Begin met eenvoudig factureren. Groei je door? Kies dan voor boekhoudsoftware of een combinatie van factureren en boekhouding. Zelf doen bespaart geld; uitbesteden bespaart tijd. Kies wat bij jouw situatie past en stel de overstap niet uit zodra je administratie te groot wordt. Meer opties lees je in ons artikel over het beste boekhoudprogramma voor zzp'ers.
Veelgestelde vragen
Wanneer heb je boekhoudsoftware nodig als zzp'er?
Zodra je inkoopfacturen wilt verwerken, je bank wilt koppelen, btw-aangifte via software wilt doen of overzichten nodig hebt. Met alleen weinig facturen kun je nog volstaan met een factuurtool.
Kan ik als zzp'er zelf boekhouden?
Ja. Veel zzp'ers doen het zelf met boekhoudsoftware. Het bespaart kosten; uitbesteden bespaart tijd. Je kunt ook een middenweg kiezen: zelf de basis doen en een boekhouder voor controle of aangifte.
Wat kost boekhoudsoftware?
Van een paar euro per maand (basic) tot tientallen voor een totaaloplossing. Veel aanbieders hebben een gratis proefperiode. Een boekhouder kost vaak € 700–1500 per jaar.
Moet ik een boekhouder inhuren?
Nee. Je mag zelf boekhouden. Een boekhouder is handig als je geen tijd of kennis wilt besteden aan administratie.
