Heb ik als zzp'er een boekhoudprogramma nodig?

Heb je als zzp'er een boekhoudprogramma nodig, of kun je je administratie ook zonder software bijhouden?

Als je net begint met ondernemen, heb je misschien maar een paar facturen per maand en weinig kosten. Dan kan een eenvoudige factuurtool voldoende zijn. Naarmate je meer inkomsten, uitgaven en administratie krijgt, wordt boekhoudsoftware steeds interessanter.

In dit artikel leggen we uit wanneer een boekhoudprogramma handig wordt, wat je zonder boekhoudsoftware kunt doen en wanneer het verstandig is om over te stappen.

Twijfel je of jij er al één nodig hebt? Doe de gratis boekhoudprogramma-check en ontdek of een factuurtool, basissoftware, compleet boekhoudprogramma of een boekhouder naast software waarschijnlijk beter past. Wil je weten hoe je je administratie zelf kunt organiseren? Lees zelf boekhouden als zzp'er.

Heb je als zzp'er verplicht een boekhoudprogramma nodig?

Nee. Als zzp'er ben je niet verplicht om een specifiek boekhoudprogramma te gebruiken.

Je moet wel een administratie bijhouden en je financiële gegevens kunnen onderbouwen. Hoe je die administratie organiseert, is niet hetzelfde als de keuze voor bepaalde software.

Je kunt bijvoorbeeld werken met:

• een boekhoudprogramma;
• spreadsheets zoals Excel;
• een combinatie van verschillende tools;
• of een boekhouder die (een deel van) je administratie verzorgt.

De vraag is daarom meestal niet “moet ik een boekhoudprogramma hebben?”, maar:

Wanneer bespaart boekhoudsoftware mij genoeg tijd en werk om het de moeite waard te maken?

Wanneer is een boekhoudprogramma handig?

Een boekhoudprogramma wordt vooral interessant wanneer je administratie meer wordt dan alleen facturen maken.

Denk bijvoorbeeld aan deze situaties:

• je hebt regelmatig inkoopfacturen en bonnetjes;
• je hebt veel zakelijke transacties;
• je wilt je bankrekening koppelen;
• je wilt automatisch inzicht in inkomsten en uitgaven;
• je wilt makkelijker je btw-administratie bijhouden;
• je wilt weten hoeveel winst je maakt;
• je wilt je administratie op één plek bewaren;
• je bent steeds meer tijd kwijt aan Excel of losse bestanden.

Hoe meer van deze punten op jou van toepassing zijn, hoe groter de kans dat boekhoudsoftware handig wordt.

Wanneer heb je nog geen boekhoudprogramma nodig?

Als je net start als zzp'er, kan je administratie heel overzichtelijk zijn.

Stel dat je:

• één of enkele klanten hebt;
• weinig zakelijke kosten maakt;
• maar een paar facturen per maand verstuurt;
• geen personeel hebt;
• en je administratie zelf goed kunt bijhouden.

Dan hoef je niet automatisch direct een uitgebreid boekhoudprogramma te nemen.

Je kunt bijvoorbeeld beginnen met een eenvoudige factuurtool voor je verkoopfacturen en je overige administratie op een andere manier bijhouden.

Met FactuurBaas kun je gratis een professionele factuur maken zonder account. Je downloadt de factuur vervolgens als PDF en verstuurt deze zelf naar je klant.

Wanneer wordt boekhoudsoftware wél interessant?

Er is geen vast aantal facturen waarbij je moet overstappen. Voor de ene zzp'er is een boekhoudprogramma al snel handig, terwijl een ander met een kleine administratie prima zonder kan werken.

Een paar praktische signalen:

1. Je krijgt steeds meer inkoopfacturen

Niet alleen je verkoopfacturen moeten worden bijgehouden. Ook zakelijke kosten, bonnetjes en inkoopfacturen horen bij je administratie.

Als je die steeds handmatig moet verwerken, kan software veel overzicht geven.

2. Je hebt veel banktransacties

Als je tientallen of honderden zakelijke transacties per maand hebt, wordt handmatig bijhouden al snel onpraktisch.

Met een boekhoudprogramma dat een bankkoppeling ondersteunt, kunnen transacties automatisch in je administratie terechtkomen.

3. Je wilt sneller btw-overzicht

Je administratie moet aansluiten op je btw-aangifte. Software kan helpen om inkomsten, kosten en btw overzichtelijk bij te houden.

Dat betekent niet dat je verplicht een boekhoudprogramma moet gebruiken voor je btw-aangifte. Het voordeel zit vooral in het verminderen van handmatig werk en het overzicht.

4. Je wilt weten hoeveel je echt verdient

Een factuur laat zien hoeveel je aan klanten hebt gefactureerd. Dat is iets anders dan inzicht in je winst.

Zodra je ook kosten en andere financiële gegevens gaat bijhouden, kan een boekhoudprogramma helpen om een beter beeld van je onderneming te krijgen.

5. Je administratie kost te veel tijd

Dit is misschien wel het belangrijkste signaal.

Als je iedere maand veel tijd kwijt bent aan:

• facturen verwerken;
• bonnetjes bewaren;
• inkomsten en uitgaven bijhouden;
• btw berekenen;
• banktransacties controleren;
• en overzichten maken,

dan kan de tijdsbesparing van boekhoudsoftware belangrijker worden dan de maandelijkse kosten.

Kun je als zzp'er zonder boekhoudprogramma boekhouden?

Ja.

Een boekhoudprogramma is een hulpmiddel, geen verplicht onderdeel van het ondernemerschap.

Je kunt je administratie bijvoorbeeld met Excel of andere systemen bijhouden. Belangrijk is vooral dat je administratie volledig en controleerbaar is en dat je je gegevens bewaart volgens de geldende regels.

Voor een kleine administratie kan dat prima werken.

Het nadeel is dat je meer zelf moet doen. Naarmate je administratie groeit, kunnen fouten en dubbel werk daardoor sneller ontstaan.

Factuurprogramma of boekhoudprogramma?

Een factuurprogramma en een boekhoudprogramma hebben een ander doel.

Een factuurprogramma kan dus voldoende zijn als je vooral snel en netjes facturen wilt maken.

Een boekhoudprogramma wordt interessanter zodra je de rest van je administratie ook centraal wilt bijhouden.

Wil je precies weten wat het verschil is en wanneer je welke oplossing nodig hebt? Bekijk dan ook onze vergelijking tussen een factuurprogramma en boekhoudprogramma.

Zelf boekhouden of een boekhouder inschakelen?

Een boekhoudprogramma betekent niet automatisch dat je alles zelf moet doen.

Er zijn grofweg drie mogelijkheden:

Alles zelf doen

Je houdt zelf je administratie bij, doet je aangiftes en bewaakt je financiële administratie.

Dit kan interessant zijn als je administratie eenvoudig is en je voldoende tijd en kennis hebt.

Software gebruiken en zelf de administratie doen

Je gebruikt boekhoudsoftware voor je dagelijkse administratie en houdt zelf controle over je cijfers.

Een boekhouder kan eventueel meekijken of helpen met bepaalde aangiftes.

De administratie uitbesteden

Je laat een boekhouder een groot deel of de volledige administratie verzorgen.

Dit kost meer geld, maar kan veel tijd besparen.

Voor veel zzp'ers is een combinatie interessant: zelf de dagelijkse administratie bijhouden en een boekhouder inschakelen voor controle of complexere fiscale zaken.

Wat kost een boekhoudprogramma voor zzp'ers?

De prijs verschilt sterk per aanbieder en pakket.

Er zijn eenvoudige pakketten voor een relatief laag maandbedrag en uitgebreidere boekhoudprogramma's die meer kosten.

Let daarom niet alleen op de prijs. Kijk vooral naar wat je daadwerkelijk nodig hebt:

• facturen;
• inkoop;
• bankkoppeling;
• btw-administratie;
• rapportages;
• automatische verwerking;
• ondersteuning;
• en eventuele extra kosten.

Als je nog maar weinig administratie hebt, kan een betaald boekhoudprogramma relatief weinig waarde toevoegen. Als je er iedere maand meerdere uren mee bespaart, kan de prijs juist makkelijk opwegen tegen de tijd die je bespaart.

Welk boekhoudprogramma past bij een zzp'er?

Als je hebt besloten dat boekhoudsoftware voor jou interessant is, zijn er verschillende opties.

Voor Nederlandse zzp'ers kun je bijvoorbeeld kijken naar:

• Moneybird
• Jortt
• e-Boekhouden.nl

De verschillen zitten onder andere in prijs, gebruiksgemak, automatisering, functies en de manier waarop je administratie wordt verwerkt.

Wil je deze opties vergelijken? Bekijk dan onze uitgebreide gids: Beste boekhoudprogramma voor zzp'ers: vergelijk de opties.

Wanneer zou ik overstappen?

Je hoeft niet per se vanaf dag één een uitgebreid boekhoudprogramma te gebruiken.

Een praktische aanpak kan zijn:

Start → eenvoudige administratie → groei → meer transacties → boekhoudsoftware

Bijvoorbeeld:

Fase 1: je hebt een paar klanten en weinig kosten
→ eenvoudige factuurtool + eigen administratie

Fase 2: je krijgt meer klanten en zakelijke kosten
→ kijk naar software voor je volledige administratie

Fase 3: je hebt veel transacties en wilt automatiseren
→ boekhoudprogramma met bijvoorbeeld bankkoppeling en btw-overzicht

Fase 4: je administratie wordt complex of kost te veel tijd
→ boekhoudsoftware combineren met een boekhouder of administratie uitbesteden

Er is dus geen magisch moment waarop iedere zzp'er een boekhoudprogramma moet aanschaffen.

Conclusie: heb ik een boekhoudprogramma nodig?

Nee, niet per se.

Als zzp'er kun je je administratie ook zonder boekhoudprogramma bijhouden. Zeker als je net begint en maar weinig facturen en kosten hebt, kan een eenvoudige oplossing voldoende zijn.

Een boekhoudprogramma wordt vooral interessant zodra je administratie groeit. Denk aan meer inkoopfacturen, veel banktransacties, meer zakelijke kosten, behoefte aan btw-overzicht of de wens om sneller inzicht in je winst te krijgen.

Begin daarom niet met meer software dan je nodig hebt. Maar wacht ook niet te lang als je administratie zoveel tijd kost dat automatisering zichzelf kan terugverdienen.

Wil je vervolgens bepalen welk programma het beste bij jouw situatie past?

Begin met de boekhoudprogramma-check: je krijgt in een paar vragen een indicatie van het type oplossing dat bij jouw administratie past. Daarna kun je concreet vergelijken in onze vergelijking van de beste boekhoudprogramma's voor zzp'ers.

Liever alleen snel een factuur maken? Maak gratis een factuur met FactuurBaas →

Veelgestelde vragen

Moet een zzp'er een boekhoudprogramma hebben?

Nee. Je bent niet verplicht om een specifiek boekhoudprogramma te gebruiken. Je moet wel een goede administratie bijhouden.

Wanneer is een boekhoudprogramma handig voor een zzp'er?

Vooral wanneer je administratie groter wordt en je meerdere soorten gegevens moet verwerken, zoals verkoopfacturen, inkoopfacturen, bonnetjes, banktransacties en btw.

Kan ik als zzp'er boekhouden zonder software?

Ja. Je kunt bijvoorbeeld met Excel of een andere administratie werken. Voor grotere administraties kan software wel veel tijd en handmatig werk besparen.

Is een factuurprogramma hetzelfde als een boekhoudprogramma?

Nee. Een factuurprogramma is vooral bedoeld om facturen te maken en te beheren. Een boekhoudprogramma richt zich op de bredere financiële administratie van je onderneming.

Wanneer moet ik overstappen naar een boekhoudprogramma?

Er is geen vast moment. Een goed moment is bijvoorbeeld wanneer je administratie veel tijd kost, je veel transacties hebt of je meer inzicht en automatisering wilt.

Kan ik eerst een factuurprogramma gebruiken en later boekhoudsoftware?

Ja. Je kunt prima beginnen met een eenvoudige factuurtool en later overstappen naar of aanvullen met boekhoudsoftware wanneer je administratie daarom vraagt.