Boekhouding voor zzp'ers: wat moet je bijhouden?

Als zzp'er moet je je administratie goed bijhouden. Maar wat valt er precies onder je boekhouding? Welke facturen, kosten en bonnetjes moet je bewaren? En moet je daarvoor een boekhoudprogramma of boekhouder gebruiken?

Voor een kleine onderneming kan de boekhouding relatief eenvoudig zijn. Je moet vooral zorgen dat je inkomsten, kosten, facturen, banktransacties en btw goed kunt terugvinden en onderbouwen.

In deze gids leggen we uit wat er bij een boekhouding voor zzp'ers komt kijken, wat je moet bewaren en welke manieren er zijn om je administratie bij te houden.

Wat is een boekhouding?

Je boekhouding is het overzicht van de financiële administratie van je onderneming.

Daarin leg je bijvoorbeeld vast:

• welke omzet je hebt gemaakt;
• welke facturen je hebt verstuurd;
• welke zakelijke kosten je hebt gemaakt;
• welke betalingen zijn binnengekomen en gedaan;
• hoeveel btw je hebt ontvangen en betaald;
• en welke gegevens je nodig hebt voor je belastingaangiften.

Een goede boekhouding zorgt ervoor dat je achteraf kunt zien wat er financieel in je onderneming is gebeurd.

Je boekhouding hoeft niet ingewikkeld te zijn. De omvang hangt vooral af van je werkzaamheden, het aantal klanten, je kosten en de manier waarop je onderneemt.

Wat moet je als zzp'er bijhouden?

Een zzp-administratie bestaat meestal uit verschillende onderdelen.

Niet iedere zzp'er heeft precies dezelfde administratie nodig. Een consultant met weinig kosten heeft bijvoorbeeld een andere administratie dan een ondernemer met voorraad, een bedrijfsauto of veel zakelijke aankopen.

1. Houd je inkomsten en omzet bij

Een belangrijk onderdeel van je boekhouding is je omzet.

Iedere keer dat je een klant factureert, moet je kunnen terugvinden:

• aan wie je hebt gefactureerd;
• wanneer je de factuur hebt verstuurd;
• wat je hebt geleverd;
• hoeveel je hebt gefactureerd;
• hoeveel btw je hebt berekend, als dat van toepassing is;
• en wanneer de factuur is betaald.

Je verkoopfacturen vormen daarmee een belangrijk onderdeel van je administratie.

Met FactuurBaas kun je gratis online een professionele factuur maken. Je hebt geen account nodig en kunt de factuur direct als PDF downloaden en zelf naar je klant versturen.

Houd je factuurnummers overzichtelijk

Gebruik een consequente factuurnummering. Zo kun je later makkelijk terugvinden welke facturen je hebt gemaakt en controleren of je administratie compleet is.

Bewaar ook een kopie van de facturen die je hebt verstuurd.

2. Houd je zakelijke kosten bij

Naast je omzet horen ook je zakelijke uitgaven in je administratie.

Denk bijvoorbeeld aan:

• software;
• telefoon en internet;
• kantoorbenodigdheden;
• apparatuur;
• opleidingen;
• zakelijke reiskosten;
• marketing;
• zakelijke verzekeringen;
• diensten van andere ondernemers;
• en andere kosten die met je onderneming te maken hebben.

Bewaar de bijbehorende facturen en bonnetjes.

Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen zakelijke en privé-uitgaven. Niet iedere uitgave die je als ondernemer doet, is automatisch volledig zakelijk of aftrekbaar.

Bij twijfel over een specifieke kostenpost kun je de actuele informatie van de Belastingdienst controleren of advies vragen aan een boekhouder.

3. Bewaar facturen en bonnetjes

Je boekhouding bestaat niet alleen uit bedragen die je in een spreadsheet of boekhoudprogramma invoert.

Ook de documenten achter die bedragen zijn belangrijk.

Bewaar bijvoorbeeld:

• verkoopfacturen;
• inkoopfacturen;
• kassabonnen;
• betaalbewijzen;
• contracten;
• bankgegevens;
• en andere relevante zakelijke documenten.

Een praktische regel is:

Zorg dat je voor belangrijke inkomsten en uitgaven kunt laten zien waar het bedrag vandaan komt.

Maak daarom bijvoorbeeld niet alleen een administratie met €250 softwarekosten, maar bewaar ook de factuur waarop die €250 staat.

4. Houd je banktransacties bij

Je bankrekening is een belangrijk onderdeel van je administratie.

Je moet kunnen verklaren welke bedragen je ontvangt en betaalt.

Bijvoorbeeld:

€1.210 ontvangen → betaling van een klantfactuur

of:

€121 betaald → zakelijke softwarekosten

Bij een kleine onderneming kun je dit overzicht zelf bijhouden.

Heb je iedere maand veel transacties? Dan kan het steeds meer werk worden om alles handmatig te verwerken. Een boekhoudprogramma met een bankkoppeling kan dan tijd besparen.

Een aparte zakelijke bankrekening kan daarnaast helpen om je zakelijke en privétransacties overzichtelijk te houden.

5. Houd je btw-administratie bij

Ben je btw-plichtig, dan is je btw-administratie een belangrijk onderdeel van je boekhouding.

Bij je verkoopfacturen houd je bijvoorbeeld bij hoeveel btw je aan klanten in rekening hebt gebracht.

Bij zakelijke kosten kan er onder voorwaarden btw op de factuur staan die als voorbelasting aftrekbaar is.

Je administratie moet uiteindelijk aansluiten op je btw-aangifte.

Veel zzp'ers doen per kwartaal btw-aangifte, maar de aangifteperiode kan per ondernemer verschillen.

De precieze btw-behandeling kan bovendien afhangen van bijvoorbeeld het soort kosten, je klant en het land waarin je klant gevestigd is.

Let op: btw-regels kunnen veranderen en zijn afhankelijk van je situatie. Controleer bij twijfel de actuele informatie van de Belastingdienst.

6. Houd rekening met je inkomstenbelasting

Je boekhouding is ook belangrijk voor je inkomstenbelasting.

Je omzet en zakelijke kosten geven je inzicht in het resultaat van je onderneming. Die gegevens heb je vervolgens nodig bij het voorbereiden van je aangifte inkomstenbelasting.

Daarom is het verstandig om niet alleen je facturen te bewaren, maar gedurende het jaar ook je kosten en andere relevante gegevens bij te houden.

Hoe beter je administratie gedurende het jaar is bijgewerkt, hoe minder werk je aan het einde van het jaar hebt.

7. Bewaar je administratie

Je moet je administratie bewaren en toegankelijk houden.

Voor veel belangrijke basisgegevens geldt een bewaartermijn van zeven jaar. Voor bepaalde gegevens kunnen andere bewaartermijnen gelden.

Bewaar je administratie daarom op een manier waarop je documenten later makkelijk kunt terugvinden.

Dat kan bijvoorbeeld digitaal. Zorg er dan voor dat bestanden niet zomaar verdwijnen en dat je belangrijke documenten logisch ordent.

Een mogelijke indeling is:

2026 → Omzet → Kosten → Bank → Btw → Contracten

Het belangrijkste is niet welke mappenstructuur je gebruikt, maar dat je administratie compleet en terugvindbaar blijft.

Hoe houd je je boekhouding als zzp'er bij?

Er zijn verschillende manieren om je boekhouding te organiseren.

Welke oplossing het beste werkt, hangt af van de omvang en complexiteit van je administratie.

Optie 1: Zelf bijhouden in Excel

Bij een eenvoudige administratie kun je inkomsten en kosten bijvoorbeeld in een spreadsheet bijhouden.

Voordelen:

• goedkoop;
• flexibel;
• je bepaalt zelf de indeling;
• geschikt voor een eenvoudige administratie.

Nadelen:

• veel handmatig werk;
• grotere kans op invoerfouten;
• weinig automatisering;
• btw en rapportages moet je zelf goed organiseren;
• minder handig wanneer je administratie groeit.

Voor een kleine onderneming kan een spreadsheet prima werken. Het is alleen belangrijk dat je administratie ook daadwerkelijk compleet en consequent wordt bijgehouden.

Optie 2: Factuurtool + eigen administratie

Je kunt ook een eenvoudige factuurtool gebruiken voor je verkoopfacturen en de rest van je administratie zelf bijhouden.

Bijvoorbeeld:

FactuurBaas → verkoopfacturen

Eigen administratie → inkomsten, kosten en overige gegevens

Dit kan een praktische oplossing zijn als je vooral facturen wilt maken en je overige administratie beperkt is.

Met FactuurBaas kun je gratis een factuur maken zonder account. Je downloadt de factuur als PDF en verstuurt deze zelf naar je klant.

Optie 3: Boekhoudprogramma

Een boekhoudprogramma is bedoeld om een groter deel van je administratie bij elkaar te brengen.

Afhankelijk van het programma kun je bijvoorbeeld werken met:

• verkoopfacturen;
• inkoopfacturen;
• kosten;
• banktransacties;
• btw;
• financiële overzichten;
• en andere administratieve gegevens.

Het grote voordeel is vooral overzicht en automatisering.

Je hoeft daardoor minder handmatig te verwerken en kunt je administratie makkelijker gedurende het jaar bijhouden.

Wil je weten welke oplossing waarschijnlijk bij jouw administratie past?

Heb je als zzp'er een boekhoudprogramma nodig?

Niet automatisch.

Een boekhoudprogramma is een hulpmiddel om je administratie te organiseren. Je bent niet verplicht om specifiek een bepaald programma te gebruiken omdat je zzp'er bent.

Bij een kleine administratie kan zelf bijhouden voldoende zijn.

Een boekhoudprogramma wordt vooral interessant wanneer je administratie groter of tijdrovender wordt.

Bijvoorbeeld wanneer je:

• veel facturen verstuurt;
• veel zakelijke kosten hebt;
• veel bonnetjes moet verwerken;
• veel banktransacties hebt;
• een bankkoppeling wilt;
• meer automatisering wilt;
• of steeds meer tijd kwijt bent aan je administratie.

Het verschil is dus niet simpelweg:

kleine zzp'er = geen software

en

grote zzp'er = wel software.

Het gaat vooral om hoeveel administratie je hebt en hoeveel werk je zelf wilt doen.

Zelf je boekhouding doen of een boekhouder inschakelen?

Je kunt je boekhouding zelf doen, maar je kunt deze ook geheel of gedeeltelijk uitbesteden. Meer hierover lees je in zelf boekhouden als zzp'er.

Zelf doen

Zelf je boekhouding doen kan interessant zijn als:

• je administratie overzichtelijk is;
• je kosten beperkt wilt houden;
• je voldoende tijd hebt;
• en je het prettig vindt om zelf inzicht te houden in je cijfers.

Je blijft dan zelf verantwoordelijk voor het bijhouden van je administratie en het aanleveren van de benodigde gegevens voor je aangiften.

Boekhouder inschakelen

Een boekhouder kan interessant zijn als:

• je weinig tijd hebt;
• je administratie complexer wordt;
• je veel fiscale vragen hebt;
• je internationale klanten of transacties hebt;
• of je gewoon professionele ondersteuning wilt.

Een boekhouder kan ook helpen bij onderdelen die je liever niet zelf doet.

Een combinatie kan ook

Je hoeft niet alles zelf te doen of alles uit te besteden.

Een tussenweg kan bijvoorbeeld zijn:

Zelf facturen en kosten bijhouden → boekhouder controleert de administratie

Of:

Zelf de dagelijkse administratie → boekhouder verzorgt bepaalde aangiftes

Welke combinatie verstandig is, hangt af van je situatie en hoeveel werk je zelf wilt doen.

Hoe vaak moet je je boekhouding bijwerken?

Je hoeft niet iedere dag uren aan je boekhouding te besteden.

Het is vooral belangrijk dat je administratie niet maanden blijft liggen.

Een eenvoudige routine kan bijvoorbeeld zijn:

Iedere keer dat je factureert

Maak de factuur en bewaar een kopie.

Iedere keer dat je iets zakelijks koopt

Bewaar de factuur of bon.

Iedere week of maand

Werk je inkomsten en kosten bij en controleer je banktransacties.

Voor je btw-aangifte

Controleer je omzet, kosten en btw-bedragen.

Aan het einde van het jaar

Controleer of je administratie compleet is en verzamel de gegevens die je nodig hebt voor je aangifte inkomstenbelasting.

Hoe vaak je bepaalde onderdelen moet verwerken, hangt af van je administratie en aangifteverplichtingen.

Wat gebeurt er als je je boekhouding niet goed bijhoudt?

Een slechte administratie kan ervoor zorgen dat je niet goed weet hoeveel je hebt verdiend of uitgegeven.

Daarnaast kan een onvolledige administratie problemen veroorzaken bij je belastingaangiften.

Denk bijvoorbeeld aan:

• ontbrekende facturen;
• vergeten zakelijke kosten;
• fouten in btw-bedragen;
• transacties die je niet meer kunt verklaren;
• of documenten die je niet meer kunt terugvinden.

Daarom is het meestal verstandiger om je administratie regelmatig bij te werken dan alles op het laatste moment te doen.

Boekhouding voor een startende zzp'er

Als je net begint als zzp'er, hoef je je administratie niet direct onnodig ingewikkeld te maken.

Begin met een duidelijke basis:

1. Maak je facturen

2. Bewaar je facturen en bonnetjes

3. Houd je inkomsten en kosten bij

4. Controleer je banktransacties

5. Houd je btw bij als dat voor jou van toepassing is

6. Bewaar je administratie

Naarmate je onderneming groeit, kun je je manier van werken aanpassen.

Misschien is een spreadsheet eerst voldoende. Later kan een boekhoudprogramma tijd besparen. En als je administratie complex wordt, kan een boekhouder een logische volgende stap zijn.

Wat is de beste oplossing voor jouw boekhouding?

Er is niet één beste manier om de boekhouding van iedere zzp'er te doen.

Een zzp'er met vijf facturen per maand en weinig kosten heeft een andere behoefte dan iemand met tientallen klanten, veel zakelijke uitgaven en honderden banktransacties.

Je kunt grofweg kiezen uit:

Het belangrijkste is dat je oplossing past bij je hoeveelheid administratie, kennis, tijd en behoefte aan automatisering.

Wil je weten wat bij jouw administratie past?

Twijfel je tussen zelf bijhouden, een factuurtool, een boekhoudprogramma of een boekhouder?

Daarvoor hoef je niet meteen verschillende programma's uit te proberen.

Beantwoord een paar vragen over je facturen, kosten, transacties en manier van werken. Je krijgt vervolgens een indicatie welke oplossing waarschijnlijk het beste bij jouw situatie past en waarom.

Veelgestelde vragen

Wat moet een zzp'er bijhouden in de boekhouding?

Je moet onder andere je inkomsten, verkoopfacturen, zakelijke kosten, banktransacties en – als dat voor jou van toepassing is – je btw-administratie bijhouden. Ook moet je relevante bewijsstukken en andere zakelijke documenten bewaren.

Moet een zzp'er een boekhouding hebben?

Als ondernemer moet je een administratie bijhouden. Je bent daarbij niet verplicht om een specifiek boekhoudprogramma of een boekhouder te gebruiken.

Kan ik mijn boekhouding zelf doen?

Ja. Je kunt je administratie zelf bijhouden. Bij een eenvoudige onderneming kan dat bijvoorbeeld met een spreadsheet of een combinatie van een factuurtool en eigen administratie.

Heb ik een boekhoudprogramma nodig als zzp'er?

Niet per se. Een boekhoudprogramma is vooral een hulpmiddel. Het kan interessant worden wanneer je veel facturen, kosten of banktransacties hebt of wanneer je meer automatisering wilt.

Lees wanneer een boekhoudprogramma interessant wordt →

Is een factuurprogramma hetzelfde als een boekhoudprogramma?

Nee. Een factuurprogramma richt zich vooral op het maken van verkoopfacturen. Een boekhoudprogramma is bedoeld voor een bredere administratie, zoals inkomsten, kosten, banktransacties en btw.

Bekijk het verschil tussen een factuurprogramma en boekhoudprogramma →

Hoe lang moet ik mijn boekhouding bewaren?

Voor veel administratieve basisgegevens geldt een bewaartermijn van zeven jaar. Voor sommige gegevens kunnen andere regels gelden. Controleer daarom de actuele bewaartermijnen van de Belastingdienst voor jouw situatie.

Kan ik mijn boekhouding in Excel doen?

Bij een eenvoudige administratie kan Excel of een andere spreadsheet een praktische oplossing zijn. Naarmate je administratie groter wordt, kan een boekhoudprogramma meer overzicht en automatisering bieden.

Wanneer heb ik een boekhouder nodig?

Er is niet één vast moment waarop je als zzp'er een boekhouder moet nemen. Het kan interessant zijn als je administratie complex wordt, je weinig tijd hebt, je fiscale vragen hebt of professionele controle wilt.

Conclusie

Een goede boekhouding voor zzp'ers hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar je moet wel weten wat je moet bijhouden.

Zorg in ieder geval dat je overzicht hebt over je:

• inkomsten en omzet;
• verkoopfacturen;
• zakelijke kosten;
• facturen en bonnetjes;
• banktransacties;
• btw-administratie, als die voor jou van toepassing is;
• en andere relevante zakelijke documenten.

Je kunt je administratie zelf bijhouden, een factuurtool gebruiken, overstappen naar een boekhoudprogramma of bepaalde werkzaamheden uitbesteden aan een boekhouder.

De beste oplossing hangt af van jouw administratie.

Wil je snel weten welke optie waarschijnlijk bij jou past?

Of begin met je facturen: