Gratis boekhoudprogramma voor zzp'ers: is gratis genoeg?

Ben je zzp'er en zoek je een gratis boekhoudprogramma? Dan kom je al snel allerlei programma's tegen die gratis lijken, maar waarbij belangrijke functies alleen in een betaald pakket beschikbaar zijn.

Daarnaast is er een andere vraag die je jezelf misschien eerst moet stellen:

Heb ik eigenlijk wel een volledig boekhoudprogramma nodig?

Als je weinig facturen, kosten en transacties hebt, kan een eenvoudige administratie of een gratis factuurtool misschien al voldoende zijn.

Heb je wel een uitgebreidere administratie, dan kan betaald boekhoudprogramma juist interessanter zijn.

In deze gids leggen we uit wat je van gratis boekhoudsoftware mag verwachten, waar de beperkingen zitten en wanneer gratis boekhouden voor een zzp'er voldoende is.

Wat is een gratis boekhoudprogramma?

Met een gratis boekhoudprogramma kun je zonder maandelijkse abonnementskosten je administratie bijhouden.

Maar “gratis” kan verschillende dingen betekenen.

Een programma kan bijvoorbeeld:

• permanent gratis zijn;
• alleen een gratis basispakket hebben;
• tijdelijk gratis zijn;
• een gratis proefperiode aanbieden;
• of bepaalde functies gratis aanbieden terwijl andere functies betaald zijn.

Daarom is het belangrijk om niet alleen naar het woord gratis te kijken.

Vraag vooral:

Welke administratie kan ik daadwerkelijk gratis bijhouden?

Gratis factuurprogramma is niet hetzelfde als gratis boekhoudprogramma

Dit verschil is belangrijk.

Een factuurprogramma is vooral bedoeld om verkoopfacturen te maken.

Een boekhoudprogramma richt zich op een veel bredere administratie.

Dat betekent dat een gratis factuurtool niet automatisch een gratis boekhoudprogramma is.

En dat hoeft ook helemaal geen probleem te zijn.

Als je alleen facturen hoeft te maken en je overige administratie klein en overzichtelijk is, heb je misschien helemaal geen uitgebreid boekhoudprogramma nodig.

Meer over dit verschil lees je in factuurprogramma of boekhoudprogramma.

Wanneer is een gratis factuurtool genoeg?

Een gratis factuurtool kan interessant zijn als je administratie eenvoudig is.

Bijvoorbeeld wanneer je:

• weinig klanten hebt;
• weinig facturen verstuurt;
• weinig zakelijke kosten hebt;
• weinig banktransacties hebt;
• en je overige administratie zelf overzichtelijk kunt bijhouden.

In dat geval kan het onnodig zijn om iedere maand te betalen voor functies die je nauwelijks gebruikt.

FactuurBaas als gratis factuurtool

Met FactuurBaas kun je gratis online facturen maken zonder account.

Je maakt je factuur, downloadt deze als PDF en verstuurt hem zelf naar je klant.

Dat maakt FactuurBaas vooral interessant voor zzp'ers die een gratis manier zoeken om professioneel te factureren, maar nog geen uitgebreide boekhoudsoftware nodig hebben.

Let wel op het verschil:

FactuurBaas is een gratis factuurtool, geen volledig boekhoudprogramma.

Je overige administratie moet je dus op een andere manier bijhouden.

Wanneer is gratis boekhoudsoftware voldoende?

Een gratis boekhoudprogramma kan voldoende zijn wanneer je administratie klein is én de gratis versie alle functies bevat die jij nodig hebt.

Kijk bijvoorbeeld of je gratis:

• inkomsten kunt verwerken;
• zakelijke kosten kunt registreren;
• facturen kunt maken;
• btw kunt bijhouden;
• banktransacties kunt verwerken;
• documenten kunt bewaren;
• en de overzichten kunt maken die je nodig hebt.

Als één van deze functies achter een betaalde versie zit, moet je bepalen of je zonder die functie kunt werken.

Wat zit er vaak niet in een gratis pakket?

Gratis software heeft vaak beperkingen.

Welke beperkingen gelden, verschilt per programma, maar denk bijvoorbeeld aan:

• een maximum aantal transacties;
• een maximum aantal facturen;
• geen of beperkte bankkoppelingen;
• minder automatisering;
• minder gebruikers;
• beperkte rapportages;
• geen uitgebreide facturatie;
• of functies die pas in een betaald pakket beschikbaar zijn.

Daarom kan een gratis pakket prima zijn om te starten, maar minder geschikt worden zodra je onderneming groeit.

Gratis betekent niet altijd gratis

Let ook op het verschil tussen:

Gratis

en:

Eerste maanden gratis.

Een gratis proefperiode kan handig zijn om software uit te proberen. Maar als je daarna €15, €25 of €40 per maand betaalt, is het uiteindelijk geen gratis boekhoudprogramma.

Kijk daarom altijd naar:

Wat betaal ik na de gratis periode?

En:

Welke functies krijg ik daarna voor dat bedrag?

Dat is vooral belangrijk wanneer je een startersaanbieding ziet.

Een paar gratis opties voor zzp'ers

Er zijn verschillende manieren waarop je als zzp'er gratis of bijna gratis kunt beginnen.

1. Een gratis factuurtool

Als je vooral facturen nodig hebt, kun je een gratis factuurtool gebruiken.

Met FactuurBaas kun je bijvoorbeeld zonder account een professionele factuur maken en als PDF downloaden.

Daarmee hoef je niet direct een betaald boekhoudprogramma af te sluiten als je administratie verder eenvoudig is.

2. Een spreadsheet

Je kunt je inkomsten en kosten ook zelf bijhouden in Excel, Google Sheets of een andere spreadsheet.

Dit kost geen abonnementskosten als je de software al tot je beschikking hebt.

Het nadeel is dat je veel zelf moet verwerken.

Voor een heel kleine administratie kan dat prima werken. Zodra je veel transacties krijgt, wordt het al snel minder aantrekkelijk.

3. Een gratis of tijdelijk gratis boekhoudpakket

Sommige aanbieders hebben een gratis basisversie, gratis proefperiode of tijdelijke aanbieding.

Dat kan interessant zijn wanneer je daadwerkelijk boekhoudsoftware nodig hebt.

Controleer wel altijd welke functies onderdeel zijn van de gratis versie en wat je na een eventuele actieperiode betaalt.

Gratis boekhouden versus goedkoop boekhouden

Stel dat je kunt kiezen tussen:

Gratis → veel zelf doen

of:

€10 per maand → meer automatisering

Dan is gratis niet automatisch de goedkoopste optie.

Als je door gratis software iedere maand twee uur extra administratie hebt, betaal je misschien met je tijd.

Daarom kun je beter kijken naar:

Wat kost de software + hoeveel tijd kost mijn administratie?

Voor sommige zzp'ers is €10 of €15 per maand een kleine prijs voor veel minder handmatig werk.

Voor anderen is dat geld juist onnodig als ze maar een paar facturen per maand hebben.

Wanneer is een betaald boekhoudprogramma de moeite waard?

Een betaald programma wordt interessanter wanneer je administratie groeit.

Bijvoorbeeld als je:

• regelmatig facturen verstuurt;
• veel zakelijke kosten hebt;
• veel bonnetjes verwerkt;
• veel banktransacties hebt;
• een bankkoppeling wilt;
• minder handmatig werk wilt;
• automatisch meer van je administratie wilt verwerken;
• of meer financiële overzichten nodig hebt.

Dan betaal je niet alleen voor software.

Je betaalt vooral voor tijdwinst, overzicht en automatisering.

Wat kost een goedkoop boekhoudprogramma?

Je hoeft ook niet meteen €30 of €40 per maand uit te geven.

Er zijn boekhoudprogramma's in verschillende prijsklassen.

Je kunt grofweg denken aan:

De exacte functies verschillen per aanbieder.

Een goedkoop betaald pakket kan daarom soms interessanter zijn dan een gratis pakket met veel beperkingen.

Gratis boekhoudprogramma voor starters

Als je net begint als zzp'er, is de verleiding groot om alles gratis te willen doen.

Dat is begrijpelijk.

Je hebt misschien maar een paar klanten en wilt nog geen vaste maandelijkse kosten.

Dat betekent niet dat je per se een gratis boekhoudprogramma nodig hebt.

Je kunt bijvoorbeeld beginnen met:

Factuurtool + eenvoudige eigen administratie

en later overstappen wanneer je administratie groter wordt.

Of je kunt direct een goedkoop boekhoudprogramma gebruiken als je verwacht dat je veel facturen en kosten krijgt.

Het is vooral belangrijk dat je niet betaalt voor functies die je niet nodig hebt, maar ook niet te lang vasthoudt aan een gratis oplossing die je onnodig veel tijd kost.

Wat is het beste gratis boekhoudprogramma voor zzp'ers?

Er is geen gratis boekhoudprogramma dat voor iedere zzp'er het beste is.

De juiste keuze hangt af van wat je onder “gratis” verstaat en wat je nodig hebt.

Heb je vooral een factuur nodig?

Dan kan een gratis factuurtool voldoende zijn.

FactuurBaas is hiervoor een eenvoudige optie: je kunt zonder account gratis een factuur maken en als PDF downloaden.

Wil je je volledige administratie bijhouden?

Dan heb je een oplossing nodig die verder gaat dan alleen factureren.

Kijk dan bijvoorbeeld naar:

• inkomsten;
• kosten;
• btw;
• banktransacties;
• rapportages;
• automatisering;
• en eventuele limieten.

Wil je gratis beginnen, maar later uitbreiden?

Dan kan een boekhoudprogramma met een gratis startersperiode interessant zijn.

Let daarbij vooral op de prijs en functies nadat de gratis periode afgelopen is.

Wat is beter: gratis of betaald?

Dat hangt af van je administratie.

Gratis is waarschijnlijk voldoende als:

• je weinig facturen hebt;
• je weinig kosten hebt;
• je administratie overzichtelijk is;
• je weinig transacties hebt;
• en je bereid bent om een deel van het werk zelf te doen.

Betaald is waarschijnlijk interessanter als:

• je veel transacties hebt;
• je veel kosten verwerkt;
• je een bankkoppeling wilt;
• je veel tijd kwijt bent aan administratie;
• je meer automatisering wilt;
• of je administratie groeit.

Er is dus geen regel dat je als startende zzp'er altijd gratis moet beginnen.

Gratis boekhoudprogramma of boekhouder?

Een boekhoudprogramma en een boekhouder lossen verschillende problemen op.

Software helpt je om je administratie te organiseren en bepaalde werkzaamheden te automatiseren.

Een boekhouder levert daarnaast persoonlijke kennis en ondersteuning.

Als je weinig administratie hebt en het zelf wilt doen, kan software voldoende zijn.

Heb je weinig tijd, vind je administratie lastig of heb je een complexere onderneming? Dan kan een boekhouder interessanter zijn.

Je kunt beide ook combineren.

Bijvoorbeeld:

Boekhoudprogramma → dagelijkse administratie

Boekhouder → controle en aangiftes

Zo houd je een deel van de administratie zelf in de hand, maar heb je professionele hulp waar dat nodig is.

Wil je weten wat jij echt nodig hebt?

De vraag “Wat is het beste gratis boekhoudprogramma?” is misschien niet de beste eerste vraag.

Begin liever met:

“Hoe uitgebreid is mijn administratie?”

Heb je vijf facturen per maand en nauwelijks kosten? Dan heb je waarschijnlijk andere behoeften dan iemand met vijftig facturen, veel zakelijke uitgaven en honderden banktransacties.

Met de gratis boekhoudprogramma-check kun je kijken welke oplossing waarschijnlijk bij jouw situatie past.

Je krijgt een indicatie of een eenvoudige factuurtool, basis boekhoudsoftware, uitgebreider boekhoudprogramma of een combinatie met een boekhouder waarschijnlijk het beste aansluit — en waarom.

Welke boekhoudprogramma's zijn geschikt?

Als uit de check blijkt dat je daadwerkelijk boekhoudsoftware nodig hebt, kun je daarna de verschillende programma's vergelijken.

Voor zzp'ers zijn bijvoorbeeld Moneybird, Jortt en e-Boekhouden.nl interessante opties om naast elkaar te leggen.

Ze verschillen in prijs, functies, automatisering en de manier waarop hun pakketten zijn opgebouwd.

Daar kun je verder kijken welke programma's bij jouw situatie passen.

Veelgestelde vragen

Is er een volledig gratis boekhoudprogramma voor zzp'ers?

Dat kan, maar je moet goed controleren welke functies daadwerkelijk gratis zijn. Sommige aanbieders hebben een gratis basisversie of tijdelijke gratis periode, terwijl uitgebreidere functies betaald zijn.

Wat is het beste gratis boekhoudprogramma voor zzp'ers?

Dat hangt af van je administratie. Als je alleen facturen nodig hebt, kan een gratis factuurtool voldoende zijn. Als je ook kosten, banktransacties en btw wilt verwerken, heb je meer uitgebreide software nodig.

Kan ik als zzp'er gratis boekhouden?

Ja, dat kan bij een eenvoudige administratie. Je kunt bijvoorbeeld je administratie zelf bijhouden met een spreadsheet of gebruikmaken van gratis of tijdelijk gratis software.

Is FactuurBaas een gratis boekhoudprogramma?

Nee. FactuurBaas is een gratis online factuurtool. Je kunt er professionele facturen mee maken zonder account en als PDF downloaden. Voor een volledige boekhouding moet je je overige administratie op een andere manier bijhouden.

Is een gratis boekhoudprogramma goed genoeg?

Voor sommige zzp'ers wel. Vooral wanneer je weinig facturen, kosten en transacties hebt. Wordt je administratie groter, dan kan betaald boekhoudprogramma interessanter worden vanwege extra functies en automatisering.

Wat is het goedkoopste boekhoudprogramma voor zzp'ers?

Er is geen programma dat in iedere situatie het goedkoopste is. Kijk naast de maandprijs ook naar functies, limieten en eventuele tijdelijke aanbiedingen.

Is een gratis proefperiode hetzelfde als gratis boekhouden?

Nee. Bij een gratis proefperiode betaal je meestal niets gedurende een beperkte periode. Daarna begint het betaalde abonnement.

Wanneer moet ik overstappen van gratis naar betaald?

Een logisch moment is wanneer je administratie groeit of wanneer je merkt dat je gratis oplossing je te veel handmatig werk kost.

Heb ik als starter een boekhoudprogramma nodig?

Niet automatisch. Als je administratie klein is, kun je mogelijk beginnen met een eenvoudige oplossing. Naarmate je onderneming groeit, kun je altijd overstappen naar uitgebreidere software.

Conclusie

Een gratis boekhoudprogramma voor zzp'ers kan een goede oplossing zijn, maar gratis is niet altijd nodig en ook niet altijd de goedkoopste keuze.

Heb je een eenvoudige administratie? Dan kun je mogelijk prima beginnen met een gratis factuurtool, spreadsheet of eenvoudige boekhoudoplossing.

Heb je veel facturen, kosten en transacties? Dan kan betaald boekhoudprogramma interessanter zijn omdat je meer automatisering en overzicht krijgt.

Kijk daarom niet alleen naar de prijs.

Kijk naar:

Wat heb ik nodig?

Hoeveel administratie heb ik?

Hoeveel wil ik zelf doen?

En hoeveel tijd bespaart software mij?

Wil je eerst bepalen welke oplossing bij jouw administratie past?

En als je daarna verschillende programma's wilt vergelijken:

Of heb je alleen een professionele factuur nodig?