Offerte sturen als zzp'er: zo doe je dat

Een klant vraagt je om een prijs voor een opdracht. Je maakt een offerte, maar hoe stuur je die vervolgens op een professionele manier?

Als zzp'er kun je een offerte bijvoorbeeld als PDF per e-mail versturen. Zorg ervoor dat duidelijk is wat je gaat leveren, wat het kost, hoelang de offerte geldig is en welke afspraken gelden.

In deze gids lees je hoe je een offerte maakt en verstuurt als zzp'er, wat je in de begeleidende e-mail zet en wat je doet nadat de klant akkoord gaat.

Hoe stuur je een offerte als zzp'er?

Een eenvoudige werkwijze is:

1. Bespreek de opdracht en wensen van de klant.
2. Maak een duidelijke offerte.
3. Controleer werkzaamheden, prijzen en btw.
4. Sla de offerte op als PDF.
5. Stuur de PDF naar de klant met een korte begeleidende e-mail.
6. Geef aan tot wanneer de offerte geldig is.
7. Bewaar de verstuurde offerte in je administratie.
8. Verwerk het akkoord en start daarna met de opdracht.

Een offerte per e-mail als PDF is voor veel zzp'ers een eenvoudige manier om afspraken schriftelijk vast te leggen.

Wat zet je in een offerte voor een zzp'er?

De exacte inhoud van een offerte bepaal je grotendeels zelf. Zorg in ieder geval dat de klant goed kan zien wat je aanbiedt en tegen welke voorwaarden.

Denk aan:

• je bedrijfsnaam en contactgegevens
• de gegevens van je klant
• offertenummer
• datum
• omschrijving van de opdracht
• werkzaamheden of producten
• eventuele uren of aantallen
• prijs per onderdeel
• subtotaal en totaal
• btw, als dat van toepassing is
• geldigheidsduur van de offerte
• leverings- en betalingsafspraken
• eventuele algemene voorwaarden

Bij een complexe opdracht is het vooral belangrijk om duidelijk te beschrijven wat wel en niet binnen de prijs valt.

Bekijk ook wat er op een offerte moet staan.

Offerte als PDF versturen

Een PDF is handig omdat de opmaak van je offerte op verschillende apparaten hetzelfde blijft.

Controleer voordat je de offerte verstuurt:

• klopt de naam van de klant?
• klopt het bedrag?
• zijn alle werkzaamheden opgenomen?
• zijn extra kosten duidelijk vermeld?
• klopt het btw-tarief?
• staat de geldigheidsduur erbij?
• zijn eventuele algemene voorwaarden toegevoegd of correct vermeld?

Geef de offerte een duidelijke bestandsnaam, bijvoorbeeld:

Offerte-OFF-2026-024-Bedrijf-X.pdf

Zo kunnen jij en je klant het document later gemakkelijk terugvinden.

Wat schrijf je in de e-mail bij een offerte?

Je hoeft geen lange e-mail te schrijven. Leg kort uit wat je meestuurt en wat de klant kan doen als hij akkoord is.

Bijvoorbeeld:

Beste Jan,

Zoals besproken stuur ik hierbij de offerte voor de werkzaamheden aan jullie website.

In de bijlage vind je de offerte met de werkzaamheden, planning en prijs.

De offerte is geldig tot 30 september 2026. Als je akkoord bent, kun je dit per e-mail bevestigen.

Met vriendelijke groet,
Matthijs

De offerte zelf bevat de inhoudelijke afspraken. Houd de begeleidende e-mail daarom meestal kort.

Hoe vraag je akkoord op een offerte?

Maak duidelijk hoe de klant akkoord kan geven.

Bijvoorbeeld:

“Als je akkoord gaat met deze offerte, kun je dit per e-mail bevestigen onder vermelding van het offertenummer.”

Bij grotere opdrachten kan een ondertekende offerte of een aparte overeenkomst handig zijn.

Bewaar het akkoord samen met de offerte. Zo heb je later een duidelijke administratie van wat er is afgesproken.

Een geaccepteerde offerte kan onderdeel zijn van de overeenkomst tussen jou en je klant. De precieze juridische situatie hangt af van de inhoud van het aanbod en de manier waarop de klant akkoord gaat.

Wat doe je nadat de klant akkoord is?

Na akkoord kun je de opdracht uitvoeren volgens de gemaakte afspraken.

Afhankelijk van de opdracht kun je:

• een startdatum bevestigen
• een opdrachtbevestiging sturen
• een aanbetaling of eerste termijn factureren
• de werkzaamheden uitvoeren
• tussentijds factureren
• na oplevering de eindfactuur sturen

Bij een eenvoudige opdracht kan een aparte opdrachtbevestiging niet nodig zijn. Bij grotere projecten kan het juist prettig zijn om de afspraken nog een keer overzichtelijk te bevestigen.

Offerte en factuur: wat is het verschil?

Een offerte is een voorstel voor een opdracht. Je beschrijft wat je gaat leveren en tegen welke prijs.

Een factuur gebruik je om een bedrag in rekening te brengen voor geleverde goederen of diensten.

Bijvoorbeeld:

1. Offerte
Je spreekt met een klant af dat je een website bouwt voor €3.000.

2. Akkoord
De klant accepteert je offerte.

3. Uitvoering
Je bouwt de website volgens de afgesproken werkzaamheden.

4. Factuur
Je brengt de afgesproken €3.000, eventueel in termijnen, in rekening.

Bekijk ook het verschil tussen een offerte en een factuur.

Offerte sturen met algemene voorwaarden

Gebruik je algemene voorwaarden? Vermeld dan in je offerte dat deze van toepassing zijn en zorg dat je klant ze kan bekijken voordat de overeenkomst wordt gesloten.

Bijvoorbeeld:

“Op deze offerte zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. Deze zijn als bijlage toegevoegd.”

Algemene voorwaarden moeten op de juiste manier aan de klant beschikbaar worden gesteld. Alleen ergens op je website vermelden dat je voorwaarden hebt, is niet altijd voldoende. KVK adviseert onder meer om de klant duidelijk te informeren en de voorwaarden beschikbaar te stellen voordat de overeenkomst wordt gesloten.

Hoe lang moet een offerte geldig zijn?

Dat bepaal je zelf. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor 14 of 30 dagen.

Bij opdrachten waarbij prijzen sterk kunnen veranderen, kan een kortere geldigheidsduur verstandig zijn. Vermeld altijd duidelijk tot welke datum de klant kan reageren.

Bijvoorbeeld:

Deze offerte is geldig tot en met 30 september 2026.

Een offerte kan ook onder voorwaarden worden uitgebracht, bijvoorbeeld wanneer materiaalprijzen of andere kosten sterk kunnen fluctueren.

Btw op een zzp-offerte

Bereken je als zzp'er btw? Vermeld dan duidelijk welke bedragen exclusief btw zijn, welk btw-tarief wordt toegepast en wat het totaal inclusief btw is.

Bijvoorbeeld:

Gebruik je de KOR, dan breng je geen btw in rekening. De Belastingdienst geeft aan dat deelnemers aan de KOR geen btw aan hun klanten berekenen.

Het juiste btw-tarief hangt af van de werkzaamheden en situatie. Controleer bij twijfel de actuele btw-regels.

Offerte maken in Word, Excel of online

Je kunt een offerte maken in Word of Excel, een template gebruiken of een online offerte maker gebruiken.

Word en Excel geven je veel vrijheid, maar je moet zelf letten op:

• berekeningen
• btw
• nummering
• opmaak
• versies
• het opslaan van verstuurde offertes

Een online offerte maker kan dit proces eenvoudiger maken doordat je vanuit een vaste structuur werkt.

Veelgemaakte fouten bij het sturen van een offerte

De offerte zonder begeleidende uitleg versturen

Stuur niet alleen een PDF zonder context. Een korte e-mail maakt duidelijk waarom je de offerte stuurt en wat de volgende stap is.

Niet duidelijk aangeven wat inbegrepen is

Een lage prijs kan aantrekkelijk lijken, maar als onduidelijk is wat binnen de opdracht valt, ontstaan later gemakkelijk discussies.

Geen geldigheidsduur vermelden

Zet duidelijk tot welke datum je prijsvoorstel geldig is.

Geen akkoord bewaren

Bewaar de offerte én het bericht waarin de klant akkoord gaat. Dat maakt je administratie overzichtelijker.

Offerte en factuur verwarren

Een offerte is een voorstel. Een factuur is bedoeld om een bedrag in rekening te brengen. Stuur dus niet zomaar een factuur wanneer de klant alleen om een offerte heeft gevraagd.

Algemene voorwaarden pas achteraf sturen

Gebruik je algemene voorwaarden, zorg dan dat de klant ze op tijd kan inzien.

Checklist voordat je een offerte verstuurt

Controleer deze punten voordat je op verzenden klikt:

• juiste klantgegevens
• duidelijk offertenummer
• datum
• duidelijke omschrijving van de opdracht
• alle belangrijke werkzaamheden opgenomen
• prijs en eventuele bijkomende kosten duidelijk
• btw correct vermeld
• geldigheidsduur
• leverings- en betalingsafspraken
• algemene voorwaarden, indien van toepassing
• offerte opgeslagen als PDF
• begeleidende e-mail toegevoegd

Voorbeeld van een zzp-offerte

Wil je eerst zien hoe een complete offerte eruitziet?

Bekijk ons ZZP offerte voorbeeld voor een ingevuld voorbeeld.

Wil je zelf een offerte maken? Bekijk dan ook het stappenplan voor een offerte maken.

Offerte sturen als zzp'er met FactuurBaas

Met FactuurBaas maak je online een professionele offerte. Vul je gegevens en de opdracht in, controleer de bedragen en download je offerte als PDF.

Je kunt direct beginnen zonder account.

Veelgestelde vragen

Hoe stuur ik een offerte als zzp'er?

Maak eerst een duidelijke offerte, controleer de gegevens en prijzen en verstuur het document bijvoorbeeld als PDF per e-mail. Vraag de klant om akkoord en bewaar de verstuurde offerte en het akkoord in je administratie.

Moet een zzp'er altijd een offerte sturen?

Nee. Een offerte is niet voor iedere opdracht verplicht. Bij grotere, complexere of duurdere opdrachten is het vaak verstandig om vooraf duidelijke afspraken over werkzaamheden en prijs vast te leggen.

Kan ik een offerte gewoon per e-mail sturen?

Ja. Een offerte kan bijvoorbeeld als PDF bij een e-mail worden meegestuurd. Zorg ervoor dat de offerte duidelijk is en dat je klant weet hoe hij akkoord kan gaan.

Moet een offerte ondertekend worden?

Niet iedere offerte hoeft per se met een handtekening te worden geaccepteerd. Een klant kan een aanbod ook op een andere manier accepteren. Bij belangrijke opdrachten kan schriftelijk akkoord wel handig zijn als bewijs van de gemaakte afspraken.

Hoe lang moet een offerte geldig zijn?

Dat bepaal je zelf. Een geldigheidsduur van bijvoorbeeld 14 of 30 dagen komt vaak voor, maar bij iedere opdracht kan een andere termijn passend zijn.

Wanneer stuur ik de factuur?

Meestal factureer je volgens de afspraken uit de offerte nadat de opdracht of een afgesproken deel daarvan is uitgevoerd. Bij grotere opdrachten kunnen ook aanbetalingen of termijnfacturen worden afgesproken.

Kan ik gratis een offerte maken als zzp'er?

Ja. Met de gratis offerte maker van FactuurBaas kun je een offerte maken en als PDF downloaden zonder account.

Maak direct je zzp-offerte

Maak duidelijke afspraken voordat je aan je opdracht begint. Maak je offerte, controleer de gegevens en stuur hem professioneel als PDF naar je klant.