Factuur naar het buitenland: welke btw moet je rekenen?

Een factuur naar een klant in het buitenland werkt niet altijd hetzelfde als een Nederlandse factuur. Of je btw moet rekenen, hangt onder andere af van waar je klant gevestigd is, of het een ondernemer of particulier is en of je goederen of diensten levert.

Bij een buitenlandse factuur kun je bijvoorbeeld te maken krijgen met:

• Nederlandse btw
• buitenlandse btw
• btw verlegd
• het 0%-tarief
• andere regels voor goederen en diensten

In deze gids lees je welke btw je op een factuur naar het buitenland zet en wat je op de factuur vermeldt.

Met de gratis BTW calculator van FactuurBaas kun je bedragen inclusief en exclusief btw berekenen.

Welke btw op een factuur naar het buitenland?

Er is geen algemene regel dat je bij een buitenlandse klant altijd 0% btw rekent. Kijk eerst naar:

1. Is je klant een ondernemer of particulier?
2. Zit de klant in Nederland, een ander EU-land of buiten de EU?
3. Lever je een dienst of een goed?
4. Waar is de levering of dienst voor de btw belast?

Voor veel zakelijke diensten aan ondernemers in een ander EU-land geldt bijvoorbeeld btw-verlegging. Bij bepaalde goederenleveringen binnen de EU kan juist het 0%-tarief gelden.

Factuur aan een bedrijf in de EU

Lever je als Nederlandse ondernemer een gewone dienst aan een ondernemer in een ander EU-land? Dan wordt de btw vaak naar de klant verlegd.

Bijvoorbeeld: je bent een Nederlandse freelance marketeer en levert marketingadvies aan een bedrijf in Duitsland.

Je vermeldt op de factuur "btw verlegd". Bij een dergelijke intracommunautaire dienst vermeld je ook het btw-identificatienummer van jou en je klant. Controleer het btw-nummer van je klant voordat je de factuur verstuurt.

De klant verwerkt de btw vervolgens volgens de regels in zijn eigen land.

Btw verlegd is niet hetzelfde als 0% btw

Op de factuur staat in deze situatie niet simpelweg dat je 0% btw rekent. Het gaat om btw-verlegging.

Dat onderscheid is belangrijk:

• Btw verlegd: de btw wordt door de afnemer aangegeven.
• 0% btw: je brengt btw in rekening tegen het 0%-tarief, maar het is wel een btw-belaste prestatie.
• Vrijgesteld: voor de prestatie geldt een btw-vrijstelling.

Lees ook: Wanneer gebruik je 0% btw?

Factuur naar een particulier in de EU

Verkoop je aan een particulier in een ander EU-land? Dan gelden andere regels dan bij een zakelijke klant.

Voor veel diensten aan particulieren is Nederlandse btw verschuldigd. Maar er bestaan uitzonderingen, bijvoorbeeld voor bepaalde digitale diensten en andere diensten waarvoor specifieke plaats-van-dienstregels gelden.

Bij bepaalde diensten kan daardoor btw van het land van de consument verschuldigd zijn.

Verkoop je bijvoorbeeld een digitale dienst aan een consument in Frankrijk, dan moet je dus niet automatisch 21% Nederlandse btw rekenen. Controleer eerst waar de dienst voor de btw belast is.

Factuur aan een bedrijf buiten de EU

Lever je een dienst aan een ondernemer buiten de EU, bijvoorbeeld een bedrijf in de Verenigde Staten? Dan is de dienst bij veel gewone B2B-diensten niet in Nederland belast.

Of dat daadwerkelijk zo is, hangt af van de soort dienst en de plaats waar de dienst volgens de btw-regels belast is.

Voor een gewone zakelijke dienst kan een factuur er bijvoorbeeld zo uitzien:

Let op: dit betekent niet automatisch dat je bij iedere buitenlandse klant buiten de EU geen btw hoeft te rekenen. Voor bijzondere diensten kunnen andere regels gelden.

Factuur naar het buitenland zonder btw

Een buitenlandse factuur zonder btw kan dus verschillende redenen hebben.

1. Btw verlegd

Bijvoorbeeld bij een gewone B2B-dienst aan een ondernemer in een ander EU-land.

Je rekent geen Nederlandse btw en vermeldt "btw verlegd".

2. Dienst is buiten Nederland belast

Bij bepaalde diensten aan klanten buiten de EU kan de dienst in het buitenland belast zijn.

3. 0%-tarief

Bij bepaalde internationale goederenleveringen en specifieke internationale diensten kan het 0%-tarief gelden. Voor een goederenlevering naar een ondernemer in een ander EU-land gelden bijvoorbeeld voorwaarden voordat je 0% mag toepassen.

4. Vrijstelling

Sommige prestaties zijn vrijgesteld van btw. Dat staat los van het feit dat de klant in het buitenland zit.

Daarom betekent "factuur zonder btw" niet automatisch "0% btw".

Goederen verkopen aan een klant in het buitenland

Voor goederen gelden andere regels dan voor diensten.

Goederen naar een ondernemer in een ander EU-land

Lever je goederen aan een ondernemer in een ander EU-land die aan de voorwaarden voldoet, dan kan het 0%-tarief van toepassing zijn.

Dit is dus iets anders dan de btw-verlegging die bij veel B2B-diensten wordt gebruikt.

Goederen exporteren buiten de EU

Bij export van goederen naar een land buiten de EU kan onder voorwaarden het 0%-tarief gelden.

Bewaar daarbij de administratie en bewijsstukken waarmee je de export kunt aantonen.

Wat moet er op een buitenlandse factuur staan?

Een buitenlandse factuur bevat in de basis dezelfde belangrijke factuurgegevens als een Nederlandse factuur:

• jouw bedrijfsnaam en adres
• gegevens van je klant
• factuurdatum
• factuurnummer
• omschrijving van de goederen of diensten
• bedrag
• btw-bedrag of de juiste btw-vermelding
• btw-identificatienummer wanneer dat in de situatie vereist is

Bij een B2B-dienst binnen de EU waarbij de btw wordt verlegd, vermeld je het btw-identificatienummer van jou en je klant en "btw verlegd".

Voorbeeld factuur naar Duitsland

Stel: je bent een Nederlandse zzp'er en levert €1.000 aan marketingadvies aan een Duits bedrijf met een geldig btw-identificatienummer.

Dan kan de factuur er bijvoorbeeld zo uitzien:

Marketingadvies: €1.000
Btw: €0
Totaal: €1.000

Btw verlegd

Het Duitse bedrijf verwerkt de verschuldigde btw volgens de regels in Duitsland.

Controleer vooraf het btw-identificatienummer van je klant.

Nederlandse of buitenlandse btw?

Een handige eerste indeling:

Dit is een vereenvoudigd overzicht. Bij internationale btw zijn er uitzonderingen en bijzondere regels per type dienst of levering.

Wil je zeker weten waar jouw dienst of levering belast is? Gebruik daarvoor het hulpmiddel van de Belastingdienst voor zakendoen met het buitenland.

Buitenlandse btw op je factuur

Als je buitenlandse btw moet rekenen, kun je niet zomaar het Nederlandse btw-tarief gebruiken.

Je moet dan onder andere kijken naar:

• het land waar de btw verschuldigd is
• het toepasselijke btw-tarief
• de factuureisen van dat land
• hoe en waar je de btw moet aangeven

Bij bepaalde diensten aan EU-particulieren kan bijvoorbeeld btw van het land van de klant verschuldigd zijn. Voor dergelijke situaties kan het Europese eenloketsysteem (OSS) relevant zijn.

Buitenlandse factuur en je btw-aangifte

Een factuur naar het buitenland kan ook gevolgen hebben voor je Nederlandse btw-aangifte.

Bij intracommunautaire diensten aan ondernemers in andere EU-landen moet je de dienst bijvoorbeeld in je btw-aangifte verwerken en kan een Opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP) nodig zijn.

Daarom is alleen "€0 btw op de factuur" niet voldoende. De omzet moet ook op de juiste manier in je administratie en aangifte worden verwerkt.

Veelgemaakte fouten bij een buitenlandse factuur

Automatisch 0% btw gebruiken

Een buitenlandse klant betekent niet automatisch dat je 0% btw mag rekenen.

Btw verlegd en 0% door elkaar halen

Btw verlegd en het 0%-tarief zijn verschillende btw-regelingen.

Geen btw-nummer controleren

Bij een zakelijke EU-klant is het belangrijk om het btw-identificatienummer te controleren.

Een buitenlandse particulier hetzelfde behandelen als een bedrijf

Voor particulieren gelden vaak andere regels dan voor ondernemers.

Alleen naar het land van de klant kijken

Ook het soort dienst of levering is bepalend. Een adviesdienst, onroerende zaak, evenement, cateringdienst en goederenlevering kunnen verschillende btw-regels hebben.

Buitenlandse klant factureren met FactuurBaas

Met FactuurBaas maak je snel een professionele factuur met:

• duidelijke factuurgegevens
• bedragen exclusief en inclusief btw
• btw-regels
• een professionele PDF-layout
• de benodigde klantgegevens

Je kunt de factuur vervolgens als PDF downloaden en zelf naar je klant versturen.

Veelgestelde vragen

Moet ik btw rekenen aan een buitenlandse klant?

Niet altijd. Het hangt onder andere af van het land van de klant, of de klant ondernemer of particulier is en of je goederen of diensten levert.

Kan ik een factuur zonder btw naar het buitenland sturen?

Dat kan in bepaalde situaties. Bijvoorbeeld bij een B2B-dienst waarbij de btw wordt verlegd of bij een prestatie waarvoor het 0%-tarief geldt. Een factuur zonder btw betekent dus niet automatisch dat je 0% btw toepast.

Kan ik een factuur zonder btw naar een bedrijf in Duitsland sturen?

Bij een gewone B2B-dienst aan een Duits bedrijf kan de btw vaak worden verlegd. Je vermeldt dan "btw verlegd" en de btw-identificatienummers van jou en je klant.

Moet ik btw rekenen aan een buitenlandse particulier?

Dat hangt af van de soort dienst of levering. Bij veel diensten aan particulieren in de EU is Nederlandse btw verschuldigd, maar er zijn uitzonderingen.

Wat betekent btw verlegd bij een buitenlandse factuur?

Bij btw-verlegging berekent de leverancier geen btw op de factuur. De btw wordt door de klant aangegeven en betaald volgens de regels die op de transactie van toepassing zijn.

Is btw verlegd hetzelfde als 0% btw?

Nee. Bij btw verlegd wordt de btw-heffing naar de afnemer verschoven. Het 0%-tarief is een afzonderlijk btw-tarief.

Hoe bereken ik btw voor een buitenlandse klant?

Begin niet alleen met het btw-tarief. Bepaal eerst waar de levering of dienst voor de btw belast is. Daarna bepaal je of Nederlandse btw, buitenlandse btw, 0% of btw-verlegging van toepassing is.