Buitenlandse klanten factureren: btw-regels en voorbeelden

Wil je als zzp'er een factuur sturen naar een buitenlandse klant? Dan krijg je mogelijk te maken met andere btw-regels dan bij een Nederlandse klant.

Of je btw moet rekenen, hangt vooral af van drie vragen: is je klant gevestigd binnen of buiten de EU, is het een ondernemer of particulier, en lever je goederen of diensten?

Bij sommige buitenlandse facturen verleg je de btw. Bij andere geldt het 0%-tarief, Nederlandse btw of juist buitenlandse btw.

In deze gids leggen we de belangrijkste regels uit, met voorbeelden voor buitenlandse klanten binnen en buiten de EU.

Wil je direct een factuur maken? Met FactuurBaas kun je gratis een factuur opstellen en als PDF downloaden, zonder account.

Factuur naar het buitenland: wanneer reken je btw?

Een factuur naar een buitenlandse klant is niet automatisch een factuur zonder btw.

De juiste btw-behandeling hangt af van je situatie.

Dit zijn hoofdregels, geen automatische uitkomsten. Voor bepaalde diensten, leveringen en bijzondere situaties gelden uitzonderingen.

1. Factuur naar een ondernemer binnen de EU

Werk je bijvoorbeeld als freelance marketeer, consultant of webdesigner voor een onderneming in België, Duitsland of Frankrijk?

Bij veel zakelijke diensten geldt dat de dienst belast is in het land waar je klant is gevestigd.

De btw wordt dan meestal verlegd naar de buitenlandse ondernemer.

Wat zet je op de factuur?

Bij een dienst waarop de EU-verleggingsregeling van toepassing is:

• Je brengt geen Nederlandse btw in rekening.
• Je vermeldt je eigen btw-identificatienummer.
• Je vermeldt het geldige btw-identificatienummer van je klant.
• Je zet de tekst 'btw verlegd' op de factuur.
• Je verwerkt de dienst in je btw-aangifte en doorgaans in je opgaaf ICP.

Controleer vooraf het btw-identificatienummer van je klant via het Europese VIES-systeem.

Voorbeeld factuur naar België

Je levert marketingdiensten aan een Belgische onderneming voor €1.000.

Dit voorbeeld laat de btw-behandeling zien. Op een daadwerkelijke factuur moeten ook de overige verplichte gegevens staan.

Let op: bij bepaalde diensten, zoals werkzaamheden aan onroerend goed of toegang tot evenementen, kunnen andere regels gelden.

2. Factuur naar een particulier binnen de EU

Factureer je aan een particulier in Duitsland, België of een ander EU-land?

Dan gelden niet automatisch dezelfde regels als voor zakelijke klanten.

Bij veel algemene diensten aan particulieren is Nederlandse btw van toepassing, maar er bestaan belangrijke uitzonderingen.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Digitale diensten.
• Diensten die verband houden met onroerend goed.
• Bepaalde evenementen en activiteiten.
• Personenvervoer.
• Restaurant- en cateringdiensten.

Bij sommige diensten moet je btw berekenen in het land van de klant of de plaats waar de dienst wordt verricht.

Voorbeeld

Een Nederlandse consultant levert een algemene adviesdienst aan een particulier in België.

Als de algemene hoofdregel voor diensten aan particulieren van toepassing is, berekent de consultant Nederlandse btw.

Een Nederlandse ondernemer die een andere soort dienst levert, kan juist met Belgische btw-regels te maken krijgen.

Conclusie: controleer bij particuliere klanten altijd eerst waar de dienst voor de btw belast is.

3. Factuur naar een ondernemer buiten de EU

Lever je diensten aan een zakelijke klant in bijvoorbeeld de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk of Zwitserland?

Bij veel algemene zakelijke diensten ligt de plaats van dienst in het land waar de afnemer is gevestigd.

Daardoor is de dienst doorgaans niet belast met Nederlandse btw.

Voorbeeld factuur naar Amerika

Je maakt een website voor een Amerikaanse onderneming.

Bij een algemene B2B-dienst die buiten de EU belast is, kun je bijvoorbeeld vermelden:

Dienst belast buiten Nederland volgens de toepasselijke plaats-van-dienstregels.

Dit is geen algemene verplichte standaardtekst voor iedere buitenlandse factuur.

Het betekent ook niet dat je automatisch 0% btw toepast. De prestatie kan buiten de Nederlandse btw-heffing vallen.

Voor bijzondere diensten kunnen afwijkende regels gelden.

4. Factuur naar een particulier buiten de EU

Ook bij particuliere klanten buiten de EU hangt de btw af van het soort dienst.

Sommige diensten vallen onder de Nederlandse btw-regels, terwijl andere diensten buiten Nederland belast kunnen zijn.

Bijvoorbeeld bepaalde adviesdiensten aan particuliere klanten buiten de EU kunnen onder specifieke uitzonderingen vallen.

Daarom kun je niet stellen dat iedere factuur aan een klant in Amerika of Zwitserland automatisch zonder btw is.

Controleer eerst de toepasselijke plaats-van-dienstregels.

5. Goederen leveren aan een ondernemer binnen de EU

Verkoop je fysieke producten aan een onderneming in een ander EU-land en worden die goederen daadwerkelijk naar dat land vervoerd?

Dan kun je onder voorwaarden het 0%-tarief toepassen.

Dit heet een intracommunautaire levering.

Belangrijke voorwaarden zijn onder andere:

• De goederen worden naar een ander EU-land vervoerd.
• De afnemer voldoet aan de voorwaarden voor een intracommunautaire verwerving.
• Je beschikt over een geldig btw-identificatienummer van de afnemer.
• Je kunt aantonen dat de goederen naar het andere EU-land zijn vervoerd.
• Je voldoet aan de aangifte- en opgaafverplichtingen.

Voorbeeld

Je verkoopt goederen voor €1.500 aan een Duitse onderneming.

Op de factuur vermeld je de gegevens die bij een intracommunautaire levering vereist zijn, waaronder het btw-identificatienummer van de klant en een passende wettelijke verwijzing naar het 0%-tarief.

Dit verschilt van de verleggingsregeling voor veel zakelijke diensten binnen de EU.

6. Goederen verkopen aan buitenlandse particulieren

Verkoop je producten aan particulieren in andere EU-landen, bijvoorbeeld via een webshop?

Dan kun je te maken krijgen met de regels voor afstandsverkopen.

Afhankelijk van je situatie en omzet kan Nederlandse btw of de btw van het land van de klant gelden.

Voor bepaalde grensoverschrijdende verkopen bestaat een gezamenlijke EU-omzetdrempel van €10.000 per kalenderjaar. Hieraan zijn voorwaarden verbonden.

Wanneer buitenlandse btw verschuldigd is, kun je die in veel gevallen via het éénloketsysteem (OSS) aangeven.

Bij goederen die je exporteert naar landen buiten de EU, kan onder voorwaarden het 0%-tarief gelden. Je moet dan onder andere kunnen aantonen dat de goederen de EU hebben verlaten.

Btw verlegd buitenland: wat betekent het?

Bij btw-verlegging bereken je als leverancier niet zelf de btw aan je klant.

De afnemer verwerkt de btw volgens de regels die op de transactie van toepassing zijn.

Dit komt bijvoorbeeld veel voor bij algemene zakelijke diensten tussen ondernemers in verschillende EU-landen.

Welke tekst zet je op de factuur?

Bij een toepasselijke verleggingsregeling vermeld je:

Btw verlegd

Of, op een Engelstalige factuur:

Reverse charge

Daarnaast vermeld je de btw-identificatienummers en andere vereiste factuurgegevens.

Is btw verlegd hetzelfde als 0% btw?

Nee.

Btw verlegd betekent dat de btw-heffing bij de afnemer ligt.

0% btw betekent dat de levering onder een wettelijk nultarief valt.

Ook een prestatie die buiten de Nederlandse btw-heffing valt, is niet automatisch een levering tegen 0% btw.

Die verschillen zijn belangrijk voor je factuur en btw-aangifte.

Lees meer over btw op facturen.

Factuur buitenland voorbeeld: drie situaties

Hieronder zie je de belangrijkste verschillen.

Het te betalen bedrag is in deze voorbeelden gelijk, maar de fiscale behandeling verschilt.

Daarom is het belangrijk dat je niet voor iedere buitenlandse klant automatisch dezelfde btw-instelling gebruikt.

Wat moet er op een buitenlandse factuur staan?

Een factuur naar het buitenland bevat veel van dezelfde gegevens als een Nederlandse factuur.

Denk aan:

• Je bedrijfsnaam en adres.
• De naam en het adres van je klant.
• Je btw-identificatienummer, indien vereist.
• Het btw-identificatienummer van de klant, indien vereist.
• Een uniek factuurnummer.
• De factuurdatum.
• De datum van levering of dienstverlening.
• Een duidelijke omschrijving.
• De bedragen en toepasselijke btw-behandeling.
• Bijzondere verplichte vermeldingen, zoals 'btw verlegd'.

Bij grensoverschrijdende transacties kunnen aanvullende factuurregels gelden.

Factureren in dollars, ponden of andere valuta

Je mag een buitenlandse klant in een andere valuta factureren.

Bijvoorbeeld:

• Amerikaanse dollars (USD).
• Britse ponden (GBP).
• Zwitserse franken (CHF).
• Tsjechische kronen (CZK).

Spreek vooraf duidelijk af in welke valuta je klant moet betalen.

Voorbeeld factuur in dollars

Voor je administratie en eventuele btw-aangifte kan het nodig zijn bedragen om te rekenen naar euro's.

Welke wisselkoers en peildatum je gebruikt, hangt af van de toepasselijke regels. De factuurdatum is niet in alle gevallen automatisch de juiste peildatum.

Bewaar daarom de gebruikte koers en de bijbehorende berekening.

Buitenlandse factuur en de opgaaf ICP

Lever je goederen of diensten aan ondernemers in andere EU-landen?

Dan kun je verplicht zijn om naast je btw-aangifte een opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP) in te dienen.

Daarin rapporteer je bepaalde leveringen en diensten aan ondernemers in andere EU-landen.

Dit geldt bijvoorbeeld voor veel intracommunautaire leveringen en diensten waarvoor de btw naar de buitenlandse afnemer is verlegd.

Niet iedere buitenlandse factuur hoort in de opgaaf ICP.

Diensten aan klanten buiten de EU vallen daar bijvoorbeeld niet onder.

Controleer daarom welke transacties je moet opnemen.

Veelgemaakte fouten bij buitenlandse facturen

1. Iedere buitenlandse factuur op 0% btw zetten

Niet iedere buitenlandse transactie valt onder het 0%-tarief.

2. Btw-verlegging verwarren met het nultarief

Dit zijn verschillende btw-behandelingen.

3. Het btw-identificatienummer niet controleren

Controleer bij zakelijke klanten binnen de EU het btw-identificatienummer en bewaar bewijs van de controle.

4. Geen onderscheid maken tussen goederen en diensten

Voor goederen en diensten gelden verschillende hoofdregels.

5. Geen onderscheid maken tussen bedrijven en particulieren

Voor particuliere klanten kunnen heel andere regels gelden.

6. De opgaaf ICP vergeten

Bepaalde EU-transacties moet je afzonderlijk rapporteren.

7. Een verkeerde wisselkoers gebruiken

Controleer welke omrekeningsregels voor jouw administratie en aangifte gelden.

Gratis factuur naar het buitenland maken

Wil je een factuur opstellen voor een buitenlandse klant?

Met FactuurBaas kun je gratis een factuur maken en als PDF downloaden.

Je kunt onder andere:

• Je eigen bedrijfsgegevens invullen.
• De gegevens van je buitenlandse klant toevoegen.
• Producten of diensten omschrijven.
• Bedragen en btw-percentages invoeren.
• Een factuur als PDF downloaden.

Controleer zelf welke btw-regels voor jouw buitenlandse transactie gelden en zorg dat eventuele verplichte bijzondere vermeldingen correct op de factuur staan.

Veelgestelde vragen over buitenlandse klanten factureren

Moet ik btw rekenen aan een buitenlandse klant?

Dat hangt af van het land van de klant, of het een ondernemer of particulier is, en of je goederen of diensten levert. Soms reken je Nederlandse btw, soms buitenlandse btw, soms geldt 0% of wordt de btw verlegd.

Mag ik een factuur zonder btw naar het buitenland sturen?

Ja, als de btw-regels voor jouw transactie dat toestaan. Een buitenlandse klant is op zichzelf geen voldoende reden om zonder btw te factureren.

Wanneer moet ik btw verleggen naar een buitenlandse klant?

Bij veel algemene zakelijke diensten aan ondernemers in andere EU-landen wordt de btw verlegd naar de afnemer. Er bestaan uitzonderingen.

Welke tekst gebruik ik bij btw verlegd buitenland?

Gebruik 'btw verlegd' of 'reverse charge' wanneer de verleggingsregeling daadwerkelijk van toepassing is.

Moet ik btw rekenen aan een klant in Amerika?

Bij veel algemene diensten aan Amerikaanse ondernemingen is geen Nederlandse btw verschuldigd. Voor goederen, particuliere klanten en bijzondere diensten kunnen andere regels gelden.

Moet ik btw rekenen aan een klant in België?

Dat hangt af van de situatie. Bij veel zakelijke diensten aan Belgische ondernemers wordt de btw verlegd. Bij leveringen aan particulieren of specifieke soorten diensten kan een andere behandeling gelden.

Mag ik factureren in dollars?

Ja. Je kunt een prijs in dollars afspreken en een factuur in dollars opstellen. Houd rekening met de toepasselijke omrekeningsregels voor je administratie en belastingaangifte.

Wat is een opgaaf ICP?

Een opgaaf ICP is een periodieke opgave van bepaalde goederenleveringen en diensten aan ondernemers in andere EU-landen.

Kan ik gratis een buitenlandse factuur maken?

Ja. Met FactuurBaas kun je gratis een factuur opstellen en downloaden als PDF. Je moet zelf de juiste btw-behandeling en eventuele bijzondere factuurvermeldingen controleren.

Factuur naar het buitenland maken

Een buitenlandse factuur maken hoeft niet ingewikkeld te zijn, zolang je vooraf bepaalt welke btw-regels gelden.

Controleer waar je klant is gevestigd, of het een ondernemer of particulier is en welke goederen of diensten je levert.

Daarna kun je de juiste factuurgegevens en btw-behandeling verwerken.

Met FactuurBaas maak je gratis een factuur, zonder account of abonnement.