Btw op factuur als zzp'er: zo werkt het

Hoe zet je btw op een factuur? Als zzp'er moet je weten welk btw-tarief van toepassing is, hoe je de btw berekent en wanneer je juist geen btw in rekening brengt.

Voor de meeste ondernemers is dit eenvoudig: je vermeldt het bedrag exclusief btw, berekent de btw en toont het totaal inclusief btw. Maar bij de kleineondernemersregeling (KOR), btw-vrijgestelde diensten en buitenlandse klanten gelden andere regels.

In deze gids lees je hoe je een correcte btw-factuur maakt, met voorbeelden voor 21%, 9%, verschillende btw-tarieven en facturen zonder btw.

Direct een btw-factuur maken? Met FactuurBaas kun je gratis een factuur maken, de btw laten berekenen en de factuur als PDF downloaden. Een account is niet nodig.

Hoe werkt btw op een factuur?

Btw staat voor belasting over de toegevoegde waarde. Als je btw-belaste producten of diensten levert, bereken je doorgaans btw over het bedrag dat je aan je klant in rekening brengt.

Op een normale btw-factuur zie je daarom drie bedragen:

• Subtotaal exclusief btw: de prijs van je producten of diensten zonder btw.
• Btw-bedrag: de berekende belasting op basis van het toepasselijke tarief.
• Totaal inclusief btw: het bedrag dat je klant uiteindelijk betaalt.

Voorbeeld factuur met 21% btw

Je hebt als zzp'er werkzaamheden uitgevoerd voor €500 exclusief btw.

De berekening is:

€500 × 21% = €105 btw.

€500 + €105 = €605 inclusief btw.

Dit is de basis van een factuur met btw.

Wat moet er op een btw-factuur staan?

Een btw-factuur moet voldoen aan de factuureisen van de Belastingdienst.

Voor een reguliere factuur vermeld je onder andere:

1. Je volledige bedrijfsnaam en adres.
2. De naam en het adres van je klant.
3. Je btw-identificatienummer.
4. Je KvK-nummer, als je bij de KvK bent ingeschreven.
5. Een uniek, opeenvolgend factuurnummer.
6. De factuurdatum.
7. De datum waarop je de goederen of diensten hebt geleverd.
8. Een duidelijke omschrijving en omvang van de levering.
9. De bedragen exclusief btw.
10. De toepasselijke btw-tarieven en btw-bedragen.

Bij bijzondere situaties, zoals btw-verlegging of internationale leveringen, kunnen aanvullende vermeldingen verplicht zijn.

Voor bepaalde kleine facturen en vrijgestelde prestaties gelden afwijkende regels.

Bekijk ook het volledige stappenplan voor een zzp-factuur.

Welk btw-tarief gebruik je als zzp'er?

In Nederland zijn er drie btw-tarieven: 21%, 9% en 0%.

Daarnaast zijn bepaalde goederen en diensten vrijgesteld van btw.

Welk tarief van toepassing is, hangt af van wat je levert, niet van het feit dat je zzp'er bent.

Meer over tarieven lees je in welke btw je als zzp'er moet rekenen en het verschil tussen 9% en 21% btw.

Wat is het subtotaal en de btw-grondslag?

Het subtotaal op een factuur is meestal het bedrag exclusief btw: de prijs van je werk of producten voordat de btw is opgeteld.

Dat bedrag is ook de btw-grondslag: het bedrag waarover je de btw berekent.

Op een gewone factuur zie je dus:

• een factuur exclusief btw (subtotaal / grondslag);
• het btw-bedrag;
• het totaal inclusief btw.

Met de btw-calculator kun je een bedrag exclusief of inclusief btw omrekenen.

Voorbeeld factuur met 9% btw

Stel dat het verlaagde tarief van 9% van toepassing is op een levering van €200 exclusief btw.

€200 × 9% = €18 btw. Het totaal inclusief btw is €218.

Gebruik 9% alleen wanneer dat tarief voor jouw levering daadwerkelijk geldt.

Voorbeeld factuur met verschillende btw-tarieven

Lever je op één factuur goederen of diensten met verschillende tarieven? Vermeld dan per regel het tarief en het btw-bedrag.

Tel de btw-bedragen per tarief bij elkaar op. Vermeld niet één gemiddeld tarief over het hele factuurbedrag.

Factuur zonder btw: KOR, vrijstelling, 0% of verlegd

Geen btw op de factuur kan verschillende oorzaken hebben. Die oorzaken mag je niet door elkaar halen.

• KOR: je neemt deel aan de kleineondernemersregeling en brengt geen btw in rekening.
• Vrijstelling: je verricht een btw-vrijgestelde prestatie.
• 0% btw: er geldt een nultarief. Dat is een btw-tarief, geen vrijstelling.
• Btw verlegd: de btwplicht ligt bij de afnemer. Dat is iets anders dan 0% btw.

Zet daarom niet automatisch 0% btw op een factuur wanneer de KOR, een vrijstelling of btw-verlegging van toepassing is.

Voorbeeld: factuur bij de KOR

Als je de KOR toepast, breng je doorgaans geen btw in rekening. Het totaal is gelijk aan het bedrag van je werkzaamheden.

Vermeld op de factuur dat de KOR van toepassing is. Gebruik niet het tarief 0% als vervanging.

Bekijk ook het voorbeeld van een factuur zonder btw of doe de KOR-check.

Voorbeeld: factuur met btw verlegd

Bij btw-verlegging breng je zelf geen Nederlandse btw in rekening. De afnemer geeft de btw aan in zijn eigen aangifte, als de regels dat vereisen.

Op de factuur hoort doorgaans de vermelding "Btw verlegd" of "Reverse charge", plus het btw-identificatienummer van de afnemer wanneer dat vereist is.

Dat is niet hetzelfde als 0% btw. 0% is een tarief; verlegging is een andere btw-behandeling.

Wanneer 0% wél het juiste tarief is, lees je dat in wanneer je 0% btw gebruikt.

Factureren aan een btw-vrijgestelde klant

Als je klant zelf btw-vrijgesteld is, betekent dat niet automatisch dat jij zonder btw mag factureren.

Of je btw in rekening brengt, hangt af van de aard van jouw levering of dienst en de btw-regels die daarvoor gelden. De btw-status van de klant is daarvoor niet genoeg.

Lever je een btw-belaste dienst aan een vrijgestelde organisatie, dan reken je in beginsel gewoon het toepasselijke tarief.

Btw op facturen naar het buitenland

Niet iedere levering aan een klant in een ander EU-land valt onder 0% btw of btw-verlegging.

Het maakt uit of je goederen of diensten levert, of de klant ondernemer of particulier is, en waar de prestatie voor de btw plaatsvindt.

Voor een EU-ondernemer kan btw-verlegging gelden. Voor een particuliere afnemer of bepaalde goederen kunnen andere regels van toepassing zijn. Buiten de EU gelden opnieuw andere voorwaarden.

Controleer daarom de situatie voordat je 0% of "btw verlegd" op de factuur zet.

Een uitgebreidere uitleg staat in buitenlandse klanten factureren.

Zo maak je een btw-factuur

1. Bepaal welk btw-tarief of welke bijzondere regeling voor de levering geldt.
2. Vul je bedrijfs- en klantgegevens in.
3. Zet per regel het bedrag exclusief btw.
4. Laat de btw per tarief berekenen, of vermeld KOR, vrijstelling of verlegging.
5. Controleer subtotaal, btw en totaal.
6. Download de factuur als PDF.

Met FactuurBaas kies je het tarief per regel. De tool berekent de btw op basis van je invoer. Controleer zelf of het gekozen tarief klopt.

Veelgestelde vragen over btw op factuur

Hoe zet ik btw op een factuur?

Vermeld het subtotaal exclusief btw, het toepasselijke btw-tarief, het btw-bedrag en het totaal inclusief btw. Bij KOR, vrijstelling of btw-verlegging vermeld je de juiste reden in plaats van een gewoon btw-bedrag.

Wat is het subtotaal op een factuur?

Het subtotaal is meestal het bedrag exclusief btw: de prijs van je producten of diensten voordat de btw is opgeteld. Dat bedrag is ook de btw-grondslag.

Wat is de btw-grondslag?

De btw-grondslag is het bedrag waarover je btw berekent. Op een gewone factuur is dat het bedrag exclusief btw.

Wat is het verschil tussen exclusief en inclusief btw?

Exclusief btw is het bedrag zonder btw. Inclusief btw is het bedrag plus de btw: het totaal dat de klant betaalt.

Is 0% btw hetzelfde als btw verlegd?

Nee. 0% btw is een btw-tarief. Btw-verlegging betekent dat de btwplicht bij de afnemer ligt. Op de factuur horen andere vermeldingen, zoals "Btw verlegd" of "Reverse charge".

Moet ik zonder btw factureren als mijn klant btw-vrijgesteld is?

Nee, niet automatisch. Of je btw in rekening brengt, hangt af van jouw levering en de toepasselijke btw-regels, niet alleen van de btw-status van je klant.

Kan ik meerdere btw-tarieven op één factuur zetten?

Ja. Als je goederen of diensten met verschillende tarieven levert, vermeld je per regel het bedrag exclusief btw, het tarief en het btw-bedrag.

Wanneer factureer ik zonder btw?

Bijvoorbeeld als je de KOR toepast, een btw-vrijgestelde prestatie verricht, of als btw-verlegging of een nultarief van toepassing is. Die situaties zijn niet hetzelfde en horen een passende vermelding op de factuur.

Maak een correcte btw-factuur

Voor de meeste zzp'ers is een btw-factuur: bedrag exclusief btw, het juiste tarief, het btw-bedrag en het totaal inclusief btw.

Bij KOR, vrijstelling, 0% of verlegging is de vermelding op de factuur minstens zo belangrijk als de berekening zelf.

Met FactuurBaas maak je gratis een factuur, laat je de btw berekenen en download je direct een PDF.