Facturen laten verwerken door een boekhouder: kosten en mogelijkheden

Ben je als zzp'er steeds meer tijd kwijt aan het verwerken van facturen? Dan kan het interessant zijn om deze werkzaamheden aan een boekhouder uit te besteden.

Een boekhouder kan je helpen met het verwerken van inkoopfacturen, het controleren van verkoopfacturen, het bijhouden van betalingen en het voorbereiden van je btw-aangifte.

Je hoeft daarvoor niet altijd je volledige administratie uit handen te geven. Je kunt ook alleen de werkzaamheden uitbesteden waar je zelf te weinig tijd voor hebt.

Maar wat kost het om facturen te laten verwerken? Welke werkzaamheden kan een boekhouder overnemen? En wanneer is uitbesteden voordeliger dan zelf boekhouden?

In dit artikel leggen we de mogelijkheden uit. Of zelf verwerken nog past, lees je in hoeveel facturen kun je zelf verwerken?

Facturen laten verwerken door een boekhouder

Wil je minder tijd besteden aan je administratie?

Via FactuurBaas kun je gratis en vrijblijvend een aanvraag doen voor boekhoudkundige ondersteuning.

Een boekhouder kan je bijvoorbeeld helpen met:

• Inkoopfacturen verwerken.
• Verkoopfacturen controleren.
• Zakelijke kosten registreren.
• Btw-administratie bijhouden.
• Betalingen controleren.
• Je boekhouding periodiek bijwerken.

Een aanvraag is gratis en vrijblijvend.

Wat betekent facturen laten verwerken?

Wanneer je facturen laat verwerken, neemt een boekhouder een deel van de administratieve werkzaamheden van je over.

Je levert bijvoorbeeld je verkoopfacturen, inkoopfacturen en relevante betalingsgegevens aan.

De boekhouder verwerkt deze vervolgens in de administratie volgens de gemaakte afspraken.

Dat kan onder andere betekenen dat:

1. Factuurgegevens worden gecontroleerd.
2. Inkomsten en uitgaven worden geregistreerd.
3. De juiste boekhoudkundige categorieën worden gebruikt.
4. Btw-bedragen worden gecontroleerd.
5. Betalingen aan openstaande facturen worden gekoppeld.
6. De administratie wordt voorbereid op aangiften en rapportages.

Welke werkzaamheden precies inbegrepen zijn, verschilt per boekhouder en overeenkomst.

Sommige boekhouders verzorgen alleen de verwerking van documenten. Andere bieden een uitgebreider pakket inclusief btw-aangiften, jaarafsluiting en fiscale ondersteuning.

Welke facturen kan een boekhouder verwerken?

Een boekhouder kan zowel inkoopfacturen als verkoopfacturen verwerken.

Inkoopfacturen laten verwerken

Inkoopfacturen zijn facturen die je ontvangt van leveranciers.

Denk aan:

• Softwareabonnementen.
• Materialen voor opdrachten.
• Zakelijke apparatuur.
• Kantoorbenodigdheden.
• Diensten van andere ondernemers.
• Zakelijke vervoerskosten.

Een boekhouder kan beoordelen hoe deze uitgaven administratief verwerkt moeten worden.

Ook kan een boekhouder helpen controleren of de btw op een inkoopfactuur aftrekbaar is.

Niet iedere zakelijke uitgave is direct volledig aftrekbaar. Bij investeringen, privégebruik en bepaalde kosten gelden bijzondere regels.

Verkoopfacturen laten verwerken

Verkoopfacturen zijn facturen die je naar klanten verstuurt.

Een boekhouder kan deze opnemen in je administratie en controleren of de omzet en btw correct zijn verwerkt.

Afhankelijk van de dienstverlening kan de boekhouder ook helpen met het controleren van openstaande facturen en ontvangen betalingen.

Je kunt je verkoopfacturen gewoon zelf blijven maken.

Met FactuurBaas kun je gratis facturen maken en je facturen overzichtelijk bijhouden.

Lees ook: Inkoopfacturen en verkoopfacturen: wat is het verschil?

Wat kost facturen laten verwerken door een boekhouder?

De kosten hangen af van het aantal facturen, de complexiteit van je administratie en de werkzaamheden die je uitbesteedt.

Een boekhouder kan bijvoorbeeld werken met:

• Een vast maandbedrag.
• Een uurtarief.
• Een prijs per verwerkte factuur of boeking.
• Een totaalpakket voor de administratie.

Indicatieve kosten voor zzp'ers

Dit zijn indicatieve rekenbedragen, geen actuele offertes of gegarandeerde marktprijzen. Werkelijke tarieven kunnen lager of hoger uitvallen.

Ook is het belangrijk om te controleren of bedragen inclusief of exclusief btw zijn en welke werkzaamheden inbegrepen zijn.

Waar hangt de prijs van af?

De prijs wordt onder andere beïnvloed door:

Aantal facturen

Hoe meer facturen er verwerkt moeten worden, hoe groter de hoeveelheid administratief werk kan zijn.

Complexiteit

Een eenvoudige binnenlandse factuur is doorgaans sneller te verwerken dan een transactie met buitenlandse btw of een bijzondere fiscale behandeling.

Kwaliteit van de administratie

Wanneer je facturen overzichtelijk aanlevert, kan dat de verwerking eenvoudiger maken.

Automatisering

Boekhoudsoftware kan gegevens automatisch herkennen en boekingsvoorstellen maken.

Aanvullende werkzaamheden

Btw-aangiften, inkomstenbelasting, jaarafsluitingen en financieel advies kunnen apart in rekening worden gebracht.

Wat kost het verwerken van 25, 50 of 100 facturen?

Het aantal facturen is een belangrijke factor, maar niet de enige.

Onderstaande voorbeelden laten zien hoe de administratieve belasting kan verschillen.

Dit zijn praktische voorbeelden, geen vaste grenzen.

Een ondernemer met honderd eenvoudige verkoopfacturen kan minder verwerkingstijd nodig hebben dan iemand met twintig ingewikkelde inkoopfacturen.

Vraag daarom een prijs op basis van je daadwerkelijke administratie, niet alleen het aantal documenten.

Is een boekhouder goedkoper dan zelf facturen verwerken?

Dat hangt af van hoeveel tijd je zelf aan de administratie besteedt.

Stel dat je iedere maand 60 facturen verwerkt.

Je bent gemiddeld vijf minuten per factuur kwijt.

Dat betekent:

60 facturen × 5 minuten = 300 minuten.

Je besteedt dus ongeveer vijf uur per maand aan het verwerken van facturen.

Wanneer je jouw tijd waardeert op €60 per uur, vertegenwoordigt dat een berekende tijdswaarde van €300.

Stel dat een boekhouder voor de afgesproken werkzaamheden €125 per maand rekent en je zelf nog één uur nodig hebt voor aanlevering en controle.

In dit fictieve voorbeeld bedraagt het verschil €115 per maand.

Wil je dit met je eigen aantallen doorrekenen? Gebruik de boekhouding uitbesteden calculator.

Maar let op: vrijgekomen tijd levert niet automatisch extra omzet op. Ook moeten de werkzaamheden en kosten eerlijk vergelijkbaar zijn.

De belangrijkste vraag is of de tijdsbesparing en ondersteuning voor jouw onderneming opwegen tegen de kosten.

Welke werkzaamheden kun je uitbesteden?

Je hoeft niet altijd je volledige boekhouding over te dragen.

Er zijn verschillende mogelijkheden.

Optie 1. Alleen inkoopfacturen laten verwerken

Je blijft zelf verkoopfacturen maken, maar laat je ontvangen facturen administratief verwerken.

Dit kan handig zijn wanneer je veel leveranciers en zakelijke aankopen hebt.

Optie 2. Facturen en betalingen laten verwerken

De boekhouder verwerkt facturen en helpt bij het controleren van bijbehorende betalingen.

Zo blijft het overzicht van openstaande bedragen beter bijgewerkt.

Optie 3. Facturen en btw-aangifte uitbesteden

Je laat de administratie verwerken en spreekt af dat de boekhouder ook je btw-aangiften verzorgt.

Dit kan aantrekkelijk zijn wanneer je twijfelt over btw-tarieven, aftrekbare kosten of de juiste verwerking. Meer over die aangifte lees je in facturen en btw-aangifte.

Optie 4. Volledige boekhouding uitbesteden

Je besteedt een groter deel van de administratie uit.

Afhankelijk van het pakket kan dit bestaan uit:

• Inkoop- en verkoopadministratie.
• Banktransacties verwerken.
• Btw-aangiften.
• Jaarafsluiting.
• Financiële rapportages.
• Ondersteuning bij fiscale verplichtingen.

Controleer altijd welke diensten inbegrepen zijn.

Facturen laten verwerken zonder je volledige boekhouding uit te besteden

Voor veel zzp'ers is een combinatie van zelf doen en uitbesteden interessant.

Die afweging staat ook in facturen zelf boekhouden of uitbesteden.

Je kunt bijvoorbeeld zelf verantwoordelijk blijven voor:

• Facturen maken.
• Klantenbeheer.
• Het verzamelen van bonnetjes.
• Het controleren van betalingen.

Een boekhouder kan vervolgens de meer specialistische werkzaamheden verzorgen.

Zo behoud je inzicht in je onderneming, terwijl je minder tijd kwijt bent aan de administratieve verwerking.

Hulp nodig bij het verwerken van je facturen?

Je hoeft niet direct je hele boekhouding uit te besteden.

Via FactuurBaas kun je een aanvraag doen voor boekhoudkundige ondersteuning die past bij jouw onderneming.

Gratis en vrijblijvend.

Hoe lever je facturen aan bij een boekhouder?

De meeste boekhouders werken tegenwoordig met digitale documenten.

Afhankelijk van de werkwijze kun je facturen aanleveren via:

• Een boekhoudprogramma.
• Een beveiligd klantenportaal.
• Een mobiele app.
• Een speciaal e-mailadres.
• Een gedeelde digitale administratieomgeving.

Sommige boekhoudprogramma's kunnen inkomende facturen automatisch herkennen.

De boekhouder hoeft dan niet alle gegevens handmatig over te nemen, maar kan zich richten op controle en verwerking.

Wat moet je aanleveren?

Dat hangt af van de gemaakte afspraken.

Vaak gaat het om:

• Verkoopfacturen.
• Inkoopfacturen.
• Creditfacturen.
• Banktransacties.
• Zakelijke bonnetjes.
• Relevante informatie over bijzondere transacties.

Spreek duidelijk af hoe vaak je documenten moet aanleveren.

Bijvoorbeeld wekelijks, maandelijks of per kwartaal.

Facturen automatisch laten verwerken door software of een boekhouder?

Je kunt administratief werk verminderen met software, een boekhouder of een combinatie van beide.

Een boekhouder kan zelf ook automatische factuurverwerking gebruiken.

Je hoeft dus niet te kiezen tussen automatisering en professionele hulp.

Lees ook: Facturen automatisch verwerken: hoe werkt het?

Wanneer is facturen uitbesteden verstandig?

Uitbesteden kan interessant zijn wanneer je merkt dat de administratie steeds meer tijd kost.

Je hebt veel inkoopfacturen

Bij veel leveranciers en aankopen moet je regelmatig documenten controleren en verwerken.

Je twijfelt over de btw

Bij buitenlandse facturen, verlegde btw en bijzondere regelingen kan professionele ondersteuning nuttig zijn.

Je administratie loopt achter

Wanneer je steeds vlak voor de btw-aangifte alles moet bijwerken, kan structurele hulp rust geven.

Je maakt regelmatig fouten

Verkeerde boekingen of ontbrekende documenten kunnen extra werk veroorzaken.

Je wilt meer tijd besteden aan klanten

Als je liever opdrachten uitvoert dan facturen verwerkt, kan uitbesteden een zakelijke keuze zijn.

Je onderneming groeit

Meer klanten, leveranciers en transacties kunnen de administratie ingewikkelder maken.

Je hoeft echter niet te wachten totdat je administratie groot is. Ook bij een kleine onderneming kan hulp waardevol zijn.

Waar moet je op letten bij het kiezen van een boekhouder?

Niet iedere boekhouder biedt dezelfde dienstverlening.

Vergelijk daarom meer dan alleen de prijs.

1. Ervaring met zzp'ers

Een boekhouder die regelmatig zelfstandigen helpt, kent vaak de gebruikelijke administratieve vragen.

2. Werkzaamheden in het pakket

Vraag of het tarief betrekking heeft op alleen factuurverwerking of ook op btw-aangiften en andere werkzaamheden.

3. Manier van aanleveren

Controleer of je facturen eenvoudig digitaal kunt aanleveren.

4. Kosten bij extra werkzaamheden

Vraag wat er gebeurt als je meer facturen krijgt of aanvullende ondersteuning nodig hebt.

5. Bereikbaarheid

Het is prettig wanneer je bij vragen over je administratie contact kunt opnemen.

6. Duidelijke afspraken

Leg vast wie verantwoordelijk is voor welke werkzaamheden en wanneer documenten aangeleverd moeten worden.

Ook wanneer je een boekhouder inschakelt, blijf je als ondernemer zelf verantwoordelijk voor het nakomen van je fiscale verplichtingen.

Hoe vind je een boekhouder voor je facturen?

Wil je je facturen laten verwerken, maar weet je niet waar je moet beginnen?

Via FactuurBaas kun je een aanvraag doen om een boekhouder vinden.

Zo werkt het

1. Geef aan welke hulp je zoekt

Vertel iets over je onderneming en de administratieve werkzaamheden waarvoor je ondersteuning wilt.

2. Verstuur je aanvraag

Je kunt gratis en vrijblijvend een aanvraag indienen.

3. Je aanvraag wordt doorgestuurd

Met jouw toestemming worden je gegevens gedeeld met de samenwerkende boekhoudkundige dienstverlener, die contact met je kan opnemen over je aanvraag.

4. Bespreek de mogelijkheden

Je kunt bespreken welke werkzaamheden je wilt uitbesteden en welke kosten daarbij horen.

Je bent niet verplicht om een overeenkomst af te sluiten.

Laat je facturen verwerken

Bespaar tijd op je administratie en ontdek welke ondersteuning bij jouw onderneming past.

Gratis en vrijblijvend aanvragen.

Conclusie: facturen laten verwerken kan je tijd besparen

Facturen laten verwerken door een boekhouder kan aantrekkelijk zijn wanneer je administratie groeit, je minder tijd aan boekhouden wilt besteden of behoefte hebt aan professionele ondersteuning.

Je kunt alleen je inkoopfacturen laten verwerken, hulp krijgen bij btw-aangiften of een groter deel van je boekhouding uitbesteden.

De kosten hangen af van je onderneming, het aantal transacties en de werkzaamheden die je wilt laten verzorgen.

Wil je ontdekken welke mogelijkheden er zijn?

Een aanvraag via FactuurBaas is gratis en vrijblijvend.