Inkoopfacturen en verkoopfacturen: wat is het verschil?

Als zzp'er krijg je te maken met twee belangrijke soorten facturen: inkoopfacturen en verkoopfacturen. Je stuurt zelf facturen naar klanten, maar ontvangt ook facturen van leveranciers.

Beide soorten facturen horen bij je administratie. Toch worden ze op een andere manier verwerkt in je boekhouding en btw-aangifte.

Wat is precies het verschil? Hoe houd je ze overzichtelijk bij? En welke software kun je hiervoor gebruiken?

In dit artikel leggen we het stap voor stap uit, met praktische voorbeelden voor zzp'ers. Hoe je die facturen daarna in de administratie zet, lees je in facturen verwerken in je boekhouding.

Wat is een verkoopfactuur?

Een verkoopfactuur is een factuur die je als ondernemer verstuurt naar een klant voor geleverde producten of diensten.

Je gebruikt een verkoopfactuur om vast te leggen wat je hebt geleverd, welk bedrag de klant moet betalen en welke btw eventueel van toepassing is.

Voorbeeld verkoopfactuur

Stel dat je als freelance webdesigner een website hebt gemaakt voor een klant.

Je stuurt de klant een verkoopfactuur van €1.210.

Voor jouw onderneming betekent dit in beginsel:

• Je hebt €1.000 omzet exclusief btw gefactureerd.
• Je hebt €210 btw in rekening gebracht.
• Je hebt een vordering van €1.210 op de klant totdat deze betaalt.

De exacte btw-verwerking hangt af van je situatie en de toepasselijke regels.

Wat moet er op een verkoopfactuur staan?

Een Nederlandse verkoopfactuur moet doorgaans voldoen aan de factuureisen van de Belastingdienst.

Daarbij horen onder andere:

• Naam en adres van jou en je klant.
• Je btw-identificatienummer, wanneer vereist.
• Je KvK-nummer, wanneer vereist.
• Een uniek, opeenvolgend factuurnummer.
• De factuurdatum.
• Een omschrijving van de geleverde producten of diensten.
• De hoeveelheid of omvang van de levering.
• De leveringsdatum of datum van dienstverlening, wanneer deze afwijkt en vermeld moet worden.
• Het bedrag exclusief btw.
• Het toepasselijke btw-tarief en btw-bedrag, tenzij een bijzondere regeling geldt.

Voor sommige facturen gelden vereenvoudigde of afwijkende regels.

Met FactuurBaas kun je gratis verkoopfactuur maken.

Wat is een inkoopfactuur?

Een inkoopfactuur is een factuur die je als ondernemer ontvangt van een leverancier.

Bijvoorbeeld wanneer je:

• Zakelijke software aanschaft.
• Materialen koopt voor een opdracht.
• Een laptop bestelt.
• Een boekhouder inschakelt.
• Een zakelijke dienst afneemt.
• Kantoorbenodigdheden koopt.

Een inkoopfactuur laat zien welke producten of diensten je hebt gekocht en hoeveel je daarvoor moet betalen.

Voorbeeld inkoopfactuur

Je koopt zakelijke materialen bij een leverancier.

Voor jouw onderneming is dit een inkoopfactuur.

Je moet de aankoop correct verwerken in je administratie.

Wanneer de aankoop voldoet aan de voorwaarden voor aftrek van voorbelasting, mag je de €63 btw mogelijk aftrekken in je btw-aangifte.

Niet iedere zakelijke aankoop is direct volledig aftrekbaar als kosten. Voor sommige bedrijfsmiddelen gelden bijvoorbeeld afschrijvingsregels.

Verschil tussen inkoopfacturen en verkoopfacturen

Het belangrijkste verschil is eenvoudig:

Een verkoopfactuur stuur je naar een klant. Een inkoopfactuur ontvang je van een leverancier.

Beide factuursoorten zijn belangrijk om je administratie volledig en controleerbaar te houden.

Hoe verwerk je verkoopfacturen in je boekhouding?

Wanneer je een verkoopfactuur verstuurt, moet je deze opnemen in je administratie.

Dat betekent dat je onder andere registreert:

1. Het factuurnummer.
2. De klant.
3. De factuurdatum.
4. Het bedrag exclusief btw.
5. De verschuldigde btw.
6. Het totale factuurbedrag.
7. De betalingsstatus.

Voorbeeld: verkoopfactuur verwerken

Je stuurt een factuur van €500 exclusief 21% btw.

De klant moet €605 betalen.

Bij een gebruikelijke boekhoudkundige verwerking registreer je:

• Omzet: €500
• Verschuldigde btw: €105
• Debiteurenvordering: €605

Wanneer de klant betaalt, wordt de openstaande vordering afgeboekt tegen de ontvangen betaling.

Zo voorkom je dat de betaling opnieuw als omzet wordt geregistreerd.

Verkoopfacturen bijhouden met FactuurBaas

Met FactuurBaas kun je verkoopfacturen maken, bewaren in je account en de betalingsstatus bijhouden.

Dat helpt je om te zien welke facturen al zijn betaald en welke bedragen nog openstaan.

Hoe verwerk je inkoopfacturen in je boekhouding?

Een inkoopfactuur moet je eveneens opnemen in je administratie.

Controleer eerst of de factuur klopt.

Let daarbij op:

• De gegevens van de leverancier.
• De factuurdatum.
• Het factuurnummer.
• De omschrijving van de aankoop.
• Het bedrag exclusief btw.
• Het btw-tarief.
• Het btw-bedrag.
• Het totale bedrag.

Vervolgens bepaal je hoe de aankoop administratief en fiscaal verwerkt moet worden.

Voorbeeld: inkoopfactuur verwerken

Je ontvangt een factuur van €200 exclusief 21% btw voor zakelijke software.

Wanneer de aankoop volledig zakelijk is, direct als kosten verwerkt mag worden en de btw volledig aftrekbaar is, registreer je in een gebruikelijke boekhouding:

• Softwarekosten: €200
• Te vorderen btw: €42
• Crediteurenschuld: €242

Wanneer je de leverancier betaalt, wordt de openstaande schuld afgeboekt.

De precieze verwerking kan anders zijn bij vooruitbetaalde abonnementen, investeringen, buitenlandse facturen of beperkte btw-aftrek.

Inkoopfacturen en verkoopfacturen bij de btw-aangifte

Beide soorten facturen spelen een belangrijke rol bij je btw-aangifte.

Btw op verkoopfacturen

De btw die je aan klanten in rekening brengt, moet je doorgaans aangeven en afdragen.

Bij het factuurstelsel is het juiste factuurtijdvak meestal bepalend, ook wanneer je klant nog niet heeft betaald.

Btw op inkoopfacturen

De btw die leveranciers aan jou in rekening brengen, mag je onder bepaalde voorwaarden aftrekken als voorbelasting.

Dat hangt onder andere af van het zakelijke gebruik en of je recht hebt op btw-aftrek.

Voorbeeld btw-aangifte

Stel dat je in een kwartaal:

• €8.000 omzet exclusief 21% btw factureert.
• €1.680 btw over je verkopen verschuldigd bent.
• €400 aftrekbare btw op zakelijke inkopen hebt.

Dan is de berekening:

Dit is een vereenvoudigd voorbeeld. Bij de KOR, btw-vrijstellingen, verleggingsregelingen en buitenlandse transacties kan de verwerking anders zijn.

Lees ook: Facturen en btw-aangifte: wat moet je als zzp'er weten?

Hoe houd je inkoopfacturen en verkoopfacturen overzichtelijk bij?

Een goede administratie begint met een vaste werkwijze.

1. Bewaar verkoopfacturen en inkoopfacturen

Zorg dat je de documenten later eenvoudig kunt terugvinden.

Je kunt bijvoorbeeld aparte mappen of categorieën gebruiken.

2. Controleer factuurnummers

Je eigen verkoopfacturen moeten voldoen aan de regels voor factuurnummering.

Bij inkoopfacturen gebruik je doorgaans het factuurnummer van de leverancier als referentie.

3. Houd betalingen apart bij

Een factuur kan al in je administratie staan terwijl deze nog niet betaald is.

Controleer daarom zowel de factuurgegevens als de daadwerkelijke betalingen. Hoe je openstaande bedragen bijhoudt, lees je in facturen bijhouden als zzp'er.

4. Registreer de btw correct

Controleer of het juiste btw-tarief is toegepast en of btw op inkopen aftrekbaar is.

5. Controleer regelmatig je administratie

Vergelijk je facturen met je banktransacties en controleer of er geen documenten ontbreken.

Inkoopfacturen en verkoopfacturen in Excel bijhouden

Wanneer je weinig facturen hebt, kun je beginnen met een spreadsheet.

Maak bijvoorbeeld twee tabbladen:

Verkoopfacturen

Inkoopfacturen

Met deze overzichten kun je bijhouden wat je nog moet ontvangen en betalen.

Een spreadsheet is echter niet automatisch een volledige boekhouding. Je moet zelf zorgen voor correcte verwerking, onderbouwing en bewaring.

Factuurprogramma of boekhoudprogramma gebruiken?

Voor verkoopfacturen kan een gratis factuurprogramma voldoende zijn.

Wil je ook inkoopfacturen, banktransacties, grootboekrekeningen en btw-verwerking uitgebreider beheren? Dan kan boekhoudsoftware handig zijn.

Welke oplossing geschikt is, hangt af van je onderneming.

Gratis beginnen met FactuurBaas

FactuurBaas helpt je met facturen, offertes, klantenbeheer en financiële overzichten.

Je kunt ook inkomsten en uitgaven registreren.

Voor volledige boekhoudkundige verwerking van inkoopfacturen en andere transacties kan aanvullende software nodig zijn.

Boekhoudprogramma's vergelijken

Wil je meer automatiseren, bijvoorbeeld bij het verwerken van inkoopfacturen of banktransacties?

Vergelijk dan de mogelijkheden van verschillende boekhoudprogramma's in de kennisbank over boekhoudprogramma's vergelijken.

Veelgemaakte fouten bij inkoop- en verkoopfacturen

1. Inkoopfacturen verwarren met verkoopfacturen

Een inkoopfactuur is een factuur die je ontvangt. Een verkoopfactuur is een factuur die je zelf verstuurt.

Verwarring kan leiden tot verkeerde registratie van omzet en kosten.

2. Btw verkeerd verwerken

De btw op een verkoopfactuur is niet hetzelfde als de mogelijk aftrekbare btw op een inkoopfactuur.

Controleer altijd de toepasselijke regels.

3. Facturen dubbel registreren

Een factuur die twee keer wordt verwerkt, kan je administratie onjuist maken. Hoe je zo'n fout herstelt, lees je in factuur verkeerd geboekt.

4. Betalingen als nieuwe omzet boeken

Wanneer een verkoopfactuur al als omzet is geboekt, mag de latere betaling niet opnieuw als omzet worden verwerkt.

5. Zakelijke aankopen direct volledig als kosten verwerken

Niet iedere aankoop mag direct volledig ten laste van de winst worden gebracht. Voor sommige investeringen gelden afschrijvingsregels.

6. Facturen niet bewaren

Je moet facturen en andere relevante administratieve gegevens gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn bewaren.

Voor veel onderdelen van de Nederlandse ondernemersadministratie geldt een algemene bewaartermijn van zeven jaar. Voor bepaalde gegevens gelden langere termijnen.

Wanneer is een boekhouder handig?

Veel zzp'ers kunnen hun verkoopfacturen zelf maken en bijhouden.

Maar het verwerken van inkoopfacturen, zakelijke kosten en btw kan ingewikkelder worden.

Een boekhouder kan helpen wanneer:

• Je veel facturen ontvangt en verstuurt.
• Je niet zeker weet welke kosten aftrekbaar zijn.
• Je regelmatig met buitenlandse leveranciers werkt.
• Je vragen hebt over btw.
• Je administratie veel tijd kost.
• Je de verwerking van facturen liever uitbesteedt.

Geen tijd om al je facturen te verwerken?

Laat je inkoop- en verkoopfacturen overzichtelijk verwerken en houd meer tijd over voor je onderneming. Vraag hulp bij je administratie.

Een aanvraag via FactuurBaas is gratis en vrijblijvend.

Conclusie: houd inkoopfacturen en verkoopfacturen apart

Inkoopfacturen en verkoopfacturen zijn allebei belangrijk voor je boekhouding, maar hebben een andere functie.

Verkoopfacturen laten zien wat je aan klanten factureert. Inkoopfacturen laten zien welke producten en diensten je bij leveranciers afneemt.

Door beide goed te registreren, houd je inzicht in je inkomsten, uitgaven, betalingen en btw.

Met FactuurBaas kun je gratis verkoopfacturen maken en je belangrijkste administratieve gegevens bijhouden.

Wil je liever hulp bij de verwerking van je volledige administratie?