Facturen automatisch verwerken: hoe werkt het?

Iedere maand facturen downloaden, bedragen overtypen, btw controleren en betalingen bijhouden. Voor veel zzp'ers is dit een terugkerende administratieve klus.

Gelukkig kun je een groot deel van dit werk automatiseren.

Met de juiste software kun je facturen laten uitlezen, gegevens automatisch laten invullen en bankbetalingen koppelen aan je administratie. Sommige ondernemers kiezen ervoor om de verwerking helemaal aan een boekhouder over te laten.

Maar hoe werkt automatisch facturen verwerken precies? Welke software heb je nodig? En wanneer is automatiseren de moeite waard?

In dit artikel vergelijken we de mogelijkheden, kosten en voor- en nadelen. Hoe je facturen handmatig in de administratie zet, lees je in facturen verwerken in je boekhouding.

Wat betekent facturen automatisch verwerken?

Facturen automatisch verwerken betekent dat software administratieve handelingen uitvoert die je anders handmatig zou moeten doen.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Factuurgegevens herkennen uit een PDF.
• Leveranciers en factuurnummers herkennen.
• Bedragen en btw automatisch uitlezen.
• Een boekingsvoorstel maken.
• Facturen koppelen aan banktransacties.
• Betaalde en openstaande facturen herkennen.
• Documenten digitaal bewaren.

Het doel is om minder gegevens handmatig over te nemen en je administratie sneller bij te werken.

Automatisch verwerken betekent niet altijd dat je niets meer hoeft te controleren. Software kan fouten maken, bijvoorbeeld bij afwijkende btw-regels of onduidelijke facturen.

Hoe werkt automatische factuurverwerking?

De meeste oplossingen volgen ongeveer hetzelfde proces.

Stap 1. Je ontvangt een factuur

Een leverancier stuurt bijvoorbeeld een PDF-factuur naar je zakelijke e-mailadres.

Sommige boekhoudprogramma's bieden een speciaal e-mailadres waar je inkoopfacturen naartoe kunt doorsturen.

Andere programma's laten je facturen uploaden of importeren.

Stap 2. Software leest de factuur uit

Met OCR (optical character recognition) en andere herkenningstechnieken probeert het programma gegevens uit het document te halen.

Bijvoorbeeld:

• Naam van de leverancier.
• Factuurnummer.
• Factuurdatum.
• Bedrag exclusief btw.
• Btw-tarief.
• Btw-bedrag.
• Totaalbedrag.

Sommige systemen gebruiken daarnaast AI om factuurgegevens te herkennen en boekingsvoorstellen te maken.

Stap 3. Het programma stelt een boeking voor

Op basis van de herkende gegevens kan boekhoudsoftware een categorie of grootboekrekening voorstellen.

Een factuur voor een softwareabonnement kan bijvoorbeeld worden voorgesteld als softwarekosten.

Afhankelijk van de software en instellingen moet je de boeking zelf goedkeuren of wordt deze onder bepaalde voorwaarden automatisch verwerkt.

Stap 4. De betaling wordt gekoppeld

Wanneer je boekhoudprogramma een bankkoppeling heeft, kan het binnengekomen of uitgaande betalingen vergelijken met openstaande facturen.

Bij een overeenkomst tussen bedrag, betalingskenmerk en andere gegevens kan de software een betaling automatisch koppelen.

Stap 5. Je controleert de administratie

Je controleert of de gegevens correct zijn verwerkt en of er uitzonderingen zijn die aandacht nodig hebben.

Zo houd je overzicht zonder iedere factuur volledig handmatig in te voeren.

Welke soorten facturen kun je automatisch verwerken?

Er zijn twee belangrijke soorten.

Verkoopfacturen automatisch verwerken

Verkoopfacturen zijn facturen die je naar klanten verstuurt.

Wanneer je een factuur maakt met software, kunnen de klantgegevens, bedragen en factuurstatus direct worden vastgelegd.

Afhankelijk van het programma kunnen ook betalingen automatisch worden gekoppeld en herinneringen worden verstuurd.

Inkoopfacturen automatisch verwerken

Inkoopfacturen ontvang je van leveranciers.

Juist bij inkoopfacturen kan automatische herkenning veel werk besparen.

De software kan gegevens uit ontvangen documenten halen en voorstellen hoe de factuur moet worden geboekt.

Dat scheelt handmatig overtypen.

Lees ook: Inkoopfacturen en verkoopfacturen: wat is het verschil?

Welke software kun je gebruiken om facturen automatisch te verwerken?

Er zijn verschillende soorten oplossingen.

Welke oplossing geschikt is, hangt af van het aantal facturen, je administratieve kennis en hoeveel je wilt automatiseren.

Boekhoudprogramma's voor automatische factuurverwerking

Verschillende Nederlandse boekhoudprogramma's bieden mogelijkheden voor automatische verwerking.

Moneybird

Moneybird is een online boekhoudprogramma voor ondernemers.

Het biedt onder andere mogelijkheden voor facturatie, het verwerken van inkomende documenten en het koppelen van banktransacties.

Welke herkennings- en automatiseringsfuncties beschikbaar zijn, hangt af van het actuele abonnement en de instellingen.

e-Boekhouden.nl

e-Boekhouden.nl biedt functies voor boekhouden, factureren en het verwerken van administratieve gegevens.

Het programma heeft mogelijkheden voor het importeren en verwerken van facturen en banktransacties.

Controleer welke automatiseringsfuncties in het gewenste pakket zijn inbegrepen.

Jortt

Jortt richt zich op het vereenvoudigen van de boekhouding voor ondernemers.

Het programma biedt mogelijkheden voor automatische boekhoudkundige verwerking en ondersteuning bij administratieve werkzaamheden.

De beschikbare functies en mate van automatisering kunnen per pakket verschillen.

Welk programma is het beste?

Er is niet één boekhoudprogramma dat voor iedere zzp'er de beste keuze is.

Let bij het vergelijken vooral op:

• Automatische herkenning van inkoopfacturen.
• Bankkoppelingen.
• Aantal documenten dat je kunt verwerken.
• Automatische boekingsvoorstellen.
• Btw-functionaliteiten.
• Mogelijkheid om samen te werken met een boekhouder.
• Maandelijkse kosten.
• Eventuele limieten en aanvullende kosten.

Bekijk de opties via boekhoudprogramma's vergelijken.

Gratis facturen maken en beheren met FactuurBaas

Niet iedere zzp'er heeft uitgebreide automatische boekhoudsoftware nodig.

Wanneer je vooral verkoopfacturen wilt maken en overzicht wilt houden over je klanten en betalingen, kan een gratis factuurprogramma voldoende zijn.

Met FactuurBaas kun je gratis facturen maken en onder andere:

• Gratis professionele facturen maken.
• Facturen downloaden als PDF.
• Klantgegevens bewaren.
• Facturen terugvinden in je dashboard.
• Betalingsstatussen bijhouden.
• Openstaande bedragen bekijken.
• Inkomsten en uitgaven registreren.

Hoe je die statussen zelf bijhoudt, lees je in facturen bijhouden als zzp'er.

FactuurBaas is vooral bedoeld om facturatie en het bijhouden van je administratie eenvoudiger te maken.

FactuurBaas biedt geen volledige automatische boekhoudkundige verwerking met OCR, grootboekboekingen en automatische bankafstemming. Daarvoor kun je aanvullende boekhoudsoftware gebruiken.

Begin gratis met je facturen

Maak je facturen met FactuurBaas en houd je belangrijkste administratieve gegevens overzichtelijk bij.

Wat kost automatisch facturen verwerken?

De kosten hangen af van het soort software, het aantal facturen en de functies die je nodig hebt.

Een eenvoudige factuurtool kan gratis zijn. Voor uitgebreidere boekhoudsoftware betaal je meestal een abonnement.

Indicatieve kosten

Dit zijn algemene budgetindicaties, geen actuele offertes of geverifieerde pakketprijzen. Sommige aanbieders rekenen extra voor bankkoppelingen, documenten of aanvullende gebruikers.

Vergelijk daarom niet alleen de abonnementsprijs, maar ook wat je daadwerkelijk kunt automatiseren.

Hoeveel tijd bespaar je met automatische factuurverwerking?

Dat hangt af van hoeveel facturen je verwerkt en hoeveel tijd je momenteel kwijt bent aan administratie.

Stel dat je iedere maand 40 inkoopfacturen ontvangt.

Handmatig verwerken kost je gemiddeld vier minuten per factuur.

Met automatische herkenning en controle besteed je gemiddeld één minuut per factuur.

In dit rekenvoorbeeld bespaar je twee uur per maand.

Bij een uurtarief van €60 vertegenwoordigt dat een mogelijke tijdswaarde van €120.

Dat betekent niet automatisch dat je €120 extra omzet verdient. De besparing hangt af van je werkelijke tijdsbesteding en wat je met de vrijgekomen uren doet.

Facturen automatisch verwerken of uitbesteden aan een boekhouder?

Automatiseren is niet de enige manier om minder tijd kwijt te zijn aan je administratie.

Je kunt ook kiezen voor een boekhouder die je facturen verwerkt.

Zelf automatiseren

Dit past vaak bij ondernemers die:

• Zelf controle willen houden.
• Voldoende kennis hebben van hun administratie.
• Graag met software werken.
• Regelmatig facturen verwerken.
• De terugkerende kosten beperkt willen houden.

Uitbesteden aan een boekhouder

Dit kan aantrekkelijk zijn wanneer je:

• Zo min mogelijk tijd aan je boekhouding wilt besteden.
• Regelmatig twijfelt over btw of zakelijke kosten.
• Een ingewikkeldere administratie hebt.
• Hulp wilt bij belastingaangiften.
• Liever een professional laat controleren of alles klopt.

Veel boekhouders gebruiken zelf ook software met automatische factuurherkenning.

Je hoeft dus niet altijd te kiezen tussen automatisering en uitbesteden. Beide kunnen samengaan.

Minder tijd kwijt aan je boekhouding?

Automatiseren helpt, maar je kunt je administratie ook laten verzorgen. Ontdek welke boekhoudkundige ondersteuning bij jouw onderneming past, of kies voor boekhouding uitbesteden.

Een aanvraag via FactuurBaas is gratis en vrijblijvend.

Wanneer loont automatische factuurverwerking?

Er is geen vast aantal facturen waarbij automatiseren verplicht of noodzakelijk wordt.

Wel zijn er situaties waarin de voordelen groter kunnen worden.

Je verwerkt veel inkoopfacturen

Wanneer je regelmatig tientallen facturen ontvangt, kan automatisch uitlezen veel handmatig werk schelen.

Je hebt veel terugkerende leveranciers

Software kan bekende leveranciers en terugkerende transacties soms gemakkelijker herkennen.

Je wilt minder handmatig overtypen

Automatische gegevensherkenning kan invoerwerk verminderen.

Je gebruikt al een boekhoudprogramma

Controleer dan eerst of jouw huidige pakket automatiseringsfuncties biedt voordat je extra software aanschaft.

Je wilt beter samenwerken met je boekhouder

Sommige programma's bieden toegang voor je boekhouder, zodat documenten en boekingen binnen hetzelfde systeem kunnen worden gecontroleerd.

Wat zijn de nadelen van automatisch facturen verwerken?

Automatisering heeft ook beperkingen.

Herkenningsfouten

OCR en AI kunnen bedragen, factuurnummers of leveranciers verkeerd herkennen. Hoe je een foute boeking herstelt, lees je in factuur verkeerd geboekt.

Verkeerde boekingsvoorstellen

Software kan een uitgave in een onjuiste categorie plaatsen.

Bijzondere btw-situaties

Buitenlandse facturen, verlegde btw en gedeeltelijk aftrekbare kosten vragen soms om extra controle.

Extra softwarekosten

Uitgebreidere functies kunnen extra kosten met zich meebrengen.

Afhankelijkheid van software

Wanneer je administratie volledig in één systeem staat, is het belangrijk dat je gegevens kunt exporteren en bewaren. De bewaarplicht staat in facturen bewaren voor de Belastingdienst.

Automatisering vermindert dus administratief werk, maar neemt je verantwoordelijkheid voor een correcte administratie niet weg.

Hoe begin je met automatisch facturen verwerken?

Wil je overstappen van handmatige administratie naar een meer geautomatiseerde werkwijze?

Volg dan deze stappen.

Stap 1. Breng je administratie in kaart

Tel hoeveel verkoopfacturen en inkoopfacturen je gemiddeld per maand verwerkt.

Stap 2. Bepaal wat je wilt automatiseren

Wil je vooral facturen maken, inkomende documenten uitlezen of ook banktransacties koppelen?

Stap 3. Vergelijk geschikte software

Bekijk welke functies je nodig hebt en of ze binnen je budget passen.

Stap 4. Test met een beperkt aantal facturen

Controleer of bedragen, btw en boekingsvoorstellen correct worden herkend.

Stap 5. Maak duidelijke afspraken over controle

Bepaal welke boekingen je zelf controleert en welke werkzaamheden eventueel door je boekhouder worden verzorgd.

Stap 6. Evalueer je tijdsbesparing

Bekijk na een maand of de software daadwerkelijk tijd bespaart en de kosten waard is.

Conclusie: automatisch verwerken of uitbesteden?

Facturen automatisch verwerken kan je veel handmatig werk besparen, vooral wanneer je regelmatig inkoopfacturen ontvangt of veel banktransacties moet controleren.

Met boekhoudsoftware kun je gegevens laten herkennen, boekingsvoorstellen maken en betalingen koppelen.

Heb je vooral behoefte aan een eenvoudige manier om verkoopfacturen te maken en bij te houden? Dan kun je gratis beginnen met FactuurBaas.

Wil je meer automatiseren?

Of besteed je de verwerking liever uit?