Facturen zelf boekhouden of uitbesteden?

Als zzp'er kun je veel administratieve werkzaamheden zelf doen. Facturen maken, betalingen bijhouden, zakelijke kosten registreren en je btw voorbereiden: met de juiste hulpmiddelen kom je een heel eind.

Maar wanneer is het slimmer om je boekhouding uit te besteden aan een boekhouder? En hoeveel tijd en geld kan dat schelen?

Het antwoord hangt af van je onderneming, het aantal facturen, je kennis van administratie en hoeveel tijd je eraan wilt besteden.

In dit artikel vergelijken we zelf boekhouden met uitbesteden. Hoe je facturen zelf bijhoudt, staat in facturen bijhouden als zzp'er. Hoe je ze in de boekhouding verwerkt, lees je in facturen verwerken in je boekhouding. De praktische stappen van zelf boekhouden staan in zelf boekhouden als zzp'er.

Zelf boekhouden of uitbesteden: wat is het verschil?

Wanneer je zelf boekhoudt, ben je verantwoordelijk voor het verwerken van je inkomsten, uitgaven, facturen en andere administratieve gegevens.

Besteed je je boekhouding uit, dan neemt een boekhouder een deel van deze werkzaamheden of de volledige boekhouding over, afhankelijk van de afspraken.

Belangrijk: ook wanneer je een boekhouder inschakelt, blijf je als ondernemer verantwoordelijk voor je fiscale verplichtingen en het aanleveren van juiste informatie.

Wanneer kun je prima zelf boekhouden?

Zelf boekhouden kan een goede keuze zijn wanneer je administratie eenvoudig is.

Denk bijvoorbeeld aan een zzp'er die maandelijks vijf facturen verstuurt, weinig zakelijke kosten maakt en uitsluitend voor Nederlandse klanten werkt.

Je kunt je administratie waarschijnlijk grotendeels zelf verzorgen wanneer:

• Je weinig facturen verstuurt en ontvangt.
• Je inkomsten en uitgaven overzichtelijk zijn.
• Je voldoende kennis hebt van de basisregels.
• Je geen ingewikkelde btw-situaties hebt.
• Je tijd hebt om je administratie regelmatig bij te werken.
• Je de kosten van een boekhouder wilt beperken.

Voordelen van zelf boekhouden

1. Lagere kosten

Je hoeft niet iedere maand te betalen voor volledige boekhoudkundige dienstverlening.

2. Direct inzicht

Je weet welke klanten nog moeten betalen, hoeveel omzet je hebt gefactureerd en welke zakelijke kosten je maakt.

3. Meer controle

Je kunt je administratie bijwerken wanneer het jou uitkomt.

4. Je leert je onderneming beter kennen

Door je eigen inkomsten en uitgaven bij te houden, krijg je meer inzicht in je financiële situatie.

Nadelen van zelf boekhouden

Zelf boekhouden kost tijd en vraagt kennis van de geldende regels.

Fouten in btw-aangiften, zakelijke kostenaftrek of de verwerking van transacties kunnen bovendien gevolgen hebben.

En naarmate je onderneming groeit, wordt je administratie vaak uitgebreider.

Wanneer is boekhouding uitbesteden verstandig?

Uitbesteden wordt interessanter wanneer je administratie veel tijd kost of wanneer je regelmatig tegen vragen aanloopt.

Bijvoorbeeld als je:

• Veel inkoop- en verkoopfacturen verwerkt.
• Met verschillende btw-tarieven werkt.
• Buitenlandse klanten of leveranciers hebt.
• Regelmatig investeringen doet.
• Personeel hebt of wilt aannemen.
• Twijfelt over aftrekbare zakelijke kosten.
• Je administratie steeds uitstelt.
• Meer tijd aan klanten en opdrachten wilt besteden.

Een boekhouder kan je helpen bij de verwerking en controle van je administratie, btw-aangiften en andere afgesproken werkzaamheden.

Liever je boekhouding uitbesteden?

Je hoeft niet alles zelf te doen. Vind boekhoudkundige ondersteuning die past bij jouw onderneming en de werkzaamheden die je wilt uitbesteden.

Een aanvraag via FactuurBaas is gratis en vrijblijvend.

Wat kost zelf boekhouden als zzp'er?

De kosten van zelf boekhouden hangen af van de hulpmiddelen die je gebruikt.

Voor eenvoudige facturatie kun je gratis beginnen.

Met FactuurBaas kun je bijvoorbeeld:

• Gratis facturen maken.
• Offertes opstellen.
• Klanten beheren.
• Openstaande facturen bijhouden.
• Inkomsten en uitgaven registreren.
• Uren bijhouden.
• Financiële overzichten bekijken.

Voor een volledige boekhouding kun je daarnaast boekhoudsoftware nodig hebben.

Betaalde boekhoudprogramma's kunnen bijvoorbeeld bankkoppelingen, grootboekadministratie, btw-functionaliteiten en automatische verwerking aanbieden.

De prijs hangt af van het gekozen pakket en de functies die je nodig hebt.

Wat kost een boekhouder voor een zzp'er?

De kosten verschillen per boekhouder en onderneming.

Een boekhouder die alleen je btw-aangiften controleert, rekent doorgaans anders dan een boekhouder die je volledige administratie verzorgt.

Als globale indicatie kun je denken aan:

Dit zijn rekenindicaties, geen vaste marktprijzen of offertes. De werkelijke kosten kunnen hoger of lager uitvallen en verschillen onder andere per rechtsvorm, aantal transacties, complexiteit en inbegrepen werkzaamheden.

Controleer bij een aanbod altijd of btw-aangiften, jaarwerk, inkomstenbelasting en eventuele softwarekosten zijn inbegrepen.

Is een boekhouder de kosten waard?

Dat hangt niet alleen af van het maandbedrag, maar ook van de tijd die je ermee bespaart.

Stel dat je als zzp'er:

• Vier uur per maand aan je boekhouding besteedt.
• Een uurtarief van €60 hebt.
• Een boekhouder kunt inschakelen voor €100 per maand.

Dan vertegenwoordigen vier uren van je tijd een mogelijke omzetwaarde van €240.

Wanneer uitbesteden daadwerkelijk vier extra factureerbare uren oplevert, kan dat financieel interessant zijn.

Maar dat is niet altijd het geval. Niet ieder vrijgekomen uur leidt automatisch tot extra omzet.

Daarom moet je ook kijken naar de kwaliteit van je administratie, je behoefte aan ondersteuning en de rust die uitbesteden je kan geven.

Je hoeft niet alles uit te besteden

Veel ondernemers kiezen voor een combinatie.

Je kunt bijvoorbeeld zelf je facturen maken en betalingen bijhouden, terwijl een boekhouder de fiscale verwerking en aangiften verzorgt.

Wat kun je zelf blijven doen?

• Facturen maken en versturen.
• Klantgegevens bijhouden.
• Betalingsstatussen controleren.
• Uren registreren.
• Bonnen en inkoopfacturen verzamelen.
• Inkomsten en uitgaven overzichtelijk vastleggen.

Wat kun je uitbesteden?

• Het controleren en boeken van transacties.
• Het verwerken van inkoopfacturen.
• Btw-aangiften.
• Jaarafsluitingen.
• Fiscale aangiften.
• Advies over zakelijke kosten en investeringen.

Welke taken een boekhouder precies overneemt, spreek je vooraf samen af.

Voor veel zzp'ers is dit een praktische middenweg: zelf overzicht houden, maar professionele ondersteuning gebruiken waar dat nodig is.

Voorbeeld: twee zzp'ers met een verschillende administratie

Situatie 1. Freelance tekstschrijver

Een freelance tekstschrijver verstuurt iedere maand zes facturen en heeft een beperkt aantal zakelijke uitgaven.

De administratie is relatief overzichtelijk.

Deze ondernemer kan ervoor kiezen om zelf facturen te maken en inkomsten en uitgaven bij te houden.

Een boekhouder kan eventueel periodiek controleren of alles correct is verwerkt.

Situatie 2. Zelfstandige aannemer

Een zelfstandige aannemer verstuurt facturen aan klanten, koopt materialen in, werkt met onderaannemers en heeft mogelijk te maken met verschillende btw-regels.

De administratie is uitgebreider.

In deze situatie kan een boekhouder waarde toevoegen door de verwerking te controleren, aangiften te verzorgen en te helpen bij fiscale vragen.

Het verschil zit dus niet alleen in de omzet, maar vooral in de complexiteit van de administratie.

Hoe kies je een goede boekhouder?

Wanneer je besluit om werkzaamheden uit te besteden, is het verstandig om verder te kijken dan alleen de prijs.

Let onder andere op:

1. Ervaring met jouw type onderneming

Een boekhouder die regelmatig met zzp'ers werkt, kent doorgaans de administratieve vragen die bij kleine ondernemingen spelen.

2. Welke werkzaamheden zijn inbegrepen?

Vraag of de dienstverlening bestaat uit volledige boekhouding, btw-aangiften, jaarwerk, belastingaangiften of alleen controle.

3. Hoe worden documenten aangeleverd?

Sommige boekhouders werken met een online portaal of boekhoudprogramma. Andere accepteren documenten via een afgesproken werkwijze.

4. Wat zijn de totale kosten?

Controleer of het tarief inclusief of exclusief btw is en welke werkzaamheden extra kosten.

5. Hoe verloopt de communicatie?

Een boekhouder moet bereikbaar zijn wanneer je vragen hebt over je administratie.

Boekhouder vinden als zzp'er

Heb je besloten dat je niet alles zelf wilt doen? Dan is de volgende stap bepalen welke ondersteuning je nodig hebt.

Misschien wil je alleen hulp bij je btw-aangifte. Of zoek je iemand die je volledige administratie kan verzorgen.

Via FactuurBaas kun je gratis en vrijblijvend een aanvraag indienen voor boekhoudkundige ondersteuning.

Vind een boekhouder die bij jouw onderneming past

Besteed minder tijd aan administratieve werkzaamheden en ontdek welke ondersteuning mogelijk is voor jouw onderneming.

Je aanvraag is gratis en verplicht je niet om een overeenkomst af te sluiten.

Veelgemaakte fouten bij het uitbesteden van je boekhouding

Denken dat je nergens meer verantwoordelijk voor bent

Een boekhouder kan werkzaamheden overnemen, maar als ondernemer blijf je verantwoordelijk voor je fiscale verplichtingen.

Alleen naar de laagste prijs kijken

Een goedkoop pakket is niet automatisch voordelig wanneer belangrijke werkzaamheden niet zijn inbegrepen.

Documenten te laat aanleveren

Ook met een boekhouder moet je facturen, bonnen en andere informatie tijdig aanleveren.

Niet afspreken wie wat doet

Maak duidelijke afspraken over het maken van facturen, verwerken van betalingen, btw-aangiften en het bewaren van documenten.

Geen inzicht meer houden in je cijfers

Ook wanneer je administratie wordt uitbesteed, blijft het belangrijk om te weten hoe je onderneming financieel presteert.

Veelgestelde vragen

Is een boekhouder verplicht voor zzp'ers?

Nee. Als zzp'er ben je niet standaard verplicht om een boekhouder in te schakelen. Je moet wel een administratie voeren die voldoet aan de wettelijke eisen.

Kan ik zelf facturen maken en de rest uitbesteden?

Ja. Veel ondernemers maken zelf facturen en besteden bijvoorbeeld de boekhoudkundige verwerking en belastingaangiften uit.

Wat is goedkoper: zelf boekhouden of uitbesteden?

Zelf boekhouden heeft meestal lagere directe kosten, maar vraagt meer van je eigen tijd. Uitbesteden kost geld, maar kan tijd besparen en ondersteuning bieden bij complexere administratieve werkzaamheden.

Kan een boekhouder mijn btw-aangifte doen?

Ja. Veel boekhouders verzorgen btw-aangiften als onderdeel van hun dienstverlening of als afzonderlijke dienst.

Wanneer moet ik overstappen naar een boekhouder?

Er is geen vast aantal facturen of omzetbedrag waarbij een boekhouder noodzakelijk wordt. Het hangt af van de complexiteit van je administratie, je kennis en je beschikbare tijd.

Kan ik FactuurBaas blijven gebruiken als ik een boekhouder heb?

Ja. Je kunt FactuurBaas blijven gebruiken om facturen te maken en administratieve gegevens bij te houden. Stem wel met je boekhouder af hoe je deze gegevens aanlevert en voorkomt dat transacties dubbel worden verwerkt.

Conclusie: zelf boekhouden of uitbesteden?

Zelf boekhouden is een goede optie wanneer je administratie eenvoudig is en je voldoende tijd en kennis hebt.

Uitbesteden kan verstandig zijn wanneer je administratie groeit, je regelmatig vragen hebt of liever meer tijd besteedt aan je onderneming.

Je hoeft bovendien niet te kiezen tussen alles zelf doen en alles uitbesteden.

Met FactuurBaas kun je gratis je facturen en verschillende administratieve gegevens bijhouden. Een boekhouder kan je daarnaast ondersteunen bij de onderdelen die meer kennis of tijd vragen.

Wil je hulp bij je boekhouding?

Ontdek welke ondersteuning bij jouw onderneming past en dien gratis en vrijblijvend een aanvraag in.