Hoeveel facturen kun je zelf verwerken als zzp'er?

Als je net begint als zzp'er, is je administratie vaak nog overzichtelijk. Je verstuurt een paar facturen per maand, bewaart je zakelijke bonnetjes en doet zelf je btw-aangifte.

Maar naarmate je onderneming groeit, verandert dat.

Je krijgt meer klanten, ontvangt meer inkoopfacturen en moet vaker betalingen controleren. Wat eerst een halfuurtje per week kostte, kan uiteindelijk meerdere uren in beslag nemen.

Wanneer wordt dat te veel? En hoeveel facturen kun je eigenlijk zelf verwerken voordat een boekhouder interessant wordt?

Er bestaat geen wettelijke grens voor het aantal facturen dat je zelf mag verwerken. Wel zijn er praktische en financiële afwegingen die bepalen wanneer uitbesteden verstandig kan zijn. Hoe je facturen in de administratie zet, lees je in facturen verwerken in je boekhouding.

Kost je administratie nu al te veel tijd? Dan hoef je niet te wachten tot je honderd facturen per maand hebt.

Is er een maximum aan het aantal facturen dat je zelf mag verwerken?

Nee. In Nederland bestaat geen algemene wettelijke grens voor het aantal facturen dat je als zzp'er zelf mag verwerken.

Je mag je administratie zelf verzorgen, ongeacht of je vijf, vijftig of honderden facturen per maand hebt.

Wel moet je administratie voldoen aan de wettelijke eisen.

Dat betekent onder andere dat je:

• Je inkomsten en uitgaven correct registreert.
• Verkoopfacturen en inkoopfacturen bewaart.
• De juiste btw verwerkt.
• Zakelijke en privé-uitgaven onderscheidt.
• Je administratie controleerbaar houdt.
• Belastingaangiften correct en tijdig indient.

De vraag is dus niet hoeveel facturen je mag verwerken, maar hoeveel je zelf efficiënt en correct kunt verwerken.

Hoeveel facturen per maand kun je zelf bijhouden?

Dat hangt af van je administratieve kennis, het soort transacties en de software die je gebruikt.

Als praktische oriëntatie kun je de volgende indeling gebruiken.

Dit zijn geen wettelijke grenzen of vaste normen. Het zijn indicatieve categorieën om je eigen situatie te beoordelen.

Een zzp'er met honderd eenvoudige, terugkerende facturen kan minder administratief werk hebben dan iemand met twintig ingewikkelde internationale transacties.

Waarom zegt het aantal facturen niet alles?

Niet iedere factuur kost evenveel tijd om te verwerken.

Een eenvoudige verkoopfactuur aan een vaste klant is meestal sneller te verwerken dan een buitenlandse inkoopfactuur met afwijkende btw-regels.

Voorbeeld: twee verschillende zzp'ers

Ondernemer A: freelance tekstschrijver

• 15 verkoopfacturen per maand.
• 5 inkoopfacturen.
• Vooral Nederlandse klanten.
• Weinig verschillende kosten.
• Eenvoudige btw-administratie.

Deze ondernemer kan de administratie mogelijk prima zelf bijhouden.

Ondernemer B: zelfstandig installateur

• 20 verkoopfacturen per maand.
• 45 inkoopfacturen.
• Veel verschillende materialen.
• Regelmatige investeringen.
• Zakelijke autokosten.
• Verschillende btw-vraagstukken.

Ondernemer B heeft waarschijnlijk meer administratief werk, ondanks dat het aantal verkoopfacturen niet veel hoger ligt.

Kijk daarom niet alleen naar het aantal facturen, maar ook naar de complexiteit.

Hoeveel tijd kost het verwerken van facturen?

Om te bepalen of je je administratie wilt uitbesteden, is het handig om te berekenen hoeveel tijd je eraan besteedt.

Stel dat je gemiddeld vijf minuten nodig hebt om een factuur te controleren, registreren en administratief af te handelen.

Dan ziet de tijdsbesteding er ongeveer zo uit:

Dit is een rekenvoorbeeld. De werkelijke verwerkingstijd kan sterk verschillen.

Bovendien zijn werkzaamheden zoals btw-aangiften, bankcontroles, het verzamelen van ontbrekende documenten en het corrigeren van fouten hierin nog niet meegenomen.

Wat kost die tijd je als ondernemer?

Stel dat je vijf uur per maand aan je administratie besteedt en je gebruikelijke uurtarief €60 bedraagt.

Dan vertegenwoordigt die tijd:

5 uur × €60 = €300 per maand.

Dat betekent niet automatisch dat je €300 omzet misloopt. Je moet die vrijgekomen uren daadwerkelijk kunnen inzetten voor betaalde werkzaamheden om dat bedrag te verdienen.

Toch laat het voorbeeld zien waarom het zinvol is om naast de kosten van een boekhouder ook je eigen tijd mee te rekenen.

Wanneer wordt zelf facturen verwerken te veel werk?

Er is geen exact omslagpunt, maar er zijn duidelijke signalen.

1. Je stelt je administratie steeds uit

Je hebt het druk met klanten en komt pas vlak voor de btw-aangifte toe aan je facturen.

Daardoor ontstaat tijdsdruk en neemt de kans op fouten toe.

2. Je weet niet meer welke facturen betaald zijn

Wanneer je regelmatig moet zoeken naar openstaande facturen, ontbreekt mogelijk een goed overzicht. Hoe je dat overzicht houdt, lees je in facturen bijhouden als zzp'er.

3. Je maakt steeds vaker fouten

Bijvoorbeeld dubbele boekingen, verkeerde btw-bedragen of vergeten inkoopfacturen. Hoe je zo'n fout herstelt, lees je in factuur verkeerd geboekt.

4. Je administratie kost meerdere uren per week

Als je structureel veel tijd aan je boekhouding besteedt, kan automatiseren of uitbesteden aantrekkelijk worden.

5. Je onderneming wordt ingewikkelder

Je krijgt bijvoorbeeld personeel, koopt bedrijfsmiddelen, werkt internationaal of krijgt te maken met verschillende btw-regelingen.

6. Je wilt je tijd liever aan klanten besteden

Sommige ondernemers vinden boekhouden prima. Anderen besteden die tijd liever aan opdrachten, acquisitie of het ontwikkelen van hun bedrijf.

Dat is een zakelijke afweging.

Wanneer is een boekhouder inschakelen verstandig?

Een boekhouder kan interessant worden wanneer de tijd, complexiteit of onzekerheid van je administratie toeneemt.

Je hoeft daarvoor niet eerst honderd facturen per maand te verwerken.

Ook met tien facturen kan professionele hulp verstandig zijn wanneer je bijvoorbeeld veel internationale transacties hebt of regelmatig twijfelt over de fiscale verwerking.

Groeit je administratie je boven het hoofd?

Als je steeds meer facturen moet verwerken, kan uitbesteden je tijd besparen.

Via FactuurBaas kun je gratis en vrijblijvend een aanvraag doen voor boekhoudkundige ondersteuning.

Wat kost een boekhouder bij 25, 50 of 100 facturen?

De kosten van een boekhouder hangen niet alleen af van het aantal facturen.

Ook deze factoren spelen mee:

• Het aantal banktransacties.
• De complexiteit van je btw-administratie.
• De kwaliteit van je aangeleverde documenten.
• Of je zelf facturen invoert.
• Of de boekhouder je btw-aangiften verzorgt.
• Of de jaarafsluiting en inkomstenbelasting inbegrepen zijn.
• De gebruikte software en automatisering.

Om je een idee te geven, kun je voor een eenvoudige zzp-administratie rekening houden met een globale budgetindicatie van ongeveer €50 tot €150 per maand. Bij uitgebreidere werkzaamheden of complexere administraties kunnen de kosten hoger liggen.

Dit zijn geen vaste marktprijzen of offertes. Vraag altijd welke werkzaamheden bij het tarief zijn inbegrepen.

Voorbeeld: zelf doen of uitbesteden

Stel dat je maandelijks 60 facturen verwerkt.

In dit fictieve voorbeeld bedraagt het verschil €115 per maand.

De vergelijking gaat ervan uit dat je bij uitbesteden vier uur bespaart. Ook zijn eventuele softwarekosten en andere werkzaamheden buiten beschouwing gelaten.

Of uitbesteden daadwerkelijk financieel voordelig is, hangt af van je situatie.

Kun je ook alleen je facturen laten verwerken?

Ja. Je hoeft niet altijd je volledige boekhouding uit te besteden.

Sommige ondernemers kiezen voor een combinatie van zelf administreren en professionele ondersteuning. Die keuze staat uitgewerkt in facturen zelf boekhouden of uitbesteden.

Je kunt bijvoorbeeld zelf:

• Verkoopfacturen maken.
• Klantgegevens bijhouden.
• Betalingsstatussen controleren.
• Facturen en bonnetjes verzamelen.

En een boekhouder laten helpen met:

• Inkoopfacturen verwerken.
• Boekingen controleren.
• Btw-aangiften verzorgen.
• Fiscale vragen beantwoorden.
• De jaarafsluiting voorbereiden.

Welke taken je kunt uitbesteden, hangt af van de dienstverlening van de boekhouder.

Dit kan een goede tussenoplossing zijn wanneer je zelf overzicht wilt houden, maar minder tijd aan de technische boekhouding wilt besteden.

Minder administratie met een gratis factuurprogramma

Voordat je besluit om alles uit te besteden, kun je ook bekijken of betere software voldoende helpt.

Wanneer je vooral tijd verliest met het maken van verkoopfacturen en het controleren van betalingen, kan een factuurprogramma al verschil maken.

Met FactuurBaas kun je:

• Gratis facturen maken.
• Facturen als PDF downloaden.
• Klantgegevens beheren.
• Facturen bewaren in je account.
• Betalingsstatussen bijhouden.
• Openstaande bedragen bekijken.
• Inkomsten en uitgaven registreren.

Zo kun je je facturatie overzichtelijk houden zonder direct een uitgebreid boekhoudprogramma aan te schaffen.

FactuurBaas is geen vervanging voor volledige boekhoudsoftware wanneer je grootboekadministratie, automatische bankafstemming of uitgebreide fiscale verwerking nodig hebt.

Kun je met boekhoudsoftware meer facturen zelf verwerken?

Ja. Boekhoudsoftware kan administratieve handelingen automatiseren.

Bijvoorbeeld door:

• Inkoopfacturen automatisch uit te lezen.
• Boekingsvoorstellen te maken.
• Banktransacties te importeren.
• Betalingen aan facturen te koppelen.
• Btw-overzichten samen te stellen.

Daardoor kun je met dezelfde hoeveelheid tijd mogelijk meer facturen verwerken.

Maar automatisering betekent niet dat je administratie automatisch correct is.

Je moet nog steeds controleren of bedragen, btw en boekingen juist zijn verwerkt.

Lees ook: Facturen automatisch verwerken: hoe werkt het?

Wanneer kun je beter zelf blijven boekhouden?

Zelf je administratie verzorgen kan een goede keuze blijven wanneer:

• Je weinig en eenvoudige transacties hebt.
• Je voldoende kennis hebt van de regels.
• Je administratie overzichtelijk blijft.
• Je er niet veel tijd aan kwijt bent.
• Je graag zelf inzicht houdt in je financiën.

Je hoeft niet uit te besteden alleen omdat je onderneming groeit.

De belangrijkste vraag is of je administratie nog efficiënt, correct en zonder onnodige stress wordt bijgehouden.

Wanneer kun je beter uitbesteden?

Uitbesteden kan aantrekkelijk zijn wanneer:

• Je administratie structureel veel tijd kost.
• Je veel verschillende inkoopfacturen ontvangt.
• Je regelmatig fouten moet herstellen.
• Je twijfelt over btw of aftrekbare kosten.
• Je geen tijd hebt om je boekhouding bij te werken.
• Je liever een professional laat meekijken.

Ook wanneer je administratie relatief klein is, kan ondersteuning waardevol zijn.

Zelf blijven verwerken of hulp inschakelen?

Je hoeft niet direct je hele boekhouding uit handen te geven. Je kunt ook bekijken welke onderdelen een boekhouder voor je kan verzorgen.

Gratis en vrijblijvend aanvragen.

Hoe bepaal je of uitbesteden voor jou loont?

Je kunt dit met een eenvoudige berekening beoordelen.

Stap 1. Tel je facturen

Tel hoeveel verkoopfacturen en inkoopfacturen je gemiddeld per maand verwerkt.

Stap 2. Meet je administratietijd

Houd gedurende één maand bij hoeveel tijd je kwijt bent aan:

• Facturen maken.
• Inkoopfacturen verwerken.
• Betalingen controleren.
• Bonnetjes verzamelen.
• Btw voorbereiden.
• Fouten herstellen.

Stap 3. Bepaal de waarde van je tijd

Gebruik bijvoorbeeld je gebruikelijke uurtarief als rekenwaarde.

Houd er rekening mee dat niet ieder vrijgekomen uur automatisch extra omzet oplevert.

Stap 4. Vraag welke werkzaamheden je kunt uitbesteden

Een boekhouder kan mogelijk alleen je administratie controleren of juist een groter deel van het werk verzorgen.

Stap 5. Vergelijk tijd, kosten en zekerheid

Kijk niet uitsluitend naar de maandprijs.

Neem ook de tijdsbesparing, het gemak en de kwaliteit van de administratieve verwerking mee.

Je kunt die vergelijking ook maken met de boekhouding uitbesteden calculator.

Conclusie: kijk verder dan het aantal facturen

Er bestaat geen vast maximum aan het aantal facturen dat je als zzp'er zelf kunt verwerken.

De belangrijkste factoren zijn de tijd die je eraan besteedt, de complexiteit van je administratie en hoeveel werk je wilt uitbesteden.

Heb je een eenvoudige administratie? Dan kun je vaak prima zelf je facturen maken en bijhouden.

Groeit je onderneming en besteed je steeds meer tijd aan administratie? Dan kan boekhoudsoftware of een boekhouder een logische volgende stap zijn.

Wil je minder tijd kwijt zijn aan je boekhouding?

Via FactuurBaas kun je gratis en vrijblijvend boekhoudkundige ondersteuning aanvragen.