Factureren als startende zzp'er: je eerste factuur

Je bent begonnen als zzp'er en hebt je eerste opdracht uitgevoerd. Nu wil je een factuur sturen, maar wat moet je eigenlijk regelen voordat je kunt factureren?

Heb je een KvK-nummer nodig? Moet je btw rekenen? Welke betalingstermijn gebruik je? En hoe houd je je facturen bij?

In deze gids leggen we uit wat je als startende zzp'er moet weten over factureren, van je eerste opdracht tot de betaling op je rekening.

Wil je direct beginnen? Met FactuurBaas maak je gratis een factuur als PDF, zonder account.

Wat heb je nodig om als zzp'er te factureren?

Voordat je je eerste factuur verstuurt, is het verstandig om een aantal zaken te regelen.

Je hoeft niet meteen een duur boekhoudprogramma aan te schaffen. Voor een kleine onderneming met weinig facturen kan een eenvoudige administratie voldoende zijn, zolang deze aan de wettelijke eisen voldoet.

1. Moet je ingeschreven staan bij de KvK?

Veel zzp'ers moeten zich inschrijven bij de Kamer van Koophandel voordat ze structureel als ondernemer aan de slag gaan.

Of je inschrijfplichtig bent, hangt onder andere af van de aard en omvang van je activiteiten.

Na inschrijving ontvang je een KvK-nummer. Als je voor de btw als ondernemer bent geregistreerd, krijg je daarnaast de relevante btw-gegevens van de Belastingdienst.

Moet je KvK-nummer op je factuur?

Als je bij de KvK bent ingeschreven, moet je je KvK-nummer in de daarvoor wettelijk voorgeschreven zakelijke communicatie vermelden, waaronder je facturen.

Ook je btw-identificatienummer moet op een reguliere btw-factuur staan wanneer dat verplicht is.

Er bestaan bijzondere situaties waarin iemand niet KvK-inschrijfplichtig is. Controleer daarom altijd welke regels op jouw activiteiten van toepassing zijn.

2. Wanneer mag je je eerste factuur versturen?

Je kunt je eerste factuur versturen zodra je daarvoor een geldige grondslag hebt, bijvoorbeeld nadat je een afgesproken dienst hebt geleverd.

Het moment waarop je moet factureren hangt onder andere af van het soort klant, de prestatie en de toepasselijke btw-regels.

Voor veel reguliere zakelijke transacties geldt dat de factuur uiterlijk op de vijftiende dag van de maand na de maand van levering of dienstverlening moet worden uitgereikt.

Voorbeeld:

Je voert op 10 oktober werkzaamheden uit voor een zakelijke klant. Bij toepassing van de reguliere factureringsregels moet je uiterlijk 15 november factureren.

Je mag uiteraard eerder factureren, bijvoorbeeld direct na afronding van je werkzaamheden.

Bij vooruitbetalingen en bijzondere transacties kunnen andere regels gelden.

3. Hoe maak je je eerste factuur?

Voor je eerste factuur heb je de gegevens van je eigen onderneming en die van je klant nodig.

Daarnaast vermeld je onder andere:

• Een uniek factuurnummer.
• De factuurdatum.
• De leverdatum of periode van de werkzaamheden.
• Een duidelijke omschrijving van je producten of diensten.
• Het aantal uren of producten en het afgesproken tarief.
• De toepasselijke btw en het totaalbedrag.

Voorbeeld van een eerste factuur

Stel dat je als freelance webdesigner tien uur hebt gewerkt voor €50 per uur.

Dit voorbeeld gaat ervan uit dat je werkzaamheden onder het algemene btw-tarief vallen.

Op de daadwerkelijke factuur vermeld je ook je bedrijfsgegevens, klantgegevens, factuurnummer, datums en overige verplichte gegevens.

Wil je precies weten hoe je een factuur opstelt? Bekijk het complete stappenplan voor een zzp-factuur.

Meer over gratis factuur maken als starter vind je in een aparte gids.

4. Moet je als startende zzp'er btw rekenen?

Niet iedere zzp'er brengt automatisch 21% btw in rekening.

In Nederland bestaan verschillende btw-tarieven en regelingen.

• 21% btw: het algemene tarief voor veel goederen en diensten.
• 9% btw: voor bepaalde goederen en diensten.
• 0% btw: voor specifieke transacties.
• Btw-vrijstelling: voor prestaties die onder een wettelijke vrijstelling vallen.
• Kleineondernemersregeling (KOR): een regeling waarmee je onder voorwaarden geen btw in rekening brengt.

Kleineondernemersregeling voor starters

Als je aan de voorwaarden voldoet, kun je mogelijk deelnemen aan de KOR.

Voor de Nederlandse KOR geldt een omzetgrens van €20.000 per kalenderjaar. Deelname vereist een geldige aanmelding en naleving van de voorwaarden.

Bij toepassing van de KOR breng je voor de betreffende prestaties geen btw in rekening. Je kunt dan in beginsel ook geen btw op zakelijke kosten aftrekken die daarop betrekking hebben.

Bekijk hoe btw op een factuur werkt.

5. Welke betalingstermijn kies je als zzp'er?

Een duidelijke betalingstermijn voorkomt misverstanden.

Veel zzp'ers gebruiken een betalingstermijn van 14 of 30 dagen.

Welke termijn van toepassing of toegestaan is, hangt af van de afspraken met je klant en de wettelijke regels.

Voorbeeld

Factuurdatum: 8 oktober 2026

Afgesproken betalingstermijn: 14 dagen

Vervaldatum: 22 oktober 2026

Op je factuur kun je vermelden:

Gelieve het factuurbedrag uiterlijk 22 oktober 2026 over te maken onder vermelding van het factuurnummer.

Is 14 dagen beter dan 30 dagen?

Een kortere betalingstermijn kan helpen om sneller betaald te worden, maar moet passen binnen de gemaakte afspraken en toepasselijke regels.

Spreek de betalingstermijn daarom bij voorkeur al af voordat je de opdracht uitvoert.

Bereken de vervaldatum met de betaaltermijn-calculator.

6. Hoe houd je als starter je facturen bij?

Ook als je maar een paar facturen per maand verstuurt, moet je een overzichtelijke administratie bijhouden.

Begin bijvoorbeeld met een eenvoudig overzicht:

Zo kun je controleren:

• Welke facturen je hebt verstuurd.
• Welke klanten al hebben betaald.
• Welke bedragen nog openstaan.
• Welke facturen je in je administratie moet verwerken.

Bewaar ook je inkomende facturen, bonnetjes en andere zakelijke bewijsstukken.

Voor de basisadministratie geldt doorgaans een fiscale bewaartermijn van zeven jaar. Voor bepaalde gegevens gelden langere termijnen.

7. Wat als je klant je eerste factuur niet betaalt?

Het kan gebeuren dat een klant niet op tijd betaalt.

Controleer eerst of de afgesproken betalingstermijn is verstreken en of de factuurgegevens kloppen.

Vervolgens kun je:

1. Een vriendelijke betalingsherinnering sturen.
2. Contact opnemen met de klant.
3. Zo nodig een formele aanmaning versturen.
4. Bij aanhoudende wanbetaling verdere stappen overwegen.

Welke vervolgstappen en kosten zijn toegestaan, hangt onder andere af van het type klant en de wettelijke regels.

Voor consumenten gelden bijvoorbeeld specifieke eisen voordat je incassokosten in rekening mag brengen.

Bekijk onze tips om facturen sneller betaald te krijgen.

8. Heb je als startende zzp'er een boekhoudprogramma nodig?

Nee, een betaald boekhoudprogramma is niet verplicht.

Je bent wel verplicht een administratie bij te houden die voldoet aan de toepasselijke regels.

Wanneer je slechts enkele facturen per maand verstuurt, kan een gratis factuurmaker in combinatie met een eenvoudige administratie voldoende zijn.

Naarmate je meer klanten, uitgaven en transacties krijgt, kan boekhoudsoftware handig worden.

Met boekhoudsoftware kun je bijvoorbeeld zakelijke kosten verwerken, banktransacties koppelen en btw-overzichten bijhouden.

Twijfel je wat bij jouw situatie past?

Doe de gratis boekhoudprogramma-check.

Veelgemaakte fouten bij je eerste factuur

Startende zzp'ers maken vaak dezelfde fouten.

Geen duidelijk factuurnummer gebruiken. Begin direct met een logische nummerreeks.

Het verkeerde btw-tarief kiezen. Controleer welke btw-regels voor jouw werkzaamheden gelden.

Een onduidelijke omschrijving gebruiken. Vermeld wat je hebt geleverd en tegen welk tarief.

Geen betalingstermijn afspreken. Maak vooraf duidelijk wanneer je betaald wilt worden.

Facturen niet bewaren. Zorg vanaf het begin voor een overzichtelijke administratie.

Zakelijke en privétransacties door elkaar laten lopen. Een aparte rekening kan je administratie overzichtelijker maken, ook wanneer deze niet verplicht is.

Veelgestelde vragen over factureren als startende zzp'er

Mag ik als startende zzp'er direct factureren?

Ja, zodra je daarvoor een geldige grondslag hebt en voldoet aan de regels die op jouw activiteiten van toepassing zijn. Controleer onder andere je inschrijfplicht en btw-status.

Moet ik een zakelijke bankrekening hebben?

Bij een eenmanszaak bestaat geen algemene wettelijke verplichting om een aparte zakelijke bankrekening te openen. Een bank kan wel voorwaarden stellen aan het gebruik van een privérekening voor zakelijke activiteiten.

Hoeveel btw moet ik rekenen als startende zzp'er?

Dat hangt af van je werkzaamheden en btw-situatie. Het algemene tarief is 21%, maar er bestaan andere tarieven, vrijstellingen en regelingen zoals de KOR.

Wat is een goed factuurnummer voor mijn eerste factuur?

Je kunt beginnen met bijvoorbeeld 2026-001. Zorg dat ieder factuurnummer uniek is en past binnen een opeenvolgende nummerreeks.

Welke betalingstermijn kan ik gebruiken?

Veel ondernemers gebruiken 14 of 30 dagen. Controleer welke afspraken en wettelijke regels voor jouw situatie gelden.

Heb ik een boekhoudprogramma nodig?

Nee. Je moet wel een correcte administratie bijhouden. Een betaald boekhoudprogramma is daarvoor niet automatisch noodzakelijk.

Kan ik mijn eerste factuur gratis maken?

Ja. Met FactuurBaas kun je gratis een factuur opstellen en als PDF downloaden, zonder account.

Klaar om je eerste factuur te versturen?

Je hoeft als startende zzp'er geen ingewikkeld systeem op te zetten om je eerste factuur te maken.

Zorg dat je bedrijfsgegevens kloppen, controleer de btw, gebruik een uniek factuurnummer en spreek een duidelijke betalingstermijn af.

Met FactuurBaas maak je gratis je eerste factuur als PDF, zonder account of abonnement.