Offerte voorbeeld horeca en catering

Voorbeeld horeca offerte

Het voorbeeld hierboven toont offerte OFF-2026-063 van 9 juli 2026, geldig tot 24 juli 2026. Catering De Smaak biedt Eventbureau Luxe een walking dinner voor 80 personen op 15 augustus 2026 in Den Haag.

Prijsopbouw: walking dinner €4.000, personeel bediening €650, servies en glaswerk €350, transport en opbouw €250. Subtotaal €5.250, btw €750, totaal €6.000. Het toepasselijke btw-tarief kan per onderdeel verschillen — vermeld op je eigen offerte welk tarief op iedere prestatie van toepassing is.

Inbegrepen: ontvangst van de gasten, walking-dinnermenu, bediening, servies en glaswerk, opbouw en afbouw, en transport binnen de afgesproken locatie. Definitieve planning, aantal gasten en aanvullende wensen worden na akkoord afgestemd.

Wat staat er in een goede horeca offerte?

Een horeca- of cateringofferte moet vooral duidelijk maken wat de klant precies krijgt. Hoe groter of complexer het evenement, hoe belangrijker een duidelijke prijsopbouw wordt.

• gegevens van je horecabedrijf of cateringbedrijf
• gegevens van de klant
• datum van de offerte
• offertenummer
• datum en locatie van het evenement
• aantal gasten of personen
• menu of cateringpakket
• bediening en personeel
• materiaal, zoals servies en glaswerk
• transport en opbouw
• prijs per persoon of totaalprijs
• toepasselijke btw
• geldigheidsduur
• voorwaarden en eventuele annuleringsafspraken

Catering offerte voorbeeld

Een cateringofferte wordt vaak opgebouwd rond het aantal personen. Bijvoorbeeld: cateringpakket 80 personen €4.000, bediening €650, materiaal €350, transport €250. Zo ziet de klant niet alleen het eindbedrag, maar ook waar de prijs uit bestaat.

Je kunt ook met een prijs per persoon werken. Bijvoorbeeld: 80 personen × €50 per persoon = €4.000. Daar kunnen vervolgens kosten voor bediening, materiaal, transport of andere diensten bij komen.

Offerte voor een restaurant

Ook een restaurant kan een offerte gebruiken wanneer een klant bijvoorbeeld een besloten diner, bedrijfsfeest of grote groepsreservering organiseert. Maak duidelijk wat bij de prijs is inbegrepen. Zo voorkom je dat de klant bijvoorbeeld denkt dat drank, zaalhuur of bediening inbegrepen is terwijl dat niet zo is.

• aantal gasten
• menu
• drankarrangement
• zaalhuur
• personeel
• eventuele minimumafname
• datum en tijd
• locatie
• totaalprijs
• voorwaarden

Offerte voor een cateraar

Een cateraar heeft vaak meer onderdelen om te benoemen dan alleen het eten. Door deze onderdelen afzonderlijk te benoemen, krijgt de klant een duidelijker beeld van de offerte.

Btw op een horeca- of cateringofferte

Het btw-tarief is afhankelijk van wat je precies levert. Je moet daarom niet automatisch één btw-tarief over de volledige horeca- of cateringofferte zetten. Verschillende onderdelen van een opdracht kunnen onder verschillende btw-tarieven vallen.

Controleer daarom per onderdeel welk btw-tarief van toepassing is en vermeld de btw duidelijk op je offerte. Voor een specifieke situatie kun je de actuele regels van de Belastingdienst controleren.

Horeca offerte maken in Excel of Word

Je kunt een horeca offerte natuurlijk zelf maken in Word of Excel. Dat kan prima wanneer je maar af en toe een offerte maakt. Bij veel offertes wordt het echter belangrijker om dezelfde opmaak te gebruiken, offertenummers bij te houden, fouten in berekeningen te voorkomen, offertes snel als PDF te kunnen maken en oude offertes makkelijk terug te vinden. Een online offerteprogramma kan dan praktischer zijn.

Offerteprogramma voor horeca en catering

Een offerteprogramma voor horeca helpt je om offertes digitaal te maken en als PDF naar klanten te sturen. Met FactuurBaas kun je online een offerte maken, de offerte als PDF downloaden en deze vervolgens zelf naar je klant versturen.

• cateraars
• restaurants
• lunchrooms
• evenementenlocaties
• foodtrucks
• private chefs
• horecabedrijven met zakelijke klanten

Online offerte maken voor catering

Bij cateringoffertes is het handig om de belangrijkste informatie direct in je offerte te verwerken. Bijvoorbeeld: “Bedrijfsevent – 80 personen. Datum: 15 augustus 2026. Locatie: Den Haag. Walking dinner inclusief bediening en materiaal.”

Daaronder zet je de prijsopbouw en eventuele voorwaarden. Zo hoeft de klant niet heen en weer te mailen om te achterhalen wat precies is inbegrepen.

Offerte voor een bruiloft

Voor een bruiloft kan een offerte uitgebreider zijn dan voor een eenvoudige zakelijke lunch. Maak vooral duidelijk welke onderdelen inbegrepen zijn en welke kosten eventueel afhankelijk zijn van het definitieve aantal gasten.

• aantal gasten
• ontvangst met hapjes
• diner of buffet
• drankarrangement
• personeel
• servies en glaswerk
• locatie
• decoratie
• opbouw en afbouw
• eventuele extra uren
• totaalprijs
• voorwaarden voor wijzigingen en annulering

Offerte voor een bedrijfsevent

Voor een bedrijfsfeest of zakelijke bijeenkomst kan een offerte bijvoorbeeld bestaan uit catering voor 100 personen op 10 oktober 2026 in Utrecht. Zet vervolgens per onderdeel de prijs en het toepasselijke btw-tarief.

• ontvangst met hapjes
• buffet
• drankarrangement
• bediening
• servies en glaswerk
• transport
• opbouw en afbouw

Hoe lang is een horeca offerte geldig?

Je kunt zelf een geldigheidsduur voor je offerte bepalen. Dat is bij catering extra belangrijk omdat prijzen en beschikbaarheid kunnen veranderen en een evenement vaak op een specifieke datum plaatsvindt.

Vermeld daarom bijvoorbeeld: “Deze offerte is geldig tot en met 24 juli 2026.” Als een klant pas na deze datum akkoord gaat, kun je controleren of de prijs, beschikbaarheid en voorwaarden nog hetzelfde zijn.

Wat gebeurt er nadat de klant akkoord gaat?

Na akkoord kun je de gemaakte afspraken definitief vastleggen en de catering of reservering inplannen. Leg belangrijke wijzigingen bij voorkeur schriftelijk vast.

Lees ook onze gids over offerte omzetten naar factuur voor de volgende stap.

• een aanbetaling of voorschot factureren
• de definitieve aantallen vastleggen
• het evenement voorbereiden
• na levering of uitvoering de eindfactuur sturen

Veelgemaakte fouten bij horeca offertes

Checklist horeca offerte

Controleer voor je de offerte verstuurt:

• bedrijfsgegevens ingevuld
• klantgegevens gecontroleerd
• offertenummer toegevoegd
• datum en locatie vermeld
• aantal personen vermeld
• menu of cateringpakket beschreven
• bediening en materiaal beschreven
• transport en opbouw vermeld
• prijzen gecontroleerd
• btw gecontroleerd
• geldigheidsduur toegevoegd
• voorwaarden toegevoegd
• PDF gecontroleerd