Digitale offertes versturen is de snelste manier om een professioneel voorstel naar je klant te sturen. In plaats van een Word-bestand of geprinte versie, stuur je een PDF per e-mail — netjes opgemaakt, makkelijk te openen en overal te bekijken.
Met de gratis offerte maker van FactuurBaas maak je je offerte online, download je deze als PDF en verstuur je hem direct naar je klant.
Waarom digitaal versturen?
Een digitale offerte per e-mail heeft voordelen ten opzichte van papier of Word:
- de klant ontvangt je offerte direct
- de opmaak blijft hetzelfde op elke computer of telefoon
- PDF's kunnen niet zomaar worden aangepast
- je bespaart print- en postkosten
- je kunt sneller opvolgen en archiveren
Lees ook offerte maken in PDF voor Word, Excel en online opties.
Hoe verstuur je een digitale offerte? Stap voor stap
Stap 1: Maak je offerte
Vul je bedrijfsgegevens, klantgegevens, werkzaamheden en prijzen in. Voeg een offertenummer, datum en geldigheidsduur toe. Lees wat moet er op een offerte staan voor het volledige overzicht.
Stap 2: Download als PDF
Download je offerte als PDF via FactuurBaas. Geef het bestand een duidelijke naam, bijvoorbeeld Offerte-OFF-2026-014-Klant-BV.pdf.
Stap 3: Schrijf een korte e-mail
Voeg de PDF toe als bijlage en schrijf een helder bericht. Houd het kort en professioneel — de offerte zelf bevat de details.
Stap 4: Verstuur naar de juiste persoon
Stuur je offerte naar de contactpersoon die beslist over de opdracht. Controleer het e-mailadres en vermeld eventueel een t.a.v.-regel.
Stap 5: Vraag om bevestiging
Vraag de klant om schriftelijk akkoord te geven, bijvoorbeeld per e-mail. Lees offerte accepteren: wat gebeurt er daarna.
Stap 6: Bewaar een kopie
Sla de verstuurde offerte op in je administratie, samen met datum van verzending en eventuele reacties van de klant.
Voorbeeld e-mail bij een offerte
Onderwerp: Offerte OFF-2026-014 – [omschrijving opdracht] Beste [naam], Hierbij stuur ik je de offerte voor [omschrijving]. Het totaalbedrag is €907,50 inclusief btw. Deze offerte is geldig tot 23 juli 2026. Laat me weten of je akkoord gaat, dan plannen we de opdracht in. Met vriendelijke groet, [naam] [bedrijfsnaam]
Pas de tekst aan naar jouw situatie. Houd het kort — alle details staan in de PDF.
Wat zet je in de e-mail (en wat niet)?
| Wel vermelden | Offertenummer, korte omschrijving, geldigheidsduur, totaalbedrag, vraag om akkoord |
| In de PDF | Volledige prijsopbouw, btw, voorwaarden en alle regels |
| Niet nodig | Hele offerte in de e-mailtekst plakken |
| Vermijden | Vage onderwerpregels zoals "Offerte" zonder nummer |
Offerte versturen vanaf je telefoon
Als zzp'er ben je vaak onderweg. Je kunt een offerte ook vanaf je telefoon versturen:
- Open de offerte maker in je browser.
- Maak of controleer je offerte.
- Download de PDF op je telefoon.
- Voeg de PDF toe in je e-mailapp of berichten-app.
- Verstuur naar je klant.
Zo hoef je niet achter je laptop te zitten om een professionele offerte te versturen. Meer zzp-tips vind je in offerte maken voor zzp'ers.
PDF, Word of link?
De meest gebruikte manieren om digitaal te versturen:
- PDF per e-mail — meest professioneel en het meest gebruikt
- Word-bijlage — kan worden aangepast door de ontvanger, minder aan te raden
- Cloudlink — handig bij grote bestanden, maar PDF per e-mail is meestal voldoende
Voor de meeste zzp'ers en mkb-bedrijven is PDF per e-mail de beste keuze.
Hoe vraag je om akkoord?
Formuleer duidelijk hoe de klant kan reageren:
- "Laat me weten of je akkoord gaat per e-mail."
- "Bevestig je akkoord op offerte OFF-2026-014."
- "Teken de offerte digitaal en stuur deze retour."
Schriftelijke acceptatie voorkomt misverstanden. Lees wanneer is een offerte bindend voor uitleg over acceptatie.
Opvolgen na verzending
Geen reactie van je klant? Een korte opvolging is normaal en professioneel:
- wacht een paar werkdagen na verzending
- stuur een korte herinnering met offertenummer
- vraag of er vragen zijn over de offerte
- vermeld de geldigheidsdatum als die nadert
Voorbeeld opvolging: "Ik wilde even checken of je de offerte OFF-2026-014 hebt ontvangen. Heb je nog vragen? De offerte is geldig tot 23 juli."
Veelgemaakte fouten bij digitaal versturen
- Verkeerd e-mailadres — controleer altijd vóór verzending
- Geen offertenummer in het onderwerp — maakt opvolging lastiger
- Word-bestand in plaats van PDF — oogt minder professioneel
- Geen geldigheidsduur vermelden — klant weet niet tot wanneer het aanbod geldt
- Geen kopie bewaren — lastig bij administratie of discussies
- Direct beginnen zonder akkoord — wacht op bevestiging van de klant
Checklist digitale offerte
- offerte gecontroleerd op fouten
- PDF gedownload met duidelijke bestandsnaam
- e-mail met offertenummer in onderwerp
- geldigheidsduur vermeld in e-mail
- PDF als bijlage toegevoegd
- verzonden naar juiste contactpersoon
- kopie bewaard in administratie
Veelgestelde vragen
Hoe verstuur ik een offerte per e-mail?
Maak je offerte, download als PDF, voeg het toe als bijlage en schrijf een korte toelichting met offertenummer en geldigheidsduur.
Moet ik mijn offerte printen en opsturen?
Nee. Digitaal versturen per e-mail is sneller, goedkoper en gebruikelijker — zeker bij zzp'ers en mkb-bedrijven.
Kan ik een offerte via WhatsApp sturen?
Ja, dat kan bij informele klanten. Voor zakelijke opdrachten is e-mail meestal professioneler en beter traceerbaar voor je administratie.
Wat als de klant akkoord geeft?
Bevestig het akkoord schriftelijk, start met de opdracht en zet later de offerte om naar een factuur. Lees offerte omzetten naar factuur.
Verstuur je volgende offerte digitaal
Maak een professionele offerte, download als PDF en verstuur per e-mail. Gratis, zonder account en klaar in een paar minuten.
