Facturen bijhouden als zzp'er: zo houd je overzicht

Als zzp'er verstuur je facturen naar klanten, ontvang je betalingen en maak je zakelijke kosten. Maar hoe houd je bij welke facturen al betaald zijn en welke nog openstaan?

Zeker wanneer je meerdere klanten hebt, kan je administratie snel onoverzichtelijk worden. Een factuur vergeten, een betaling dubbel registreren of te laat achter een openstaand bedrag aangaan: het gebeurt sneller dan je denkt.

Gelukkig hoef je geen ingewikkeld boekhoudprogramma te gebruiken om overzicht te houden over je facturen.

In deze gids lees je hoe je als zzp'er facturen bijhoudt, welke gegevens belangrijk zijn en hoe je dit gratis kunt regelen. Hoe je facturen daarna in je boekhouding verwerkt, lees je in facturen verwerken in je boekhouding.

Waarom is facturen bijhouden belangrijk?

Een factuur versturen is pas het begin. Daarna moet je ook weten of je klant daadwerkelijk heeft betaald.

Door je facturen goed bij te houden, weet je:

• Hoeveel je hebt gefactureerd.
• Welke klanten al hebben betaald.
• Welke facturen nog openstaan.
• Welke betaaltermijnen zijn verstreken.
• Hoeveel geld je nog verwacht te ontvangen.
• Welke facturen je moet bewaren voor je administratie.

Het helpt je bovendien om je inkomsten beter te plannen.

Stel dat je deze maand €5.000 hebt gefactureerd, maar slechts €2.500 hebt ontvangen. Dan is het belangrijk om te weten dat de overige €2.500 nog openstaat.

Gefactureerde omzet is niet hetzelfde als geld op je bankrekening.

Welke gegevens moet je van facturen bijhouden?

Voor een overzichtelijke factuuradministratie is het verstandig om per factuur een aantal gegevens vast te leggen.

Met deze informatie kun je eenvoudig zien hoe je factuuradministratie ervoor staat.

Facturen bijhouden in 5 stappen

Stap 1. Gebruik opeenvolgende factuurnummers

Iedere factuur moet een uniek factuurnummer hebben binnen je administratie.

Bijvoorbeeld:

• 2026-001
• 2026-002
• 2026-003

Zo kun je facturen eenvoudig terugvinden en voorkom je dubbele nummers.

Je mag zelf een logisch nummeringssysteem kiezen, zolang het voldoet aan de toepasselijke factuurregels.

Stap 2. Bewaar iedere verstuurde factuur

Bewaar een kopie van iedere factuur die je naar een klant verstuurt.

Dat kan digitaal, bijvoorbeeld als PDF, zolang je administratie aan de wettelijke eisen voldoet.

Gebruik bij voorkeur één vaste werkwijze, zodat je documenten later gemakkelijk kunt terugvinden.

Stap 3. Noteer de vervaldatum

De vervaldatum is de datum waarop de klant uiterlijk moet betalen volgens de afgesproken betalingsvoorwaarden.

Stel dat je op 1 oktober een factuur verstuurt met een betaaltermijn van 14 dagen. Dan is de vervaldatum doorgaans 15 oktober.

Door vervaldatums bij te houden, zie je welke facturen aandacht nodig hebben.

Stap 4. Werk de betalingsstatus bij

Wanneer je klant betaalt, werk je de factuurstatus bij.

Je kunt bijvoorbeeld onderscheid maken tussen:

• Concept
• Verzonden
• Openstaand
• Betaald
• Achterstallig

Een duidelijke status voorkomt dat je klanten onnodig herinneringen stuurt of juist vergeet achter een betaling aan te gaan.

Stap 5. Controleer regelmatig je openstaande facturen

Plan bijvoorbeeld iedere week een vast moment om je administratie te controleren.

Bekijk welke facturen betaald zijn en welke nog openstaan.

Controleer je banktransacties en neem contact op met klanten wanneer een betaling uitblijft.

Voorbeeld: overzicht van openstaande facturen

Stel dat je als zzp'er vier facturen hebt verstuurd.

In dit voorbeeld heb je in totaal €3.025 gefactureerd.

Daarvan is €968 ontvangen en staat nog €2.057 open.

Dat betekent dat je een aanzienlijk deel van het gefactureerde bedrag nog moet ontvangen.

Een overzicht van openstaande facturen helpt je om dit direct te zien.

Facturen bijhouden in Excel of met een factuurprogramma?

Je kunt facturen op verschillende manieren bijhouden.

Facturen bijhouden in Excel

Met een spreadsheet kun je zelf een overzicht maken van factuurnummers, klanten, bedragen en betaalstatussen.

Voordelen:

• Je bepaalt zelf de indeling.
• Je kunt eenvoudig beginnen.
• Je hebt geen uitgebreid boekhoudprogramma nodig.

Nadelen:

• Je moet gegevens vaak handmatig overnemen.
• Je kunt gemakkelijker fouten maken.
• Je moet zelf formules en statussen onderhouden.
• Je hebt niet automatisch een gekoppeld factuurdocument.

Excel kan voldoende zijn voor een eenvoudige administratie, maar wordt minder praktisch wanneer je steeds meer facturen verstuurt.

Facturen bijhouden met een factuurprogramma

Een factuurprogramma helpt je om facturen op te stellen en de belangrijkste gegevens overzichtelijk te bewaren.

Afhankelijk van de software kun je ook klanten beheren, betalingsstatussen bijwerken en openstaande bedragen bekijken.

Dit voorkomt dat je voor iedere factuur opnieuw een spreadsheet moet invullen.

Twijfel je of een factuurtool genoeg is? Lees factuurprogramma of boekhoudprogramma: wat heb je nodig?

Gratis facturen bijhouden met FactuurBaas

Met FactuurBaas kun je gratis facturen maken en, wanneer je een account gebruikt, je facturen en klanten bewaren.

Je kunt onder andere:

• Professionele facturen maken.
• Facturen downloaden als PDF.
• Klantgegevens opslaan.
• Facturen terugvinden in je dashboard.
• Betalingsstatussen bijhouden.
• Openstaande factuurbedragen bekijken.
• Inkomsten en uitgaven registreren.
• Financiële overzichten bekijken.

Zo heb je de belangrijkste informatie over je facturen bij elkaar.

Je hebt geen betaald abonnement nodig om met de gratis beschikbare functies te beginnen.

Maak je eerste factuur gratis

Maak een professionele factuur, download deze als PDF en gebruik een gratis account om je facturen bij te houden.

Hoe houd je betaalde en onbetaalde facturen uit elkaar?

Een van de belangrijkste onderdelen van je factuuradministratie is het onderscheid tussen betaalde en onbetaalde facturen.

Een factuur kan bijvoorbeeld:

Openstaand zijn: de klant moet nog betalen en de afgesproken betaaltermijn is nog niet verstreken.

Achterstallig zijn: de afgesproken betaaltermijn is verstreken en de betaling is nog niet ontvangen.

Betaald zijn: de betaling is ontvangen en de factuur kan als voldaan worden geregistreerd.

Controleer altijd of het ontvangen bedrag overeenkomt met het factuurbedrag.

Wanneer een klant slechts een deel betaalt, moet je ook het resterende bedrag blijven bijhouden.

Hoe vaak moet je je facturen controleren?

Dat hangt af van het aantal facturen dat je verstuurt.

Voor een zzp'er met enkele facturen per maand kan een wekelijkse controle voldoende zijn.

Wanneer je dagelijks facturen verstuurt, kan het handig zijn om vaker te controleren.

Een eenvoudige routine:

1. Controleer welke facturen zijn verstuurd.
2. Vergelijk ontvangen betalingen met je facturen.
3. Werk betaalstatussen bij.
4. Bekijk welke vervaldatums zijn verstreken.
5. Neem waar nodig contact op met klanten.

Door dit consequent te doen, voorkom je dat je administratie zich opstapelt.

Hoe lang moet je facturen bewaren?

Voor de meeste onderdelen van de Nederlandse ondernemersadministratie geldt een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar.

Voor bepaalde gegevens, zoals gegevens over onroerende zaken voor de btw, kunnen langere termijnen gelden.

Bewaar daarom niet alleen je facturen, maar ook de bijbehorende administratieve gegevens die nodig zijn om je transacties te kunnen controleren.

Gebruik je een online factuurprogramma? Zorg dan dat je belangrijke documenten en gegevens kunt exporteren.

Is facturen bijhouden hetzelfde als boekhouden?

Nee. Facturen bijhouden is een onderdeel van je boekhouding.

Bij facturen bijhouden richt je je vooral op:

• Verstuurde facturen
• Ontvangen betalingen
• Openstaande bedragen
• Klantgegevens
• Factuurdatums en vervaldatums

Een volledige boekhouding omvat daarnaast onder andere zakelijke kosten, banktransacties, btw-verwerking en andere administratieve verplichtingen.

Met FactuurBaas kun je facturen en verschillende financiële gegevens bijhouden. Afhankelijk van je onderneming kan aanvullende boekhoudsoftware of ondersteuning nodig zijn.

Wanneer is een boekhouder handig?

Veel zzp'ers kunnen hun facturen prima zelf bijhouden.

Maar wanneer je administratie groeit, kan het verstandig zijn om bepaalde werkzaamheden uit te besteden.

Bijvoorbeeld wanneer je:

• Veel inkoop- en verkoopfacturen hebt.
• Regelmatig vragen hebt over btw.
• Niet zeker weet of je kosten goed verwerkt.
• Weinig tijd hebt voor je administratie.
• Hulp wilt bij je belastingaangiften.

Een boekhouder kan je helpen om je administratie te organiseren en bepaalde werkzaamheden over te nemen. Of dat bij jou past, lees je in facturen zelf boekhouden of uitbesteden.

Zelf je facturen bijhouden of liever hulp?

Met FactuurBaas houd je eenvoudig je facturen bij. Wil je ook ondersteuning bij je volledige boekhouding? Ontdek welke boekhoudkundige hulp bij jouw onderneming past.

Veelgestelde vragen

Kan ik als zzp'er zelf mijn facturen bijhouden?

Ja. Je bent niet verplicht om een boekhouder in te schakelen. Je moet wel zorgen dat je administratie aan de wettelijke eisen voldoet.

Kan ik facturen gratis bijhouden?

Ja. Dat kan bijvoorbeeld met een spreadsheet of met de gratis accountfuncties van FactuurBaas.

Hoe weet ik welke facturen nog openstaan?

Door per factuur een betalingsstatus bij te houden en ontvangen betalingen regelmatig te controleren. Met een factuurdashboard kun je openstaande bedragen overzichtelijk bekijken.

Moet ik betaalde facturen bewaren?

Ja. Ook nadat een factuur is betaald, moet je deze gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn bewaren.

Kan ik facturen bijhouden zonder boekhoudprogramma?

Ja. Een factuurprogramma of een andere geschikte administratie kan voldoende zijn om je facturen bij te houden. Of je daarnaast boekhoudsoftware nodig hebt, hangt af van je situatie.

Is FactuurBaas een volledig boekhoudprogramma?

FactuurBaas biedt gratis facturatie, offertes, klantenbeheer, urenregistratie, inkomsten- en uitgavenregistratie en financiële overzichten. Het is niet bedoeld als vervanging van alle functies van een volledig boekhoudprogramma.

Begin vandaag met je facturen bijhouden

Een goede factuuradministratie hoeft niet ingewikkeld te zijn.

Door factuurnummers, vervaldatums, betalingen en openstaande bedragen overzichtelijk bij te houden, voorkom je onnodige fouten en weet je beter hoe je onderneming ervoor staat.

Met FactuurBaas kun je gratis professionele facturen maken en je administratie overzichtelijk beheren.