Een factuur die maanden openstaat: het overkomt bijna elke ondernemer. Voordat je in paniek raakt of juist alles laat sudderen — er is een helder stappenplan. In dit artikel lees je wat je mag doen als een factuur niet betaald wordt: van een vriendelijke herinnering tot het inschakelen van een incassobureau of rechter. Zo handel je kordaat én binnen de wet.
Stap 1: Minnelijk traject — zelf actie ondernemen
De meeste betalingsachterstanden worden opgelost zonder juridische stappen. Begin daarom altijd met persoonlijk contact en duidelijke communicatie.
Vriendelijke herinnering
Stuur een herinneringsmail of -brief enkele dagen nadat de betalingstermijn verstreken is. Soms is de factuur simpelweg over het hoofd gezien. Verwijs naar de factuur, het openstaande bedrag en de betaalgegevens. Meld dat je wettelijke rente in rekening gaat brengen als er niet betaald wordt.
Telefonisch contact
Persoonlijk contact werkt vaak het best. Bel de klant op en vraag of de dienst naar wens was en of de factuur klopt. Vraag ook waarom er nog niet betaald is — zo achterhaal je of er een misverstand, een fout of een structureel probleem speelt. Maak aantekeningen van het gesprek; die kunnen later van pas komen.
Aanmaning versturen
Als de herinnering geen reactie oplevert, verstuur een formele aanmaning (ook wel sommatiebrief genoemd). Daarin verwijs je naar de levering, de factuur en eventuele eerdere contacten. Geef een betalingstermijn van 14 dagen en maak melding van incassokosten en juridische stappen bij niet-betaling.
Stuur de aanmaning per post én mail, en bewaar kopieën. Voor bewijs van ontvangst kun je hem aangetekend versturen. Voor consumenten is een kosteloze aanmaning verplicht; een betalingsherinnering telt hiervoor. Bij zakelijke klanten mag je je eigen incassoprocedure volgen.
WIK-brief bij particulieren
Factureer je aan consumenten? Dan moet je vóór het rekenen van incassokosten een 14-dagen brief (Wet Incassokosten, WIK) versturen. Daarin geef je de klant 14 dagen de tijd om alsnog te betalen, voordat je extra kosten mag doorbelasten.
Stap 2: Buitengerechtelijk — hulp inschakelen
Levert het minnelijk traject niets op? Schakel dan professionele hulp in.
- Incassobureau: Stuurt namens jou brieven en verhoogt de druk. Kan betaling niet afdwingen.
- Gerechtsdeurwaarder: Kan een gerechtelijke procedure starten en dwangmiddelen gebruiken (zoals beslaglegging), meestal na een vonnis van de rechter.
- Incasso-advocaat: Aan te raden bij hoge bedragen of complexe zaken. Kan een dagvaarding opstellen of het faillissement van de schuldenaar aanvragen.
Bij buitenlandse klanten: schakel een incassobureau in dat het land en de taal kent. Lukt dat niet, dan kun je een Europees betalingsbevelprocedure starten — de klant krijgt dan 30 dagen om te reageren.
Stap 3: Gerechtelijk traject
Blijft betaling uit? Dan kun je via een deurwaarder een dagvaarding laten betekenen en een gerechtelijke procedure starten. Bij structurele wanbetalers kan een kort geding of dreigen met faillissement helpen. Als laatste redmiddel kun je het faillissement van de klant aanvragen. Is je klant al failliet? Dien dan zo snel mogelijk je vordering in bij de curator (indienen ter verificatie).
Rente, kosten en fiscale gevolgen
Wettelijke rente en incassokosten
Na de aanmaning mag je wettelijke rente en incassokosten in rekening brengen. De wettelijke rente is de rente die de wet toekent bij betalingsachterstand. Incassokosten zijn de kosten die je maakt om je geld te krijgen. Zorg dat je deze bedragen duidelijk communiceert.
Btw terugvragen als oninbaar
Bereken je btw op je factuur? Die betaal je aan de Belastingdienst, ook als de klant niet betaalt. Wordt de factuur definitief niet betaald? Dan kun je de btw als oninbaar terugvragen. Meestal kan dat na een jaar. Check de actuele regels op Belastingdienst.nl.
Let op verjaring
Facturen verjaren als je te lang niets doet. Bij consumenten: 2 jaar (bij diensten en reizen 5 jaar). Bij zakelijke klanten: 5 jaar na afloop van de betalingstermijn. Herinner je de klant vóór het einde van de verjaringstermijn aan de factuur? Dan stuit je de verjaring — de termijn begint opnieuw. Handel dus tijdig.
Betalingsregelingen en juridische middelen
Is de klant tijdelijk krap bij kas? Onderzoek eerst of betaling met kort uitstel mogelijk is. Is dat niet het geval, spreek dan een betalingsregeling af. Zet deze op papier en spreek af dat de regeling stopt als de klant niet op de afgesproken momenten betaalt.
Bij geleverde producten of goederen kun je soms je schade beperken:
- Eigendomsvoorbehoud: Staat dit in je algemene voorwaarden? Dan blijf je eigenaar tot er betaald is. Je kunt de goederen terugvorderen zolang de klant niet betaalt.
- Recht van reclame: Hiermee kun je geleverde goederen terugvorderen bij niet-betaling, ook bij surseance of faillissement.
- Verrekening: Koop je ook bij je klant? Dan kun je onder voorwaarden je schuld verrekenen met het bedrag dat zij jou nog verschuldigd zijn.
Risico's van wanbetaling voorkomen
Voorkomen is beter dan genezen. Sluit een kredietverzekering af, check de financiële situatie van zakelijke klanten voor grote orders, en zet in je algemene voorwaarden dat bij niet-tijdig betalen geen volgende leveringen plaatsvinden. Een heldere factuur met alle verplichte gegevens en een duidelijke betalingstermijn helpt ook — zo voorkom je misverstanden. Lees ook hoe je je factuur sneller betaald krijgt en veelgemaakte fouten op facturen.
Conclusie
Bij een niet-betaalde factuur is het belangrijk om kordaat en gestructureerd op te treden. Begin met een herinnering en belcontact, ga over op een formele aanmaning en schakel zo nodig een incassobureau of advocaat in. Vergeet niet: je mag wettelijke rente en incassokosten rekenen, je kunt btw als oninbaar terugvragen, en door tijdig te handelen voorkom je verjaring. Dit advies is gebaseerd op algemene Nederlandse regelgeving — voor juridische stappen raden we aan een incassospecialist of advocaat te raadplegen.
Veelgestelde vragen
Hoelang wacht ik voor ik een aanmaning stuur?
Stuur een herinnering enkele dagen na het verstrijken van de betalingstermijn. Als daarop geen reactie komt, kun je na ongeveer een week een aanmaning versturen.
Moet ik een aanmaning aangetekend versturen?
Het is niet verplicht, maar wel verstandig. Zo heb je bewijs van ontvangst als de klant later ontkent de brief te hebben gekregen.
Wat als mijn klant in het buitenland zit?
Schakel een incassobureau in dat het land kent. Je kunt ook een Europees betalingsbevelprocedure starten. Wil je dat de Nederlandse rechter beslist? Zet dit dan van tevoren in je contract.
