Factuur niet betaald? Dit kun je doen

Je hebt je werkzaamheden uitgevoerd, de factuur verstuurd en de betalingstermijn is voorbij. Maar het geld staat nog steeds niet op je rekening.

Wat kun je doen als je factuur niet betaald wordt?

Begin met controleren of de betaling daadwerkelijk te laat is. Stuur vervolgens een vriendelijke herinnering en neem contact op met je klant. Blijft betaling uit, dan kun je een formele aanmaning sturen en eventueel incassokosten of wettelijke rente in rekening brengen.

Welke stappen je mag zetten, hangt onder andere af van de vraag of je klant een bedrijf of particulier is.

Factuur niet betaald: het stappenplan

Je hoeft niet meteen een incassobureau in te schakelen. Veel betalingsachterstanden zijn op te lossen door contact op te nemen met de klant.

1. Controleer of de factuur te laat is

Voordat je actie onderneemt, controleer je eerst de vervaldatum.

Stel dat je een factuur op 1 oktober verstuurt met een afgesproken betalingstermijn van 14 dagen.

Dan is de vervaldatum 15 oktober.

Is er op 16 oktober nog niet betaald? Dan kun je de klant benaderen.

Controleer ook of:

• Het factuurnummer klopt.
• De factuur naar het juiste e-mailadres is gestuurd.
• Het bedrag overeenkomt met de gemaakte afspraken.
• De klant de factuur heeft ontvangen.
• De betaling misschien al onderweg is.

Wat als er geen betalingstermijn is afgesproken?

Bij zakelijke transacties geldt doorgaans een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen wanneer partijen geen betalingstermijn hebben afgesproken.

Voor consumenten bestaat geen algemene vaste wettelijke betalingstermijn. De termijn moet redelijk zijn en bij voorkeur vooraf duidelijk zijn overeengekomen.

2. Stuur een vriendelijke betalingsherinnering

Een eerste betalingsherinnering hoeft niet ingewikkeld te zijn.

Houd het bericht vriendelijk, duidelijk en kort.

Voorbeeld betalingsherinnering

Onderwerp: Betalingsherinnering factuur 2026-018

Beste [naam],

Volgens mijn administratie staat factuur 2026-018 van €605 nog open. De vervaldatum was 15 oktober.

Zou je kunnen controleren of de betaling al is verwerkt?

Mocht je inmiddels betaald hebben, dan kun je deze herinnering als niet verzonden beschouwen.

Alvast bedankt!

Met vriendelijke groet,
[Je naam]

Voeg de oorspronkelijke factuur opnieuw toe, zodat je klant niet hoeft te zoeken.

3. Neem contact op met de klant

Reageert de klant niet op je herinnering?

Dan kan persoonlijk contact helpen.

Vraag bijvoorbeeld:

• Is de factuur goed ontvangen?
• Kloppen alle gegevens?
• Is er een probleem met de geleverde werkzaamheden?
• Wanneer kan de betaling worden verwacht?

Probeer een concrete betaaldatum af te spreken.

Bevestig die afspraak vervolgens per e-mail, zodat je later kunt terugvinden wat er is besproken.

4. Stuur een formele aanmaning

Blijft betaling uit? Dan kun je een formele aanmaning sturen.

Een aanmaning is een duidelijk verzoek om een openstaande schuld alsnog te betalen.

Hierbij is het belangrijk om onderscheid te maken tussen particuliere en zakelijke klanten.

Particuliere klant: verplichte veertiendagenbrief

Wil je incassokosten rekenen aan een consument?

Dan moet je eerst een correcte, kosteloze veertiendagenaanmaning sturen.

Daarin moet je de consument na ontvangst voldoende tijd geven om alsnog zonder incassokosten te betalen.

Ook moet je duidelijk vermelden welke incassokosten verschuldigd worden wanneer de betaling uitblijft.

Een gewone herinnering voldoet alleen als die aan alle wettelijke eisen voldoet.

Zakelijke klant: andere regels

Bij zakelijke klanten is een kosteloze veertiendagenbrief niet standaard verplicht voordat incassokosten verschuldigd kunnen worden.

De wettelijke regels en eventuele contractuele afspraken bepalen wanneer rente en kosten kunnen worden gevorderd.

Een duidelijke aanmaning is in de praktijk vaak wel verstandig.

Voorbeeld zakelijke aanmaning

Onderwerp: Aanmaning openstaande factuur 2026-018

Beste [naam],

Ondanks onze eerdere herinnering hebben wij nog geen betaling ontvangen voor factuur 2026-018 van €605, met vervaldatum 15 oktober.

Wij verzoeken je het openstaande bedrag uiterlijk [datum] over te maken naar [IBAN], onder vermelding van het factuurnummer.

Als betaling uitblijft, kunnen wij verdere incassomaatregelen overwegen en, voor zover wettelijk toegestaan, rente en kosten in rekening brengen.

Met vriendelijke groet,
[Naam / bedrijfsnaam]

Let op: dit is een voorbeeld voor een zakelijke klant en geen juridisch gecontroleerde veertiendagenbrief voor consumenten.

5. Mag je rente en incassokosten rekenen?

Wanneer een klant te laat betaalt, kun je onder voorwaarden wettelijke rente en incassokosten vorderen.

Maar je mag niet zomaar een willekeurig bedrag aan de factuur toevoegen.

Wettelijke rente

Er bestaan verschillende wettelijke rentetarieven.

• Wettelijke handelsrente: voor daarvoor kwalificerende zakelijke handelstransacties.
• Wettelijke rente voor niet-handelstransacties: onder andere voor veel vorderingen op consumenten.

De percentages kunnen veranderen. Controleer daarom het actuele tarief voordat je rente berekent.

Incassokosten

Bij consumenten gelden wettelijke staffels en een minimum van €40, mits aan de voorwaarden is voldaan.

Bij zakelijke klanten kunnen contractuele afspraken een rol spelen. Als daarvan niet geldig is afgeweken, gelden de toepasselijke wettelijke regels.

Voorbeeld

Een klant heeft een factuur van €1.000 niet betaald.

Dat betekent niet dat je automatisch €100 aan administratiekosten mag toevoegen.

Je moet eerst bepalen welke regels gelden, of de klant in verzuim is en welke rente en incassokosten daadwerkelijk zijn toegestaan.

6. Spreek eventueel een betalingsregeling af

Soms wil een klant wel betalen, maar lukt het niet om het hele bedrag ineens over te maken.

Een betalingsregeling kan dan een praktische oplossing zijn.

Bijvoorbeeld voor een openstaande factuur van €900:

Leg de regeling schriftelijk vast.

Vermeld daarbij de betaaldata, bedragen en wat er gebeurt als een termijn niet wordt betaald.

Een betalingsregeling hoeft niet altijd de beste oplossing te zijn. Bij twijfel over de betalingsbereidheid of financiële situatie van de klant kan professioneel advies verstandig zijn.

7. Wanneer schakel je een incassobureau in?

Als herinneringen, contact en aanmaningen niets opleveren, kun je professionele hulp inschakelen.

Er zijn verschillende mogelijkheden.

Een incassobureau kan niet zelfstandig beslag leggen.

Voor veel dwangmaatregelen is eerst een executoriale titel nodig, zoals een rechterlijk vonnis.

Controleer bij het kiezen van een incassodienstverlener de registratie en voorwaarden.

8. Wat als de klant nog steeds niet betaalt?

Wanneer buitengerechtelijke incasso niet werkt, kun je onderzoeken of een gerechtelijke procedure zinvol is.

Daarbij spelen verschillende vragen:

• Hoe hoog is de openstaande vordering?
• Is de vordering juridisch goed onderbouwd?
• Heb je bewijs van de overeenkomst en levering?
• Betwist de klant de factuur?
• Is de klant waarschijnlijk in staat om te betalen?
• Wegen de verwachte kosten op tegen het mogelijke resultaat?

Bewaar daarom je offerte, overeenkomst, correspondentie, factuur en eventuele opleveringsbewijzen.

Bij een grote of betwiste vordering is juridisch advies verstandig.

9. Kun je de btw terugvragen als een factuur niet betaald wordt?

In bepaalde gevallen wel.

Als je het factuurstelsel toepast, heb je mogelijk al btw aangegeven en afgedragen over een factuur die je klant nooit betaalt.

Je kunt die btw terugvragen zodra vaststaat dat de vordering geheel of gedeeltelijk oninbaar is.

Een vordering wordt voor deze regeling in ieder geval uiterlijk één jaar na de overeengekomen uiterste betaaldatum als oninbaar beschouwd.

Wordt de factuur later alsnog betaald, dan moet je de btw-verwerking opnieuw beoordelen.

Bij het kasstelsel gelden andere regels.

Controleer de voorwaarden bij de Belastingdienst.

10. Kan een onbetaalde factuur verjaren?

Ja. Je kunt niet onbeperkt wachten met het innen van een vordering.

De verjaringstermijn hangt af van het soort overeenkomst.

De precieze termijn en het beginmoment hangen af van de juridische grondslag.

Onder voorwaarden kun je verjaring stuiten, bijvoorbeeld door een correcte schriftelijke aanmaning waarin je je recht op nakoming ondubbelzinnig voorbehoudt.

Niet iedere informele herinnering is daarvoor automatisch voldoende.

Wacht bij oudere vorderingen daarom niet tot het laatste moment.

Hoe voorkom je onbetaalde facturen?

Niet iedere wanbetaling is te voorkomen, maar je kunt het risico verkleinen.

Maak vooraf duidelijke afspraken. Leg de prijs, werkzaamheden en betalingstermijn schriftelijk vast.

Factureer op tijd. Wacht niet onnodig met het versturen van je factuur.

Gebruik correcte gegevens. Een foutieve factuur kan tot vertraging leiden.

Vraag bij grotere opdrachten een aanbetaling. Houd daarbij rekening met de toepasselijke wettelijke regels.

Controleer openstaande facturen regelmatig. Zo kun je snel reageren als een vervaldatum verstrijkt.

Werk met een overzichtelijke administratie. Bewaar facturen en correspondentie op één plek.

Lees ook: factuur sneller betaald krijgen.

Veelgestelde vragen over niet-betaalde facturen

Wat moet ik doen als mijn factuur niet betaald wordt?

Controleer eerst de vervaldatum en factuurgegevens. Stuur daarna een vriendelijke herinnering en neem contact op met je klant. Blijft betaling uit, dan kun je een aanmaning en verdere incassostappen overwegen.

Mag ik meteen een incassobureau inschakelen?

Je kunt een incassobureau inschakelen, maar dat betekent niet dat alle kosten direct op de klant mogen worden verhaald. Vooral bij consumenten moet je eerst aan specifieke wettelijke eisen voldoen.

Moet ik altijd eerst een herinnering sturen?

Bij consumenten moet je voordat je incassokosten rekent een correcte kosteloze veertiendagenaanmaning sturen. Bij zakelijke klanten geldt die verplichting niet op dezelfde manier.

Mag ik een onbetaalde factuur verhogen?

Je mag onder voorwaarden wettelijke rente en incassokosten vorderen. Je mag niet zomaar zelf een willekeurige toeslag bepalen.

Wat als een bedrijf mijn factuur niet betaalt?

Controleer de gemaakte afspraken, stuur een herinnering of aanmaning en beoordeel of handelsrente en incassokosten verschuldigd zijn. Bij aanhoudende wanbetaling kun je professionele incassohulp overwegen.

Wat als mijn opdrachtgever mijn factuur betwist?

Vraag waarom de factuur wordt betwist en controleer de overeenkomst, werkzaamheden en bewijsstukken. Een inhoudelijk geschil kan invloed hebben op de beste vervolgstappen.

Kan ik de btw van een onbetaalde factuur terugvragen?

Bij toepassing van het factuurstelsel kun je onder voorwaarden btw terugvragen zodra de vordering oninbaar is. Daarvoor gelden specifieke regels en termijnen.

Hoe lang blijft een onbetaalde factuur geldig?

Dat hangt af van de overeenkomst. Veel zakelijke vorderingen verjaren na vijf jaar, terwijl voor de koopprijs bij consumentenkoop vaak twee jaar geldt.

Factuur niet betaald? Begin met een duidelijke volgende stap

Een onbetaalde factuur is vervelend, maar je hoeft niet meteen juridische maatregelen te nemen.

Controleer de vervaldatum, stuur een herinnering en probeer een concrete betalingsafspraak te maken.

Blijft betaling uit, dan kun je de vervolgstappen bepalen op basis van het type klant, de gemaakte afspraken en de wettelijke regels.

Wil je toekomstige facturen duidelijk en overzichtelijk opstellen?

Met FactuurBaas maak je gratis een factuur als PDF, zonder account.