XML factuur maken: wat is het en hoe werkt het?

Wil je een XML factuur maken? Met FactuurBaas kun je gratis een factuur opstellen en downloaden als UBL/XML-bestand. Je vult je bedrijfsgegevens, klantgegevens, factuurregels en btw in. Vervolgens wordt je factuur omgezet naar een gestructureerd XML-bestand dat geschikte boekhoudsoftware kan verwerken.

Je hoeft hiervoor geen XML-code te schrijven, geen account aan te maken en geen boekhoudabonnement af te sluiten.

In deze gids lees je wat een XML-factuur is, hoe het bestand werkt, welke gegevens erin staan en hoe je zelf gratis een XML-factuur maakt.

Download als UBL/XML of PDF. Geen automatische Peppol-verzending.

Wat is een XML-factuur?

Een XML-factuur is een elektronisch bestand waarin factuurgegevens op een gestructureerde manier zijn opgeslagen.

XML staat voor Extensible Markup Language. Het is een techniek om informatie vast te leggen met herkenbare gegevensvelden.

Bij een gewone PDF-factuur zie je bijvoorbeeld een factuurnummer, klantnaam en totaalbedrag op een pagina. Bij een XML-factuur staan deze gegevens in afzonderlijke onderdelen die software kan herkennen.

Dat maakt XML geschikt voor het automatisch uitwisselen en verwerken van factuurgegevens.

XML is echter een algemene techniek en geen specifieke factuurstandaard. Daarom gebruiken bedrijven vaak UBL (Universal Business Language): een standaard die XML gebruikt om facturen en andere zakelijke documenten op een afgesproken manier op te bouwen.

Niet ieder XML-bestand is dus automatisch een geldige UBL-factuur.

Gratis XML factuur maken in 5 stappen

Je hoeft geen programmeerkennis te hebben om een XML-factuur te maken.

Met de factuurmaker van FactuurBaas kun je een factuur opstellen en als UBL/XML downloaden.

Stap 1. Open de gratis factuurmaker

Ga naar de online factuurmaker van FactuurBaas. Je kunt direct beginnen zonder registratie.

Stap 2. Vul je bedrijfs- en klantgegevens in

Voeg je bedrijfsnaam, adres en relevante identificatienummers toe.

Vul vervolgens de naam en het adres van je klant in.

Controleer of je klant aanvullende gegevens nodig heeft, zoals een ordernummer of specifieke elektronische identificatie.

Stap 3. Voeg de factuurregels toe

Vul de geleverde producten of diensten in, inclusief aantallen, prijzen en toepasselijke btw-tarieven.

Controleer ook het factuurnummer, de factuurdatum, vervaldatum en betaalgegevens.

Stap 4. Controleer het factuurvoorbeeld

Bekijk of de gegevens en berekende bedragen kloppen.

Een fout in de oorspronkelijke factuurgegevens kan ook in het XML-bestand terechtkomen.

Stap 5. Download je factuur als XML

Open het factuurvoorbeeld en kies Download UBL (XML).

FactuurBaas genereert vervolgens een XML-bestand met gestructureerde factuurgegevens.

Wil je daarnaast een leesbare versie bewaren? Dan kun je dezelfde factuur ook downloaden als PDF.

Hoe ziet een XML-factuur eruit?

Een XML-factuur ziet er anders uit dan een PDF. In plaats van een opgemaakte pagina bevat het bestand gestructureerde gegevens.

Hieronder staat een vereenvoudigd voorbeeld van enkele factuurvelden in UBL XML:

<cbc:ID>2026-001</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2026-11-01</cbc:IssueDate>
<cbc:DueDate>2026-11-15</cbc:DueDate>
<cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>

Deze gegevens betekenen:

• ID: het factuurnummer 2026-001.
• IssueDate: de factuurdatum 1 november 2026.
• DueDate: de vervaldatum 15 november 2026.
• DocumentCurrencyCode: de valuta euro.

Een volledig UBL-bestand bevat daarnaast gegevens over de leverancier, klant, factuurregels, btw en totaalbedragen.

Het voorbeeld hierboven is alleen een XML-fragment en geen complete, zelfstandig geldige UBL-factuur.

Welke gegevens staan in een XML-factuur?

Een XML-factuur bevat doorgaans dezelfde zakelijke informatie als een gewone factuur.

Naast deze gegevens kan een XML-factuur informatie bevatten over betaalvoorwaarden, identificatienummers, belastingcategorieën en referenties.

Welke velden verplicht zijn, hangt af van de gebruikte factuurstandaard en de eisen van de ontvanger.

Wat is het verschil tussen XML en UBL?

XML en UBL zijn niet hetzelfde.

XML is de techniek waarmee gegevens worden opgeslagen. UBL is een standaard die bepaalt hoe zakelijke documenten met XML worden opgebouwd.

Je kunt het vergelijken met een taal en een vaste documentstructuur.

XML biedt de mogelijkheid om gegevens in herkenbare onderdelen vast te leggen. UBL bepaalt welke onderdelen een zakelijke factuur kan bevatten en hoe deze samenhangen.

Wanneer iemand vraagt om een XML-factuur, bedoelt diegene in de praktijk vaak een UBL/XML-factuur.

Maar dat is niet altijd zo. Vraag daarom welk formaat en welke versie de ontvanger ondersteunt.

Meer weten? Lees Wat is een UBL-factuur?.

Wat is het verschil tussen een XML-factuur en een PDF?

Een XML-factuur en een PDF kunnen dezelfde factuurgegevens bevatten, maar worden op een andere manier gebruikt.

Een PDF is handig wanneer een klant een leesbare factuur wil ontvangen.

Een XML-factuur is vooral handig wanneer een klant factuurgegevens automatisch wil verwerken.

Je kunt beide formaten naast elkaar gebruiken. Met FactuurBaas kun je een factuur downloaden als PDF of UBL/XML.

Waarom gebruiken bedrijven XML-facturen?

Minder handmatig invoerwerk

Geschikte boekhoudsoftware kan factuurgegevens rechtstreeks uit het XML-bestand lezen.

Daardoor hoeft een medewerker minder gegevens handmatig over te nemen.

Minder kans op overtypfouten

Bij het handmatig invoeren van bedragen, factuurnummers en klantgegevens kunnen fouten ontstaan.

Een gestructureerd XML-bestand maakt automatische gegevensovername mogelijk, waardoor dat risico kan afnemen.

Snellere verwerking

Bedrijven die veel facturen ontvangen, kunnen XML-facturen gebruiken om hun administratieve processen te automatiseren.

De facturen kunnen bijvoorbeeld worden ingelezen, gecontroleerd en klaargezet voor verdere verwerking.

Uitwisseling tussen verschillende systemen

Wanneer systemen dezelfde standaard ondersteunen, kunnen ze factuurgegevens uitwisselen zonder dat beide bedrijven hetzelfde boekhoudprogramma gebruiken.

Dat is een belangrijk voordeel van gestandaardiseerde formaten zoals UBL.

Wanneer heb je een XML-factuur nodig?

Je hebt niet voor iedere factuur een XML-bestand nodig.

Een XML-factuur kan handig zijn wanneer:

• Je klant om een UBL- of XML-factuur vraagt.
• Je factureert aan een organisatie met geautomatiseerde factuurverwerking.
• Je boekhoudprogramma UBL/XML kan importeren.
• Je factuurgegevens gestructureerd wilt bewaren.
• Je een elektronisch factuurbestand moet aanleveren volgens de eisen van je opdrachtgever.

Voorbeeld: je werkt als zzp'er voor een groot bedrijf. De financiële afdeling vraagt om een UBL/XML-bestand omdat het boekhoudsysteem de gegevens automatisch kan inlezen.

Je kunt dan een factuur opstellen en het XML-bestand aanleveren via de methode die je klant accepteert.

Vraagt de klant alleen om een PDF per e-mail? Dan is een XML-bestand mogelijk niet nodig.

Kun je een XML-factuur openen?

Ja. Een XML-bestand kun je openen met een gewone teksteditor.

Je ziet dan de technische structuur en de gegevensvelden.

Wil je de factuur overzichtelijk bekijken, dan kun je geschikte boekhoudsoftware of een UBL/XML-viewer gebruiken.

Let op: een XML-bestand kan technisch correct zijn zonder dat het voldoet aan de specifieke factuureisen van een ontvangend systeem.

Het openen van het bestand zegt dus niet automatisch iets over de geldigheid of compatibiliteit ervan.

Kun je een PDF omzetten naar een XML-factuur?

Ja, dat is mogelijk met geschikte conversiesoftware.

Bij een PDF-naar-XML-conversie moeten gegevens zoals de leverancier, klant, factuurregels, bedragen en btw eerst uit de PDF worden gehaald.

Vervolgens worden deze gegevens omgezet naar een gestructureerd formaat.

Dat kan fouten opleveren wanneer de PDF onduidelijk is of wanneer belangrijke gegevens ontbreken.

Daarom is het verstandig om de geconverteerde factuur altijd te controleren.

FactuurBaas biedt momenteel geen automatische conversie van bestaande PDF-bestanden naar XML. Je kunt wel rechtstreeks een nieuwe factuur maken en deze als UBL/XML downloaden.

XML factuur versturen: per e-mail of via Peppol?

Een XML-factuur maken en een XML-factuur versturen zijn twee verschillende stappen.

Je kunt een XML-bestand als e-mailbijlage versturen wanneer je klant deze manier van aanleveren accepteert.

Sommige organisaties vragen echter om elektronische facturen via Peppol.

Peppol is een internationaal netwerk voor het uitwisselen van gestructureerde zakelijke documenten.

Voor verzending via Peppol moet een factuur voldoen aan de toepasselijke specificaties en via een geschikte dienstverlener worden verstuurd.

Een willekeurig XML- of UBL-bestand is niet automatisch geschikt voor Peppol.

Met FactuurBaas kun je een UBL/XML-bestand downloaden. Het bestand wordt niet automatisch via Peppol verstuurd.

Lees ook Wat is Peppol en hoe werkt het?.

Veelgestelde vragen over XML-facturen

Wat is een XML-factuur?

Een XML-factuur is een elektronisch bestand waarin factuurgegevens gestructureerd zijn opgeslagen. Geschikte software kan de gegevens herkennen en verwerken.

Kan ik gratis een XML-factuur maken?

Ja. Met FactuurBaas kun je gratis een factuur opstellen en downloaden als UBL/XML-bestand. Je hoeft geen account aan te maken.

Is XML hetzelfde als UBL?

Nee. XML is een algemene techniek voor gestructureerde gegevens. UBL is een standaard voor zakelijke documenten die XML gebruikt.

Hoe maak ik zelf een XML-factuur?

Gebruik een factuurprogramma dat UBL/XML-export ondersteunt. Vul de factuurgegevens in, controleer de bedragen en download het XML-bestand.

Welk programma opent een XML-factuur?

Je kunt het bestand openen met een teksteditor. Voor een overzichtelijke weergave of automatische verwerking heb je geschikte boekhoudsoftware of een UBL-viewer nodig.

Kan ik een XML-factuur per e-mail versturen?

Ja, wanneer je klant XML-bestanden per e-mail accepteert. Vraagt de klant om Peppol, dan heb je een geschikte verzenddienst nodig.

Is een XML-factuur verplicht?

Niet iedere ondernemer hoeft voor iedere factuur een XML-bestand te gebruiken. De verplichtingen hangen af van de toepasselijke regels en de eisen van de opdrachtgever.

Is een XML-factuur automatisch geschikt voor Peppol?

Nee. Voor Peppol gelden aanvullende specificaties en validatieregels. Niet ieder XML-bestand voldoet daaraan.

Kan ik een XML-factuur ook als PDF downloaden?

Ja. Met FactuurBaas kun je dezelfde factuur downloaden als UBL/XML of PDF.

Maak gratis een XML-factuur met FactuurBaas

Een XML-factuur maakt het mogelijk om factuurgegevens gestructureerd vast te leggen en elektronisch te verwerken.

Met FactuurBaas hoef je geen XML-code te schrijven of een uitgebreid boekhoudprogramma te gebruiken.

Vul je factuurgegevens online in, controleer het voorbeeld en download je factuur als UBL/XML of PDF.

Gratis, zonder account en zonder abonnement. FactuurBaas ondersteunt UBL/XML-download, maar geen rechtstreekse Peppol-verzending.