Peppol is een internationaal netwerk waarmee bedrijven en overheidsorganisaties veilig elektronische facturen kunnen uitwisselen. In plaats van een PDF-factuur per e-mail te versturen, wordt een gestructureerde e-factuur via aangesloten dienstverleners rechtstreeks aan het ontvangende systeem aangeboden.
Peppol maakt het mogelijk om facturen uit te wisselen tussen organisaties die verschillende boekhoudprogramma's gebruiken.
Maar hoe werkt Peppol precies? Wat is een Peppol Access Point, wat kost het en wat is het verschil met een UBL-factuur?
In dit artikel leggen we het stap voor stap uit.
Wil je alvast een elektronische factuur als bestand maken? Met FactuurBaas kun je gratis een UBL/XML-factuur downloaden. Dit is geen rechtstreekse Peppol-verzending.
Wat betekent Peppol?
Peppol is oorspronkelijk ontstaan uit het Europese project Pan-European Public Procurement Online. Tegenwoordig wordt Peppol gebruikt als naam voor een internationaal stelsel van afspraken, technische standaarden en netwerkdiensten voor het uitwisselen van elektronische zakelijke documenten.
Het netwerk wordt beheerd volgens afspraken van OpenPeppol, een internationale non-profitorganisatie.
Via Peppol kunnen organisaties onder andere elektronische facturen, creditnota's en bestellingen uitwisselen.
Het bijzondere aan Peppol is dat verzender en ontvanger niet hetzelfde boekhoudprogramma of dezelfde dienstverlener hoeven te gebruiken.
Vergelijk het met e-mail: iemand met Gmail kan een bericht sturen naar iemand met Outlook. Beide gebruiken verschillende aanbieders, maar kunnen toch berichten uitwisselen.
Bij Peppol werkt dat principe voor gestructureerde zakelijke documenten.
Hoe werkt Peppol?
Wanneer je een factuur via Peppol verstuurt, gaat deze niet rechtstreeks van jouw computer naar de computer van je klant.
De factuur wordt via aangesloten dienstverleners uitgewisseld.
Dit werkt in vijf stappen:
- Je maakt een elektronische factuur. Je vult de bedrijfsgegevens, klantgegevens, factuurregels, bedragen en btw in.
- De factuur wordt gecontroleerd. De verzenddienst controleert of het document voldoet aan de vereiste elektronische factuurstandaard.
- De ontvanger wordt opgezocht. Het netwerk gebruikt identificatiegegevens en adresinformatie om te bepalen waar de factuur naartoe moet.
- De factuur wordt verzonden. Het Access Point van de verzender wisselt de factuur uit met het Access Point van de ontvanger.
- De ontvanger verwerkt de factuur. De ontvangende software kan de gestructureerde factuurgegevens uitlezen en verwerken.
De ontvanger kan de factuur vervolgens controleren, goedkeuren en klaarzetten voor betaling.
Peppol zorgt voor de uitwisseling van het document, maar niet automatisch voor de betaling ervan.
Wat is een Peppol Access Point?
Een Peppol Access Point is een technisch toegangspunt tot het Peppol-netwerk.
Je kunt het vergelijken met een dienstverlener die namens jouw bedrijf elektronische facturen verzendt en ontvangt.
Bedrijven hoeven doorgaans niet zelf een Access Point te bouwen. Ze kunnen gebruikmaken van een boekhoudprogramma of e-facturatiedienst die is aangesloten op een Peppol-geaccrediteerde dienstverlener.
Een Access Point verzorgt onder andere:
- De technische verbinding met het Peppol-netwerk.
- Het opzoeken van het ontvangende systeem.
- Het controleren van elektronische documenten.
- Het veilig uitwisselen van facturen.
- Het teruggeven van technische afleverinformatie.
Het Access Point van de verzender en dat van de ontvanger werken samen om het document af te leveren.
Het vierhoeksmodel van Peppol
Peppol gebruikt een zogenoemd four-corner model, oftewel een vierhoeksmodel.
Daarin zijn vier partijen betrokken:
| Onderdeel | Rol |
|---|---|
| 1. Verzender | Het bedrijf dat de factuur maakt |
| 2. Access Point verzender | De dienstverlener die de factuur verstuurt |
| 3. Access Point ontvanger | De dienstverlener die de factuur ontvangt |
| 4. Ontvanger | Het bedrijf dat de factuur moet betalen |
De route is dus:
Jouw bedrijf → Jouw Access Point → Access Point van de klant → Jouw klant
Het voordeel is dat je niet voor iedere klant een aparte technische koppeling nodig hebt. Eén geschikte aansluiting kan je toegang geven tot andere aangesloten organisaties.
Wat is een Peppol-ID?
Een Peppol-ID is een elektronische identificatie waarmee een organisatie binnen het Peppol-netwerk kan worden gevonden.
Het ID bestaat uit een identificatieschema en een bijbehorende waarde. Welke identificatie wordt gebruikt, verschilt per land en organisatie.
In Nederland kan bijvoorbeeld een identificatie op basis van een KvK-nummer worden gebruikt.
Een Peppol-ID is niet hetzelfde als een e-mailadres. Het helpt de verzenddienst om de juiste ontvanger en diens elektronische ontvangstmogelijkheden te vinden.
Voordat je een factuur verstuurt, moet worden gecontroleerd of de ontvanger via Peppol bereikbaar is en het betreffende documenttype kan ontvangen.
Wat is het verschil tussen Peppol en UBL?
Peppol en UBL worden vaak in één adem genoemd, maar ze hebben verschillende functies.
UBL is een bestandsformaat. Peppol is een netwerk voor het uitwisselen van elektronische documenten.
UBL staat voor Universal Business Language. Het is een standaard voor het gestructureerd vastleggen van zakelijke documenten in XML.
Peppol gebruikt gestandaardiseerde documenten, waaronder UBL-facturen, om informatie tussen organisaties uit te wisselen.
| UBL | Peppol |
|---|---|
| Standaard voor zakelijke documenten | Netwerk en afsprakenstelsel voor documentuitwisseling |
| Gebruikt XML | Gebruikt aangesloten dienstverleners |
| Beschrijft de factuurgegevens | Regelt hoe geschikte documenten worden uitgewisseld |
| Kan als bestand worden gedownload | Vereist een geschikte netwerkaansluiting |
| Kan worden geïmporteerd in geschikte software | Maakt verzending naar aangesloten ontvangers mogelijk |
Je kunt dus een UBL-factuur maken zonder deze via Peppol te versturen.
Andersom moet een factuur die via Peppol wordt verzonden voldoen aan de toepasselijke Peppol-specificaties.
Een willekeurig UBL/XML-bestand is daarom niet automatisch geschikt voor Peppol.
Wil je meer weten over het bestandsformaat? Lees dan ook onze uitleg over wat een UBL-factuur is.
Wat is Peppol BIS Billing 3.0?
Peppol BIS Billing 3.0 is een specificatie voor het elektronisch uitwisselen van facturen en creditnota's via Peppol.
Deze specificatie is gebaseerd op de Europese norm EN 16931 en stelt aanvullende eisen aan de structuur en inhoud van factuurgegevens.
Een factuur moet bijvoorbeeld de juiste identificaties, bedragen, belastinginformatie en documentgegevens bevatten.
Daarnaast gelden controles op onder andere berekeningen, verplichte velden en de gebruikte codes.
Dat is belangrijk omdat twee bestanden allebei UBL XML kunnen zijn, terwijl slechts één bestand aan de vereiste Peppol-regels voldoet.
Een UBL-bestand downloaden is dus niet hetzelfde als een Peppol-conforme factuur maken of versturen.
Wat is het verschil tussen Peppol en een PDF-factuur?
Bij een PDF-factuur ontvang je meestal een document dat bedoeld is om te lezen. Bij een Peppol-factuur ontvangt het systeem een gestructureerd elektronisch document dat automatisch kan worden verwerkt.
| PDF per e-mail | Factuur via Peppol |
|---|---|
| Wordt meestal als bijlage verstuurd | Wordt via aangesloten dienstverleners uitgewisseld |
| Is vooral bedoeld om te lezen | Is bedoeld voor automatische gegevensverwerking |
| Kan extra gegevensherkenning vereisen | Bevat gestandaardiseerde factuurgegevens |
| E-mailadres van klant nodig | Elektronische ontvangeridentificatie nodig |
| Ontvangst en verwerking zijn niet standaard gekoppeld | Technische afleverinformatie kan beschikbaar zijn |
Een PDF kan prima geschikt zijn voor veel gewone zakelijke facturen.
Wanneer een klant echter expliciet om een Peppol-factuur vraagt, is alleen een PDF per e-mail meestal niet voldoende.
Wat zijn de voordelen van Peppol?
1. Minder handmatige administratie
De factuurgegevens kunnen rechtstreeks door geschikte boekhoudsoftware worden verwerkt. Daardoor hoeft de ontvanger minder gegevens over te typen.
2. Minder kans op fouten
Doordat de gegevens gestructureerd worden uitgewisseld, is er minder handmatige invoer nodig. Dat kan het aantal overtypfouten verminderen.
De factuurgegevens moeten uiteraard nog steeds correct zijn.
3. Verschillende boekhoudprogramma's kunnen samenwerken
De verzender en ontvanger hoeven niet hetzelfde programma te gebruiken.
Zolang beide partijen via geschikte Peppol-dienstverleners zijn aangesloten en de juiste documentstandaarden ondersteunen, kunnen ze documenten uitwisselen.
4. Gestandaardiseerde en beveiligde uitwisseling
Peppol gebruikt technische en organisatorische afspraken voor het uitwisselen van documenten tussen aangesloten partijen.
Dat biedt meer structuur en controle dan een willekeurige XML-bijlage per e-mail.
5. Geschikt voor internationale zakelijke facturatie
Peppol wordt in meerdere landen gebruikt. Daardoor kunnen organisaties ook over landsgrenzen heen elektronische documenten uitwisselen.
De toepasselijke wettelijke verplichtingen en technische eisen kunnen per land verschillen.
Is Peppol verplicht in Nederland?
Peppol is niet automatisch verplicht voor iedere Nederlandse ondernemer of iedere factuur.
Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen drie situaties.
Factureren aan de overheid
Bij bepaalde overheidsopdrachten gelden verplichtingen voor elektronische facturatie. De precieze aanlevervoorwaarden hangen af van de opdrachtgever en de toepasselijke regels.
Peppol is een veelgebruikte manier om dergelijke facturen uit te wisselen, maar niet noodzakelijk het enige toegestane kanaal.
Factureren aan andere bedrijven
Bij gewone zakelijke facturatie in Nederland bestaat niet voor iedere transactie een algemene verplichting om Peppol te gebruiken.
Een zakelijke klant kan wel specifieke afspraken maken over de manier waarop leveranciers facturen moeten aanleveren.
Toekomstige Europese regels
Binnen de Europese Unie wordt gewerkt aan verdere digitalisering van btw-rapportage en elektronische facturatie.
Daarbij moet onderscheid worden gemaakt tussen een verplichting om gestructureerde e-facturen te gebruiken en een verplichting om specifiek het Peppol-netwerk te gebruiken. Dat zijn niet dezelfde zaken.
Controleer altijd de actuele regels voor jouw situatie en het land waarin je factureert.
Wat kost Peppol?
De kosten van Peppol hangen af van de dienstverlener en de manier waarop je de dienst gebruikt.
Sommige boekhoudprogramma's bieden Peppol-functionaliteit binnen een abonnement. Andere aanbieders rekenen afzonderlijke kosten voor het verzenden of ontvangen van elektronische facturen.
Veelvoorkomende prijsmodellen zijn:
- Een vast maandbedrag.
- Een bedrag per verzonden factuur.
- Een bundel met een bepaald aantal facturen.
- Peppol-functionaliteit inbegrepen bij een boekhoudabonnement.
Controleer niet alleen de verzendkosten, maar ook eventuele kosten voor registratie, ontvangen, aanvullende gebruikers of grotere factuurvolumes.
Voor een zzp'er die maar enkele elektronische facturen per jaar verstuurt, kan een oplossing zonder vast maandabonnement interessant zijn.
Hoe kun je als zzp'er via Peppol factureren?
Wil je een factuur via Peppol versturen? Dan kun je deze stappen volgen:
- Vraag je klant naar de factuureisen. Controleer of Peppol vereist is en welke referenties of identificaties nodig zijn.
- Kies een geschikte Peppol-dienstverlener. Dit kan via je boekhoudprogramma of een afzonderlijke e-facturatiedienst.
- Laat je onderneming aansluiten. De dienstverlener kan hiervoor bedrijfsgegevens en een identiteits- of bevoegdheidscontrole vragen.
- Maak een geschikte elektronische factuur. Zorg dat de gegevens voldoen aan het vereiste factuurprofiel.
- Verstuur de factuur via de dienstverlener. Deze verzorgt de technische verzending via het netwerk.
- Controleer de verzendstatus. Een technische aflevering betekent niet automatisch dat de klant de factuur inhoudelijk heeft goedgekeurd of betaald.
Je hoeft hiervoor meestal geen eigen Access Point te bouwen.
Kun je met FactuurBaas een Peppol-factuur maken?
Met FactuurBaas kun je momenteel gratis een factuur opstellen en downloaden als PDF of UBL/XML-bestand.
Dat is handig wanneer je klant een UBL-bestand accepteert of wanneer je het bestand wilt gebruiken in geschikte boekhoudsoftware.
FactuurBaas biedt momenteel geen rechtstreekse Peppol-verzending aan.
Een gedownload UBL-bestand is bovendien niet automatisch gevalideerd voor Peppol BIS Billing 3.0.
Wil je een factuur via Peppol versturen? Dan heb je een geschikte dienstverlener nodig die het document kan controleren en verzenden volgens de vereiste specificaties.
Wil je alvast een UBL-factuur maken?
Veelgestelde vragen over Peppol
Wat is Peppol in eenvoudige woorden?
Peppol is een netwerk waarmee bedrijven en overheidsorganisaties elektronische facturen en andere zakelijke documenten op een gestandaardiseerde manier kunnen uitwisselen.
Waar staat Peppol voor?
De naam komt oorspronkelijk van Pan-European Public Procurement Online. Tegenwoordig wordt Peppol gebruikt als naam voor het internationale netwerk en afsprakenstelsel.
Is Peppol hetzelfde als UBL?
Nee. UBL is een standaard voor de structuur van elektronische documenten. Peppol is een netwerk voor het uitwisselen van geschikte documenten tussen organisaties.
Is Peppol gratis?
Dat hangt af van de aanbieder. Sommige boekhoudprogramma's bieden Peppol-functionaliteit binnen hun abonnement. Andere diensten rekenen afzonderlijke kosten.
Heb ik een Peppol-ID nodig?
Om als ontvanger binnen het netwerk gevonden te worden, gebruikt Peppol een elektronische identificatie. Je dienstverlener helpt doorgaans bij de juiste registratie en identificatie.
Kan ik een PDF via Peppol versturen?
Een gewone PDF is op zichzelf geen gestructureerde Peppol-factuur. Voor verzending is een document nodig dat voldoet aan de toepasselijke elektronische factuurspecificaties. Een PDF kan in bepaalde gevallen wel als bijlage bij een gestructureerde factuur worden opgenomen.
Kan ik een UBL-bestand via Peppol versturen?
Dat kan wanneer het bestand voldoet aan de vereiste Peppol-specificaties en je gebruikmaakt van een geschikte verzenddienst. Niet ieder UBL-bestand voldoet automatisch aan die eisen.
Is Peppol verplicht voor zzp'ers?
Niet voor iedere Nederlandse zzp'er en iedere factuur. Verplichtingen kunnen afhangen van de opdrachtgever, het soort transactie en de toepasselijke regelgeving.
Heb ik een boekhoudprogramma nodig voor Peppol?
Niet noodzakelijk. Je kunt ook gebruikmaken van een afzonderlijke e-facturatiedienst die Peppol ondersteunt.
Wordt een Peppol-factuur automatisch betaald?
Nee. Peppol verzorgt de elektronische documentuitwisseling. De klant moet de factuur nog verwerken en betalen volgens de gemaakte afspraken.
Gratis een elektronische factuur als UBL maken
Peppol maakt het mogelijk om elektronische facturen uit te wisselen tussen verschillende organisaties en boekhoudsystemen.
Wil je eerst een gestructureerde factuur maken? Dan kun je met FactuurBaas gratis een UBL/XML-bestand downloaden.
Je vult je bedrijfsgegevens, klantgegevens, factuurregels en btw in en kiest vervolgens het gewenste bestandsformaat.
Geen account nodig. Geen abonnement. Ook beschikbaar als PDF.
Let op: FactuurBaas verstuurt momenteel niet via Peppol. Controleer of het UBL-bestand voldoet aan de eisen van de ontvangende software of verzenddienst.
