Telefoon aftrekbaar als zzp'er? Dit zijn de regels

Gebruik je als zzp'er je telefoon voor klanten, WhatsApp, e-mail, administratie of andere werkzaamheden? Dan kunnen de kosten van je telefoon en abonnement geheel of gedeeltelijk zakelijk aftrekbaar zijn.

Maar er is een belangrijk verschil tussen:

• een telefoon die je zakelijk koopt;
• een zakelijk telefoonabonnement;
• een privéabonnement dat je ook voor werk gebruikt;
• een telefoon die je zowel zakelijk als privé gebruikt.

Je kunt dus niet automatisch je volledige telefoonrekening aftrekken omdat je ondernemer bent.

In deze gids lees je welke telefoonkosten aftrekbaar zijn, hoe privégebruik werkt en wanneer je de btw kunt aftrekken.

Is een telefoon aftrekbaar als zzp'er?

Ja, voor zover de telefoon en bijbehorende kosten een zakelijk karakter hebben.

Denk bijvoorbeeld aan gebruik voor:

• bellen met klanten;
• WhatsApp met opdrachtgevers;
• zakelijke e-mail;
• agenda en afspraken;
• online bankieren voor je onderneming;
• navigatie naar klanten;
• social media voor je bedrijf;
• foto's en video's voor zakelijke content;
• authenticatie-apps;
• administratie;
• facturen en offertes.

Gebruik je een telefoon volledig zakelijk? Dan kunnen de zakelijke kosten in beginsel volledig aftrekbaar zijn.

Gebruik je dezelfde telefoon ook privé? Dan moet je rekening houden met het privégebruik.

De Belastingdienst noemt telefoonkosten expliciet als kosten waarbij alleen het zakelijke deel aftrekbaar kan zijn.

Privé telefoonabonnement: wat mag je aftrekken?

Heb je een privételefoonabonnement dat je ook voor je onderneming gebruikt? Dan mag je niet zomaar het volledige abonnement als zakelijke kosten aftrekken.

De Belastingdienst maakt hierbij een duidelijk onderscheid:

Privételefoonabonnement: niet aftrekbaar.

Zakelijke gesprekken via dat privéabonnement: wel aftrekbaar.

Stel bijvoorbeeld dat je een privéabonnement van €30 per maand hebt en daarnaast aantoonbare extra kosten maakt voor zakelijke gesprekken. Dan kunnen die zakelijke gesprekskosten aftrekbaar zijn, maar je maakt niet automatisch de volledige €30 per maand tot zakelijke kosten.

Zakelijk telefoonabonnement aftrekbaar

Heb je een abonnement dat zakelijk wordt gebruikt? Dan kunnen de kosten daarvan zakelijke kosten zijn.

Gebruik je de zakelijke telefoon ook privé, dan is het privédeel niet aftrekbaar.

De basisregel is dus:

Zakelijk gebruik → zakelijke kosten

Privégebruik → geen zakelijke kosten

Bij gemengd gebruik moet je een redelijke verdeling maken die aansluit bij het werkelijke gebruik.

Voorbeeld: zakelijke telefoon met privégebruik

Stel dat je telefoonabonnement €50 per maand exclusief btw kost. Je gebruikt de telefoon zowel voor je onderneming als privé.

Als een deel van het gebruik privé is, kun je niet zonder meer alle kosten als zakelijke kosten behandelen. Je moet het zakelijke en privédeel onderscheiden.

Hetzelfde principe geldt voor andere gemengde kosten: alleen het deel dat betrekking heeft op je onderneming is voor de winst aftrekbaar.

Telefoon kopen als zzp'er

Naast je abonnement kun je natuurlijk ook het toestel zelf zakelijk kopen. Bijvoorbeeld een:

• iPhone;
• Samsung Galaxy;
• Google Pixel;
• andere smartphone.

Gebruik je het toestel als bedrijfsmiddel voor je onderneming, dan kunnen de aanschafkosten zakelijk zijn. Maar net als bij een laptop maakt de aanschafprijs uit voor de manier waarop je de kosten verwerkt.

Telefoon onder €450

Koop je een zakelijk bedrijfsmiddel voor minder dan €450? Dan mag je de aanschafkosten in beginsel in één keer als kosten aftrekken.

Stel:

Telefoon: €400 excl. btw

Als deze telefoon fiscaal tot je onderneming behoort, kun je de aanschafwaarde in beginsel direct als kosten verwerken. Je hoeft dan niet over meerdere jaren af te schrijven.

Telefoon van €450 of meer

Koop je een telefoon voor €450 of meer en gebruik je deze langer dan één jaar voor je onderneming? Dan is sprake van een bedrijfsmiddel waarop je in beginsel moet afschrijven.

Stel:

Smartphone: €1.000 excl. btw

Je gebruikt deze drie of meer jaren voor je onderneming. Dan trek je niet automatisch de volledige €1.000 af in het jaar waarin je de telefoon koopt. De aanschafkosten worden via afschrijving verdeeld over de gebruiksjaren.

Is de €450-grens inclusief of exclusief btw?

Kun je de btw op de telefoon verrekenen? Dan kijk je voor de aanschafwaarde naar het bedrag exclusief btw.

Kun je de btw niet verrekenen? Dan neem je voor de investering het bedrag inclusief btw.

Voorbeeld

Je koopt een telefoon voor:

• Excl. btw: €800
• Btw: €168
• Totaal: €968

Kun je de €168 btw volledig verrekenen? Dan bedraagt de aanschafwaarde voor de winstberekening €800.

Kun je de btw niet verrekenen, bijvoorbeeld doordat je onder de KOR valt? Dan kan de aanschafwaarde inclusief btw relevant zijn.

Telefoon zakelijk én privé gebruiken

Dit zal voor veel zzp'ers de normale situatie zijn.

Je gebruikt dezelfde smartphone bijvoorbeeld overdag voor:

• klanten;
• e-mail;
• WhatsApp;
• administratie;

en 's avonds voor:

• vrienden en familie;
• social media;
• streaming;
• privéfoto's;
• andere persoonlijke zaken.

Dan heeft het toestel zowel een zakelijk als privékarakter. Voor de inkomstenbelasting moet je bepalen hoe het toestel fiscaal wordt behandeld en welk deel van de kosten betrekking heeft op je onderneming.

De Belastingdienst geeft als algemene regel dat bij kosten met zowel een zakelijk als persoonlijk karakter alleen het zakelijke deel aftrekbaar is.

Moet je precies bijhouden hoeveel minuten je zakelijk belt?

Je administratie moet voldoende onderbouwen hoe je tot het zakelijke deel komt. Dat betekent niet noodzakelijk dat iedere ondernemer elke belminuut handmatig moet registreren.

Je verdeling moet wel redelijk en verdedigbaar zijn.

Afhankelijk van je situatie kun je bijvoorbeeld kijken naar:

• afzonderlijke zakelijke en privételefoons;
• gespreksgegevens;
• het werkelijke gebruik;
• de aard van je werkzaamheden;
• andere beschikbare gegevens.

Gebruik je één telefoon bijna uitsluitend voor je onderneming, dan is de situatie anders dan wanneer je één privételefoon af en toe voor een klant gebruikt.

Tweede telefoon volledig zakelijk

Een aparte zakelijke telefoon kan de administratie eenvoudiger maken.

Stel dat je:

Telefoon 1: uitsluitend privé gebruikt.

Telefoon 2: uitsluitend voor je onderneming gebruikt.

Dan is het veel eenvoudiger om het zakelijke karakter van telefoon 2 en het bijbehorende abonnement te onderbouwen. Je hoeft dan niet steeds zakelijk en privégebruik van één toestel uit elkaar te halen.

Een tweede telefoon is echter niet automatisch volledig aftrekbaar alleen omdat je hem als “zakelijke telefoon” bestempelt. Het daadwerkelijke gebruik blijft belangrijk.

Kan ik een iPhone zakelijk aftrekken?

Ja. Voor een iPhone gelden dezelfde fiscale regels als voor andere smartphones. Het merk of model is niet bepalend.

Een iPhone kan bijvoorbeeld een logisch bedrijfsmiddel zijn voor een:

• fotograaf;
• contentmaker;
• consultant;
• webshopondernemer;
• coach;
• freelancer;
• developer;
• makelaar.

Je kijkt naar het zakelijke gebruik, de aanschafwaarde en de verwachte gebruiksduur. Een iPhone van bijvoorbeeld €1.200 die meerdere jaren als bedrijfsmiddel wordt gebruikt, moet in beginsel worden afgeschreven in plaats van volledig in het eerste jaar als kosten te worden genomen.

Is een dure telefoon wel zakelijk?

Er bestaat geen algemene regel dat een zakelijke telefoon maximaal een bepaald bedrag mag kosten. De Belastingdienst beoordeelt zakelijke kosten onder andere aan de hand van het zakelijke motief.

Als kosten duidelijk veel hoger zijn dan gebruikelijk, kan de Belastingdienst beoordelen of nog sprake is van een redelijke verhouding tussen de kosten en het zakelijke belang.

Voor de meeste normale smartphones zal vooral van belang zijn dat je aannemelijk kunt maken dat de telefoon daadwerkelijk voor je onderneming wordt gebruikt. Een duurder model is dus niet automatisch privé.

Btw op een zakelijke telefoon aftrekken

Ben je ondernemer voor de btw en gebruik je de telefoon voor activiteiten waarvoor je recht hebt op aftrek van voorbelasting? Dan kan de btw op de zakelijke aanschaf aftrekbaar zijn.

Voor btw-aftrek gelden onder andere voorwaarden rond:

• zakelijk gebruik;
• belaste omzet;
• een correcte btw-factuur;
• daadwerkelijke levering.

Gebruik je de telefoon uitsluitend zakelijk voor btw-belaste activiteiten, dan kan de btw in beginsel volledig als voorbelasting aftrekbaar zijn. Gebruik je hem ook privé, dan gelden regels voor privégebruik.

Btw bij zakelijk én privégebruik

Voor de btw moet privégebruik eveneens worden meegenomen.

Koop je goederen of diensten die je zowel zakelijk als privé gebruikt, dan bestaan verschillende manieren om de btw te verwerken. Afhankelijk van de situatie kun je bijvoorbeeld:

• helemaal geen btw aftrekken;
• alleen btw aftrekken voor het zakelijke deel;
• btw aftrekken en vervolgens rekening houden met een correctie voor privégebruik.

Trek dus niet automatisch 100% van de btw op een telefoon af wanneer het toestel voor een belangrijk deel privé wordt gebruikt.

Lees meer: Btw aftrekken van zakelijke kosten: hoe werkt het? →

Telefoon onder de KOR

Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan bereken je in beginsel geen btw aan je klanten en trek je ook geen btw op zakelijke kosten en investeringen af.

Koop je bijvoorbeeld een zakelijke telefoon voor:

• €800 excl. btw
• €168 btw
• €968 totaal

dan kun je die €168 tijdens deelname aan de KOR in beginsel niet als voorbelasting aftrekken. Dat kan de werkelijke kosten van een nieuwe telefoon dus hoger maken.

Telefoonabonnement onder de KOR

Hetzelfde geldt voor de btw op je zakelijke abonnement. Zonder KOR kun je btw op zakelijke kosten onder voorwaarden als voorbelasting aftrekken. Tijdens deelname aan de KOR bestaat dat recht in beginsel niet.

De kosten voor je onderneming kunnen daardoor inclusief de niet-aftrekbare btw worden verwerkt.

Telefoon privé gekocht, maar zakelijk gebruikt

Misschien heb je je telefoon ooit privé gekocht en ben je deze later voor je onderneming gaan gebruiken. Of je koopt een zakelijke telefoon maar betaalt hem met je privérekening. Dat zijn twee verschillende situaties.

Zakelijke telefoon privé betaald

Is de aankoop daadwerkelijk zakelijk, maar heb je hem met privégeld betaald? Dan maakt de betaalrekening de aankoop niet automatisch privé.

Bij een eenmanszaak kun je een zakelijke aankoop die je privé hebt betaald administratief verwerken als vanuit privé gefinancierde zakelijke kosten of investering.

Lees: Zakelijke kosten privé betaald: hoe verwerk je die? →

Bestaande privételefoon later zakelijk gebruiken

Had je de telefoon al privé en ga je hem later voor je onderneming gebruiken? Dan heb je niet ineens een nieuwe zakelijke aankoop gedaan voor de oorspronkelijke winkelprijs.

De fiscale verwerking hangt dan af van onder andere de waarde van het toestel en hoe je het voor je onderneming gaat gebruiken.

Telefoon op afbetaling of bij abonnement

Koop je een telefoon via een abonnement waarbij je maandelijks betaalt? Kijk dan goed naar de factuur en het contract.

Een telefoonabonnement kan bestaan uit verschillende onderdelen, bijvoorbeeld:

• kosten voor bellen en data;
• afbetaling van het toestel;
• aanvullende diensten.

Het feit dat je iedere maand één bedrag betaalt betekent niet automatisch dat het volledige bedrag fiscaal één soort kostenpost is. Een duur toestel dat je in termijnen betaalt kan nog steeds een bedrijfsmiddel zijn. De betaalwijze verandert niet automatisch de fiscale aard van de aanschaf.

Sim-only abonnement aftrekbaar

Heb je een sim-only abonnement dat je voor je onderneming gebruikt? Dan geldt dezelfde basisregel voor telefoonkosten. Het zakelijke deel kan aftrekbaar zijn.

Gebruik je een zakelijk abonnement ook privé, dan moet het privédeel buiten je zakelijke kosten blijven.

Heb je een privé-sim-only abonnement? Dan is het privéabonnement zelf niet aftrekbaar; zakelijke gesprekskosten kunnen dat wel zijn.

Prepaid telefoon voor je onderneming

Ook een prepaid telefoon of prepaid tegoed kan zakelijk worden gebruikt. Het fiscale principe verandert niet door de betaalvorm.

Kun je aantonen dat de kosten voor je onderneming zijn gemaakt, dan kunnen de zakelijke kosten aftrekbaar zijn. Gebruik je het tegoed deels privé, dan moet je rekening houden met dat privégebruik.

Telefoonaccessoires aftrekken

Gebruik je telefoonaccessoires voor je onderneming? Dan kunnen ook deze zakelijke kosten zijn.

Denk aan:

• telefoonhoesje;
• oplader;
• powerbank;
• headset;
• microfoon;
• statief;
• autohouder;
• kabels.

Bij relatief goedkope accessoires die zakelijk worden gebruikt, zullen de kosten meestal direct worden verwerkt. Worden accessoires samen met een telefoon als één bedrijfsmiddel aangeschaft, dan kan de totale aanschaf relevant zijn voor de fiscale verwerking.

Telefoon reparatie aftrekbaar

Laat je een zakelijke telefoon repareren? Dan kunnen de reparatiekosten voor zover ze zakelijk zijn gebruikt eveneens zakelijke kosten zijn.

Denk bijvoorbeeld aan:

• nieuw scherm;
• batterij vervangen;
• reparatie van laadpoort;
• andere noodzakelijke reparaties.

Bij gemengd zakelijk en privégebruik moet je opnieuw rekening houden met het privédeel.

Voorbeeld: aparte zakelijke telefoon

Je koopt een smartphone uitsluitend voor je onderneming.

• Telefoon excl. btw: €600
• Btw: €126
• Totaal: €726

Je bent btw-ondernemer, hebt recht op volledige btw-aftrek en gebruikt het toestel uitsluitend zakelijk. De €126 btw kan dan in beginsel als voorbelasting worden afgetrokken. De aanschafwaarde bedraagt voor de winstberekening €600.

Omdat het toestel minimaal €450 kost en je het meerdere jaren gebruikt, behandel je het in beginsel als bedrijfsmiddel waarop je afschrijft.

Voorbeeld: privéabonnement met zakelijke gesprekken

Je hebt al jaren een privéabonnement. Nu start je als zzp'er en gebruikt de telefoon ook voor klanten.

Het abonnement zelf wordt daardoor niet automatisch een zakelijke kostenpost. De Belastingdienst geeft expliciet aan dat een privételefoonabonnement niet aftrekbaar is, terwijl zakelijke gesprekken die via dat abonnement worden gevoerd wel aftrekbaar kunnen zijn.

Dit is dus een andere situatie dan een daadwerkelijk zakelijk telefoonabonnement.

Voorbeeld: zakelijke telefoon ook privé gebruikt

Je hebt een telefoon en abonnement voor je onderneming, maar gebruikt deze 's avonds ook privé. Dan moet je rekening houden met het privégebruik.

Je kunt niet simpelweg redeneren:

De factuur staat op mijn bedrijfsnaam, dus 100% is aftrekbaar.

Het daadwerkelijke gebruik blijft relevant.

Telefoonkosten bijhouden in je administratie

Leg zakelijke telefoonkosten overzichtelijk vast. Bijvoorbeeld:

• Omschrijving — Mobiel abonnement september
• Leverancier — Telecomprovider
• Categorie — Telefoon & internet
• Excl. btw — €40
• Btw — €8,40
• Totaal — €48,40

Bij een terugkerend abonnement is het handig om de kosten als terugkerende uitgave te registreren. Bij een duur toestel dat je als bedrijfsmiddel moet behandelen, is uitgebreidere verwerking nodig omdat de aanschaf mogelijk via afschrijving moet worden verwerkt.

Telefoonkosten bijhouden met FactuurBaas

Telefoon- en internetkosten zijn voor veel zzp'ers terugkerende zakelijke uitgaven. Met FactuurBaas kun je zakelijke kosten naast je facturen registreren.

Je kunt bijvoorbeeld een zakelijk telefoonabonnement vastleggen als terugkerende uitgave. Daardoor zie je niet alleen hoeveel je factureert, maar ook hoeveel zakelijke kosten daar tegenover staan.

Bijvoorbeeld:

• Omzet: €4.850
• Zakelijke uitgaven: €1.240
• Resultaat: €3.610

Je telefoonkosten vormen dan onderdeel van je totale zakelijke uitgaven. Let wel op dat je alleen het zakelijke deel registreert als zakelijke kosten wanneer sprake is van privégebruik.

Veelgemaakte fouten

Het volledige privéabonnement aftrekken

Een privételefoonabonnement is niet automatisch aftrekbaar omdat je de telefoon ook voor werk gebruikt.

100% zakelijk boeken terwijl je de telefoon veel privé gebruikt

Bij gemengde kosten is alleen het zakelijke deel aftrekbaar.

Toestel en abonnement als hetzelfde behandelen

De aanschaf van het toestel kan een bedrijfsmiddel zijn waarop je moet afschrijven, terwijl abonnementskosten periodieke kosten zijn.

Een telefoon van €1.000 direct volledig als kosten boeken

Een bedrijfsmiddel van minimaal €450 dat meerdere jaren wordt gebruikt, moet in beginsel via afschrijving worden verwerkt.

Alle btw aftrekken zonder privégebruik mee te nemen

Voor btw gelden aparte regels bij gemengd zakelijk en privégebruik.

Alleen naar de gebruikte bankrekening kijken

Een privé betaalde zakelijke telefoon wordt niet automatisch privé. Andersom wordt een privételefoon niet zakelijk doordat je hem vanaf je zakelijke rekening betaalt.

Veelgestelde vragen

Is een telefoon aftrekbaar als zzp'er?

Ja, voor zover de telefoon zakelijk wordt gebruikt. Bij gemengd zakelijk en privégebruik is voor de inkomstenbelasting alleen het zakelijke deel van de kosten aftrekbaar.

Is mijn telefoonabonnement aftrekbaar als zzp'er?

Een zakelijk telefoonabonnement kan aftrekbaar zijn. Gebruik je het abonnement ook privé, dan is het privédeel niet aftrekbaar. Een privételefoonabonnement zelf is niet aftrekbaar, maar zakelijke gesprekken via dat abonnement kunnen dat wel zijn.

Kan ik een iPhone aftrekken als zzp'er?

Ja. Een iPhone wordt fiscaal niet anders behandeld dan andere smartphones. Het zakelijke gebruik, de aanschafwaarde en gebruiksduur zijn bepalend.

Moet ik een telefoon boven €450 afschrijven?

Als de telefoon een zakelijk bedrijfsmiddel is, minimaal €450 kost en langer dan één jaar wordt gebruikt, moet je de aanschafkosten in beginsel via afschrijving over meerdere jaren verdelen.

Is de €450-grens inclusief btw?

Kun je de btw verrekenen, dan ga je voor de aanschafwaarde uit van het bedrag exclusief btw. Kun je de btw niet verrekenen, dan ga je uit van het bedrag inclusief btw.

Kan ik btw op mijn telefoon aftrekken?

Dat kan voor zover je aan de voorwaarden voor aftrek van voorbelasting voldoet. Bij privégebruik gelden aanvullende btw-regels.

Kan ik een privételefoon zakelijk gebruiken?

Ja. Maar een privételefoonabonnement wordt daardoor niet automatisch volledig aftrekbaar. Zakelijke gesprekskosten via een privéabonnement kunnen wel aftrekbaar zijn.

Kan ik een tweede telefoon volledig zakelijk aftrekken?

Dat kan als het toestel daadwerkelijk uitsluitend of overeenkomstig de fiscale regels zakelijk wordt gebruikt. Alleen het feit dat je twee telefoons hebt, maakt één daarvan niet automatisch volledig zakelijk.

Zijn telefoonaccessoires aftrekbaar?

Zakelijk gebruikte accessoires zoals een oplader, headset, houder of powerbank kunnen zakelijke kosten zijn. De exacte verwerking hangt onder andere af van de aanschaf en of verschillende onderdelen samen één bedrijfsmiddel vormen.

Kort samengevat

Gebruik je als zzp'er een telefoon voor je onderneming? Dan kunnen de kosten geheel of gedeeltelijk zakelijk aftrekbaar zijn.

Onthoud vooral:

• zakelijke telefoonkosten kunnen aftrekbaar zijn;
• bij gemengd gebruik is alleen het zakelijke deel aftrekbaar;
• een privételefoonabonnement zelf is niet aftrekbaar;
• zakelijke gesprekken via een privéabonnement kunnen wel aftrekbaar zijn;
• een zakelijk abonnement kan aftrekbaar zijn, met correctie voor privégebruik;
• een toestel onder €450 kan in beginsel direct als kosten worden verwerkt;
• een toestel vanaf €450 dat meerdere jaren wordt gebruikt moet in beginsel worden afgeschreven;
• voor btw gelden aparte regels bij privégebruik;
• onder de KOR kun je in beginsel geen btw op je telefoon of abonnement aftrekken.

Heb je iedere maand zakelijke telefoon- of abonnementskosten? Houd ze dan meteen bij als terugkerende zakelijke uitgave.

Dit artikel is informatief en geen fiscaal advies. Regels kunnen wijzigen; check bij twijfel de Belastingdienst of je boekhouder. Zie ook zakelijke kosten zzp.