Zakelijke uitgaven bijhouden als zzp'er

Als zzp'er houd je waarschijnlijk goed bij wat er binnenkomt. Je stuurt facturen, controleert welke klanten hebben betaald en ziet hoeveel omzet je maakt.

Maar wat geef je uit?

Software, materiaal, verzekeringen, advertenties, reiskosten en andere zakelijke kosten bepalen uiteindelijk hoeveel er werkelijk van je omzet overblijft.

Door je zakelijke uitgaven bij te houden krijg je meer grip op je resultaat én je btw. En dat hoeft niet meteen met ingewikkelde boekhoudsoftware.

Waarom zakelijke uitgaven bijhouden?

Alleen je omzet bekijken geeft een onvolledig beeld van je bedrijf.

Stel dat je deze maand €5.000 factureert.

Dat zegt nog weinig over wat je daadwerkelijk hebt verdiend als je in dezelfde maand ook kosten hebt gemaakt voor bijvoorbeeld:

• software;
• materiaal;
• advertenties;
• verzekeringen;
• zakelijke diensten;
• vervoer.

Heb je €5.000 omzet en €1.500 aan geregistreerde zakelijke uitgaven, dan blijft er vóór belastingen en andere correcties €3.500 over.

Daarom zijn drie bedragen interessant:

• Omzet — wat komt er binnen?
• Uitgaven — wat geef je zakelijk uit?
• Resultaat — wat blijft er over als je uitgaven van je omzet aftrekt?

Door deze bedragen naast elkaar te zetten, krijg je een veel realistischer beeld van je onderneming.

Welke zakelijke uitgaven houd je bij?

In je administratie wil je zakelijke uitgaven vastleggen die betrekking hebben op je onderneming.

Denk bijvoorbeeld aan:

• software en abonnementen;
• kantoorartikelen;
• materialen en gereedschap;
• marketing en advertenties;
• zakelijke verzekeringen;
• hosting en domeinnamen;
• advies- en administratiekosten;
• zakelijke reis- en vervoerskosten;
• telefoon en internet voor zover zakelijk;
• opleidingen en vakliteratuur voor zover zakelijk;
• huur en andere kosten van bedrijfsruimte.

Niet iedere uitgave die je registreert is automatisch volledig fiscaal aftrekbaar. Voor sommige kosten gelden beperkingen en bij gemengd zakelijk en privégebruik kan alleen het zakelijke deel relevant zijn.

Wil je weten welke kosten je als ondernemer mag aftrekken? Bekijk dan: Zakelijke kosten zzp: welke kosten mag je aftrekken?

Welke gegevens leg je per uitgave vast?

Je hoeft een zakelijke uitgave niet ingewikkelder te maken dan nodig. Het belangrijkste is dat je later kunt terugvinden wat je hebt gekocht, wanneer, bij wie en voor welk bedrag.

Leg bijvoorbeeld vast:

• datum;
• omschrijving;
• leverancier;
• categorie;
• bedrag exclusief btw;
• btw;
• totaalbedrag inclusief btw;
• eventueel een aanvullende notitie.

Een softwareabonnement kan er bijvoorbeeld zo uitzien:

• Omschrijving: Adobe Creative Cloud
• Leverancier: Adobe
• Categorie: Software & abonnementen
• Exclusief btw: €50,00
• Btw: €10,50
• Totaal: €60,50

Door steeds dezelfde gegevens vast te leggen, wordt het later veel gemakkelijker om je kosten terug te vinden en te vergelijken.

Gebruik categorieën voor je zakelijke uitgaven

Categorieën maken een lijst met losse transacties een stuk nuttiger. In plaats van alleen te zien dat je €1.500 hebt uitgegeven, kun je bijvoorbeeld zien waar dat geld naartoe ging.

Je kunt categorieën gebruiken zoals:

• Software & abonnementen
• Kantoor & materiaal
• Reiskosten
• Telefoon & internet
• Marketing
• Verzekeringen
• Advies & administratie
• Opleiding
• Huisvesting
• Overig

Na verloop van tijd krijg je daarmee inzicht in de kostenstructuur van je onderneming. Misschien ontdek je bijvoorbeeld dat je veel meer uitgeeft aan softwareabonnementen dan je dacht.

Dat maakt uitgaven bijhouden niet alleen nuttig voor je administratie, maar ook voor zakelijke beslissingen.

Bewaar facturen en bonnetjes

Bij een zakelijke uitgave hoort vaak een factuur, bon of ander bewijsstuk. Bewaar deze documenten goed.

Dat helpt om later te kunnen onderbouwen:

• wat je hebt gekocht;
• wanneer je het hebt gekocht;
• bij welke leverancier;
• hoeveel je hebt betaald;
• hoeveel btw in rekening is gebracht.

Wacht bij voorkeur niet tot het einde van het kwartaal om alles uit te zoeken. Een praktische routine is:

1. Je doet een zakelijke aankoop.
2. Je bewaart de factuur of bon.
3. Je registreert de uitgave.
4. Je controleert het btw-bedrag.
5. Klaar.

Hoe sneller je dit doet, hoe kleiner de kans dat bonnetjes verdwijnen of je later niet meer weet waar een betaling voor was.

Btw op zakelijke uitgaven bijhouden

Op veel zakelijke aankopen wordt btw in rekening gebracht. Als ondernemer kun je btw op zakelijke kosten onder voorwaarden als voorbelasting aftrekken. Niet iedere uitgave en niet ieder btw-bedrag komt daarvoor in aanmerking.

Toch is het belangrijk om bij je uitgaven vast te leggen hoeveel btw je hebt betaald. Daardoor kun je bijvoorbeeld zien:

• Btw op verkoopfacturen: €1.020
• Geregistreerde btw op uitgaven: €260
• Verschil: €760

Dat geeft meer inzicht dan wanneer je alleen de btw op je verkoopfacturen bekijkt.

Let op: een overzicht in je administratie bepaalt niet automatisch hoeveel btw je uiteindelijk moet betalen of mag aftrekken. Daarvoor gelden de fiscale regels die op jouw situatie van toepassing zijn.

Lees verder: Btw aftrekken van zakelijke kosten: hoe werkt het?

Houd terugkerende uitgaven apart bij

Veel zakelijke kosten komen iedere maand, ieder kwartaal of ieder jaar terug. Denk aan:

• software;
• hosting;
• domeinnamen;
• verzekeringen;
• telefoon;
• internet;
• huur;
• online diensten.

Een abonnement van €20 per maand lijkt misschien klein.

Maar vijf abonnementen van gemiddeld €20 zijn samen al:

€100 per maand

oftewel: €1.200 per jaar

Daarom is het verstandig om terugkerende kosten niet uit het oog te verliezen. Gebruik je software om je uitgaven bij te houden, dan is het handig wanneer je een terugkerende uitgave één keer kunt registreren in plaats van iedere maand dezelfde kosten opnieuw in te voeren.

In FactuurBaas kun je daarom aangeven dat een uitgave terugkerend is.

Zakelijke uitgaven bijhouden in Excel

Je kunt je zakelijke uitgaven natuurlijk in Excel of Google Sheets bijhouden. Een eenvoudige spreadsheet kan kolommen bevatten voor:

Voor een startende zzp'er met weinig transacties kan dat prima werken. Het nadeel ontstaat wanneer je daarnaast ook ergens anders je facturen, openstaande bedragen, klanten, btw en uren bijhoudt.

Je krijgt dan steeds meer losse bestanden en systemen. Daarom kan het praktischer zijn om uitgaven te registreren in dezelfde omgeving waarin je ook je facturen beheert.

Heb je een boekhoudprogramma nodig om uitgaven bij te houden?

Niet per se.

Een volledig boekhoudprogramma kan handig zijn als je uitgebreide administratieve functies nodig hebt, zoals bankkoppelingen, automatische verwerking, grootboekadministratie of intensieve samenwerking met een boekhouder.

Maar als je vooral wilt weten:

• Wat factureer ik?
• Wat geef ik uit?
• Wat staat nog open?
• Hoeveel btw heb ik geregistreerd?
• Wat blijft er ongeveer over?

dan heb je misschien nog niet al die functionaliteit nodig.

Je kunt eenvoudig beginnen en later overstappen wanneer je administratie complexer wordt.

Twijfel je? Doe de boekhoudprogramma-check.

Omzet en uitgaven naast elkaar bijhouden

Hier wordt het echt interessant. Als je facturen en zakelijke uitgaven los van elkaar bijhoudt, moet je zelf steeds verschillende systemen combineren.

Houd je ze bij elkaar, dan kun je direct zien hoe je bedrijf ervoor staat. Bijvoorbeeld:

• Omzet deze maand: €4.850
• Uitgaven deze maand: €1.240
• Resultaat: €3.610
• Btw te reserveren: €760
• Openstaande facturen: €900

Dat geeft een veel vollediger beeld dan alleen: “Deze maand heb ik €4.850 gefactureerd.” Je ziet namelijk ook wat er tegenover die omzet staat.

Uitgaven bijhouden met FactuurBaas

FactuurBaas begon als een eenvoudige manier om gratis facturen te maken. Met een gratis account kun je inmiddels ook je zakelijke uitgaven bijhouden.

Je registreert per uitgave onder andere:

• omschrijving;
• datum;
• leverancier;
• categorie;
• bedrag exclusief btw;
• btw;
• totaalbedrag.

Heb je een vaste kostenpost? Dan kun je deze als terugkerende uitgave instellen. Je facturen en uitgaven komen vervolgens samen op je dashboard.

Daar zie je onder andere:

Omzet

Wat je deze maand hebt gefactureerd, exclusief btw.

Uitgaven

Je geregistreerde zakelijke uitgaven.

Resultaat

Je omzet minus je geregistreerde uitgaven.

Btw te reserveren

Btw op je verkoopfacturen minus geregistreerde btw op uitgaven.

Openstaand

Facturen die nog niet als betaald zijn gemarkeerd.

Zo gebruik je FactuurBaas niet alleen om een factuur te maken, maar ook om gedurende de maand te zien hoe je bedrijf ervoor staat.

Een simpele routine voor je uitgaven

Uitgaven bijhouden werkt vooral als je het consequent doet. Maak het daarom niet ingewikkelder dan nodig.

Na een zakelijke aankoop

Bewaar de bon of factuur en registreer de uitgave.

Eén keer per week

Controleer of je geen kosten bent vergeten.

Eén keer per maand

Bekijk je omzet, uitgaven en resultaat.

Eén keer per kwartaal

Controleer je administratie en btw voordat je aangifte doet.

Een paar minuten per week is meestal overzichtelijker dan één grote administratiesessie aan het einde van het kwartaal.

Veelgestelde vragen over zakelijke uitgaven bijhouden

Hoe kan ik als zzp'er mijn uitgaven bijhouden?

Je kunt zakelijke uitgaven bijhouden in een spreadsheet, boekhoudprogramma of een eenvoudige administratietool. Registreer in ieder geval gegevens zoals datum, leverancier, omschrijving, bedrag en btw en bewaar relevante facturen en bonnetjes.

Kan ik zakelijke uitgaven gratis bijhouden?

Ja. Je kunt bijvoorbeeld zelf een spreadsheet maken. Met een gratis FactuurBaas-account kun je zakelijke uitgaven daarnaast direct naast je facturen registreren en je omzet, uitgaven en resultaat vanuit één dashboard bekijken.

Welke zakelijke uitgaven moet ik bijhouden?

Houd kosten bij die betrekking hebben op je onderneming, zoals software, materiaal, marketing, zakelijke verzekeringen en andere bedrijfskosten. Of een kostenpost fiscaal volledig aftrekbaar is, hangt af van het type uitgave en je situatie.

Moet ik bonnetjes van zakelijke uitgaven bewaren?

Bewaar relevante facturen, bonnetjes en andere bewijsstukken bij je administratie. Daarmee kun je later aantonen waar een geregistreerde zakelijke uitgave betrekking op had.

Hoe houd ik terugkerende zakelijke kosten bij?

Je kunt terugkerende kosten zoals software, hosting en verzekeringen als vaste uitgave opnemen. In FactuurBaas kun je aangeven dat een uitgave terugkerend is, zodat je deze niet iedere periode opnieuw hoeft in te voeren.

Kan ik mijn uitgaven en facturen samen bijhouden?

Ja. Dat is juist handig omdat je daardoor niet alleen je omzet ziet, maar ook je zakelijke uitgaven en het verschil daartussen. In FactuurBaas worden je geregistreerde facturen en uitgaven samengebracht op je dashboard.

Kort samengevat

Zakelijke uitgaven bijhouden geeft je meer inzicht in wat er werkelijk in je onderneming gebeurt.

Registreer in ieder geval:

• wat je hebt gekocht;
• wanneer je het hebt gekocht;
• bij welke leverancier;
• hoeveel het kostte;
• hoeveel btw is geregistreerd;
• in welke categorie de uitgave valt.

Bewaar daarnaast je facturen en bonnetjes en vergeet terugkerende kosten niet. Het belangrijkste is vervolgens dat je uitgaven niet los bekijkt van je omzet.

Omzet − uitgaven = een veel nuttiger beeld van je bedrijf.

Met FactuurBaas kun je daarom je zakelijke uitgaven naast je facturen bijhouden.